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Power Automate e Dynamics 365

Negli ultimi anni, le imprese hanno compiuto notevoli investimenti nella digitalizzazione dei loro processi produttivi, molte di esse hanno scelto la piattaforma Microsoft Dynamics 365 come scelta strategica fondamentale. Affidarsi a questa avanzata soluzione tecnologica significa attingere alle potenzialità di tutte le integrazioni delle app Microsoft e potenziare le possibilità di automazione, attraverso la suite di Power Platform.

Le potenzialità di Power Platform

Power Platform offre un flusso di lavoro efficiente e unificato, consentendo l’automazione di processi lunghi e spesso ripetitivi, con un impatto tangibile sull’operatività quotidiana. Si tratta di una suite di software che sfrutta tecnologie low-code o no-code, pensate per semplificare l’esperienza dell’utente, a cui Microsoft si riferisce con l’espressione “utente cittadino”. Questo consente di sviluppare soluzioni senza la necessità di competenze di programmazione.

Inoltre, Power Platform crea un ponte tra le soluzioni Microsoft 365, Dynamics 365, Azure e altre applicazioni al di fuori dell’ecosistema Microsoft. Questa interconnessione offre una vasta gamma di funzionalità, tutte personalizzabili per adattarsi alle esigenze specifiche di ciascun’azienda.

In questo articolo, ci concentreremo principalmente sull’integrazione tra Power Automate, Business Central e il CRM Dynamics 365, esplorando le sinergie che consentono di ottimizzare in modo significativo i processi aziendali.

Che cos’è Power Automate

Le imprese, consapevoli della necessità di ottimizzare i costi operativi e ridurre gli sforzi manuali all’interno delle proprie organizzazioni, stanno riconoscendo in Power Automate una soluzione ideale.

Come componente fondamentale della Power Platform, Power Automate si distingue come lo strumento più potente per  la creazione di flussi in grado di automatizzare processi lavorativi e integrare in modo intelligente app e servizi.

Nel contesto della digital transformation, la digitalizzazione di processi aziendali ripetitivi emerge come un asset fondamentale. Con Power Automate, che si integra nativamente con Business Central, è possibile creare flussi senza dover scrivere codice, semplicemente trascinando blocchi logici e configurando trigger per attivare attività che si svolgono automaticamente.

Le possibilità sono quasi illimitate: richieste di approvazione, invio automatico di email in risposta a eventi specifici, sincronizzazione automatica di file e documenti, coinvolgimento di servizi avanzati di Azure per la pubblicazione di dati tecnici sui siti web.

Power Automate automatizza in maniera estremamente flessibile sistemi, app desktop e siti web, sfruttando l’intelligenza artificiale e l’automazione dei processi digitali e robotici.

I flussi possono essere associati a un’ampia gamma di eventi e risposte, come ad esempio:

  • Registrare le modifiche
  • Aggiornare file esterni
  • Registrare documenti
  • Interagire con diversi servizi Microsoft e di terze parti, come Microsoft Outlook, Excel, Dataverse, Teams, SharePoint, Power Apps e altro ancora.

Diverse tipologie di automazione con i flussi cloud in Business Central

Esistono diversi tipi di flussi cloud con cui puoi lavorare:

Flusso automatizzato

Cosa fa
: Si attiva automaticamente da un evento, come la creazione, modifica o eliminazione di un record o documento in Business Central.

Perché è importante: Elimina manualmente la necessità di avviare azioni ogni volta che si verifica un cambiamento critico nei dati aziendali. Il flusso automatizzato gestisce il tutto automaticamente, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Flusso di approvazione

Cosa fa: Anch’esso è automatico, ma è progettato per richiedere approvazioni quando si verificano modifiche a record e dati.

Perché è importante: Elimina i tempi morti e l’intervento manuale nei processi di approvazione. Il flusso di approvazione gestisce automaticamente il processo, garantendo una risposta rapida e senza intoppi.

Flusso pianificato

Cosa fa: Eseguito automaticamente in modo periodico, seguendo una data e un’ora predefinite.

Perché è importante: Consente di programmare azioni automatiche in determinati momenti, garantendo che i compiti pianificati siano eseguiti senza errori e in modo puntuale.

Flusso istantaneo

Cosa fa: Eseguito su richiesta, dando all’utente la possibilità di avviarlo manualmente attraverso un pulsante o un’azione in un’altra app o dispositivo, come il client Business Central.

