Intranet: I migliori servizi del 2023

Microsoft Viva per abilitare all’eccellenza

Come ogni anno, il contest indetto dal Nielsen Norman Group a proposito delle migliori 10 intranet del 2023, offre spunti interessanti.

Dal report sono emersi i servizi più innovativi e performanti per i progetti premiati:

• il supporto alla modalità di lavoro ibrido
• la promozione della connessione e della collaborazione
• l’utilizzo efficace dell’intelligenza artificiale grazie ai chatbot
• la crescita dei dipendenti
• il potenziamento del concetto di intranet verso il digital workplace

Vediamo cosa si intende nel dettaglio e come Microsoft può abilitare tali funzionalità partendo, nel nostro caso, dall’assunto che il portale intranet sia realizzato su Microsoft SharePoint.

Modalità di lavoro ibrido

L’allentarsi della pandemia ha favorito per molte aziende un modello di lavoro ibrido. Per tale motivo le intranet hanno agevolato questo tipo di impostazione fornendo servizi ad hoc quali ad esempio:

• prenotazione scrivanie, posti auto e mensa aziendale
• possibilità di verificare il volume di afflusso negli uffici nei diversi giorni per fare una scelta di accesso consapevole
• servizio aggiornamento facoltativo sullo stato della vaccinazione
• erogazione di informazioni sulle norme di comportamento igienico/sanitarie

Grazie alla dashboard di Viva Connection, l’accesso alle attività quotidiane è immediata e funzionale.

Promozione della collaborazione

L’utilizzo della intranet per connettere i dipendenti migliora la produttività, la creatività, l’innovazione e il lavoro di squadra, rispondendo al contempo alle esigenze intrinseche di interazione sociale e culturale che i dipendenti potrebbero aver perso a causa della pandemia.

Per promuovere la connessione i contenuti condivisi sono diventati più ingenti e tesi alla collaborazione interna.

Sono state create comunità, gruppi di collaborazione, wiki, sondaggi e scambi di informazioni “più ludiche” per avvicinare maggiormente le persone, anche se non in presenza.

L’applicazione di Viva Connection e di Viva Engage abilita il processo di comunicazione grazie a strumenti facili da usare ed integrati dentro Teams, favorendo la creazione di community interne.

Chatbot ed intelligenza artificiale

Grazie ai chatbot, i dipendenti possono usufruire di modi innovativi per accedere a informazioni e servizi.

Attraverso la capacità di comprendere e rispondere a domande in linguaggio naturale, questi chatbot offrono un’interfaccia intuitiva e facile da usare.

Dalla risposta alle domande più frequenti, alla fornitura di assistenza personalizzata, i chatbot basati sull’intelligenza artificiale hanno migliorato il self-service dei dipendenti e ridotto le richieste di supporto.

Viva Topics risponde ad analoghe necessità di ricerca e supporto creando reti di contenuti interconnessi per argomento.

Crescita e sviluppo professionale

Per trattenere i dipendenti durante le grandi dimissioni e aiutare i talenti a crescere, le migliori intranet hanno incluso servizi legati alla carriera. Questi sono rappresentati da spazi centralizzati dove i dipendenti hanno potuto accedere a risorse, strumenti e indicazioni per l’apprendimento continuo, lo sviluppo delle competenze e la pianificazione della carriera.

In taluni casi, grazie alla intelligenza artificiale, si sono abbinati i dipendenti a profili, progetti e posizioni organizzative rilevanti in base alle competenze, esperienze e ambizioni di carriera.

La definizione degli obiettivi ha consentito ai dipendenti di gestire lo sviluppo della propria carriera e di accedere alle risorse di apprendimento in un hub centralizzato.

Viva Learning supporta questo processo grazie all’accesso agevolato alla formazione.

Viva Goals permette di definire obbiettivi per team e per i singoli e monitorarne l’avanzamento.

I manager sono stati  supportati nella crescita del loro team, mentre la funzione di definizione degli obiettivi dei dipendenti, ha permesso loro di impostare e gestire i piani annuali di sviluppo.

La intranet come digital workspace

Le integrazioni di app che visualizzano le informazioni direttamente sulla intranet sono diventate un must per le migliori intranet.

Nel 2023, la maggior parte dei vincitori ha dimostrato che una intranet non è più solo uno strumento in cui ottenere notizie ma è un luogo in cui svolgere attività lavorative senza cambiare applicativo.

Molte intranet presentano:

• elenco delle attività da svolgere e la possibilità di richiedere, inviare, monitorare e approvare le attività
• integrazioni con software di hr per prenotare risorse, assenze, accesso a cedolino e welfare

Sempre di più il percorso di evoluzione delle intranet verso il Digital Workplace si concretizza, e anche grazie agli strumenti Microsoft come la suite Viva e flussi PowerAutomate, l’interconnessione è sempre più semplice e a portata di mano.