Perché è importante: Concede il controllo diretto per attivare azioni quando e come ne avete bisogno, eliminando la necessità di avviare manualmente un processo specifico.

Questi flussi rappresentano la chiave per liberare il potenziale dell’automazione aziendale, semplificando processi complessi e garantendo una gestione dati più intelligente.

Un Caso Studio di Integrazione tra Business Central e CRM Dynamics tramite Power Automate

Esploriamo ora un caso studio di un progetto di integrazione realizzato presso uno dei nostri clienti.

Dopo aver completato la migrazione dal vecchio sistema gestionale ERP Navision, il cliente ha iniziato a gestire opportunità e commesse attraverso il CRM Dynamics, mantenendo la contabilità sulla nuova piattaforma di Business Central. Sebbene i due sistemi siano nativamente integrati, il cliente, che fa un ampio uso delle potenti funzionalità di marketing per gestire le opportunità, sentiva la necessità di connettere in modo personalizzato i dati tra il CRM e Business Central.

Nella realizzazione di questo progetto, abbiamo sfruttato le potenzialità dei flussi cloud “manuale” ed “automatizzato” di Power Automate, garantendo un agevole e massivo scambio di dati tra i due ambienti.

Il nostro cliente ha beneficiato di funzionalità avanzate, soprattutto per quanto riguarda Business Central. Questo ci ha permesso di creare flussi separati in ambienti dedicati, uno specifico per Business Central e uno per il CRM, per poi collegarli in un’unica azione attraverso le impostazioni compilate nei campi del singolo flusso.

Una volta creati i flussi personalizzati, Business Central, grazie alla sua integrazione nativa con Power Automate, ha generato automaticamente un pulsante in una sezione dedicata, permettendo l’avvio dell’intero processo con un semplice clic.

Particolarmente interessante è stato l’uso combinato di un flusso manuale per Business Central e un flusso automatico per il CRM. Il primo avvia una sincronizzazione, mentre il secondo, attivato automaticamente, crea dati specifici nel CRM. Un connettore esterno prende quindi il controllo, innesca un ulteriore flusso per leggere i dati e completa il ciclo di integrazione.

Per garantire un accesso mirato a questo flusso specifico, abbiamo sfruttato le robuste funzionalità di autorizzazione e sicurezza offerte da Power Automate. Abbiamo condiviso il flusso solo con gli utenti selezionati per quelle specifiche funzionalità, consentendo un controllo preciso sull’utilizzo.

Infine, abbiamo potuto gestire diversi gruppi di utenti attraverso il connettore, offrendo flessibilità e controllo nell’accesso alle funzionalità integrate.

Ecco, dunque, come l’integrazione su misura tra CRM Dynamics e Business Central ha rivoluzionato il modo in cui il nostro cliente gestisce non solo opportunità e commesse, ma anche la contabilità e gli ordini aziendali, sincronizzando con un clic i dati utili. Questo caso studio dimostra in modo tangibile come le integrazioni intelligenti tra sistemi aziendali possano fungere da catalizzatore per una visione globale, fornendo alle aziende la chiave per ottimizzare processi, migliorare l’efficienza e raggiungere un livello di controllo e agilità senza precedenti nel panorama aziendale odierno.

Semplifica i processi, prendi decisioni più informate e accelera la crescita con Dynamics 365 Business Central, una soluzione di gestione aziendale completa progettata per le piccole e medie imprese.

Sales Account

 

Intranet:I migliori servizi del 2023

Microsoft Viva per abilitare all’eccellenza

Come ogni anno, il contest indetto dal Nielsen Norman Group a proposito delle migliori 10 intranet del 2023, offre spunti interessanti.

Dal report sono emersi i servizi più innovativi e performanti per i progetti premiati:

  • il supporto alla modalità di lavoro ibrido
  • la promozione della connessione e della collaborazione
  • l’utilizzo efficace dell’intelligenza artificiale grazie ai chatbot
  • la crescita dei dipendenti
  • il potenziamento del concetto di intranet verso il digital workplace

Vediamo cosa si intende nel dettaglio e come Microsoft può abilitare tali funzionalità partendo, nel nostro caso, dall’assunto che il portale intranet sia realizzato su Microsoft SharePoint.

Modalità di lavoro ibrido

L’allentarsi della pandemia ha favorito per molte aziende un modello di lavoro ibrido. Per tale motivo le intranet hanno agevolato questo tipo di impostazione fornendo servizi ad hoc quali ad esempio:

  • prenotazione scrivanie, posti auto e mensa aziendale
  • possibilità di verificare il volume di afflusso negli uffici nei diversi giorni per fare una scelta di accesso consapevole
  • servizio aggiornamento facoltativo sullo stato della vaccinazione
  • erogazione di informazioni sulle norme di comportamento igienico/sanitarie

Grazie alla dashboard di Viva Connection, l’accesso alle attività quotidiane è immediata e funzionale.

Promozione della collaborazione

L’utilizzo della intranet per connettere i dipendenti migliora la produttività, la creatività, l’innovazione e il lavoro di squadra, rispondendo al contempo alle esigenze intrinseche di interazione sociale e culturale che i dipendenti potrebbero aver perso a causa della pandemia.

Per promuovere la connessione i contenuti condivisi sono diventati più ingenti e tesi alla collaborazione interna.

Sono state create comunità, gruppi di collaborazione, wiki, sondaggi e scambi di informazioni “più ludiche” per avvicinare maggiormente le persone, anche se non in presenza.

L’applicazione di Viva Connection e di Viva Engage abilita il processo di comunicazione grazie a strumenti facili da usare ed integrati dentro Teams, favorendo la creazione di community interne.

Chatbot ed intelligenza artificiale

Grazie ai chatbot, i dipendenti possono usufruire di modi innovativi per accedere a informazioni e servizi.

Attraverso la capacità di comprendere e rispondere a domande in linguaggio naturale, questi chatbot offrono un’interfaccia intuitiva e facile da usare.

Dalla risposta alle domande più frequenti, alla fornitura di assistenza personalizzata, i chatbot basati sull’intelligenza artificiale hanno migliorato il self-service dei dipendenti e ridotto le richieste di supporto.

Viva Topics risponde ad analoghe necessità di ricerca e supporto creando reti di contenuti interconnessi per argomento.

Crescita e sviluppo professionale

Per trattenere i dipendenti durante le grandi dimissioni e aiutare i talenti a crescere, le migliori intranet hanno incluso servizi legati alla carriera. Questi sono rappresentati da spazi centralizzati dove i dipendenti hanno potuto accedere a risorse, strumenti e indicazioni per l’apprendimento continuo, lo sviluppo delle competenze e la pianificazione della carriera.

In taluni casi, grazie alla intelligenza artificiale, si sono abbinati i dipendenti a profili, progetti e posizioni organizzative rilevanti in base alle competenze, esperienze e ambizioni di carriera.

La definizione degli obiettivi ha consentito ai dipendenti di gestire lo sviluppo della propria carriera e di accedere alle risorse di apprendimento in un hub centralizzato.

Viva Learning supporta questo processo grazie all’accesso agevolato alla formazione.

Viva Goals permette di definire obbiettivi per team e per i singoli e monitorarne l’avanzamento.

I manager sono stati  supportati nella crescita del loro team, mentre la funzione di definizione degli obiettivi dei dipendenti, ha permesso loro di impostare e gestire i piani annuali di sviluppo.

La intranet come digital workspace

Le integrazioni di app che visualizzano le informazioni direttamente sulla intranet sono diventate un must per le migliori intranet.

Nel 2023, la maggior parte dei vincitori ha dimostrato che una intranet non è più solo uno strumento in cui ottenere notizie ma è un luogo in cui svolgere attività lavorative senza cambiare applicativo.

Molte intranet presentano:

  • elenco delle attività da svolgere e la possibilità di richiedere, inviare, monitorare e approvare le attività
  • integrazioni con software di hr per prenotare risorse, assenze, accesso a cedolino e welfare

Sempre di più il percorso di evoluzione delle intranet verso il Digital Workplace si concretizza, e anche grazie agli strumenti Microsoft come la suite Viva e flussi PowerAutomate, l’interconnessione è sempre più semplice e a portata di mano.

 

Semplifica la gestione della comunicazione interna, dei progetti e dei processi in azienda con Microsoft 365 e SharePoint.

 

Modern Workplace Consultant

Che Microsoft considerasse strategica la propria offerta basata sulla tecnologia Power Platform era già ampiamente noto.

Val la pena di aprire una parentesi e ricordare che dagli ambienti SharePoint Online saranno  rimosse dal 1 novembre 2020 le funzionalità e il supporto e delle funzionalità dei “vecchi” workflow basati sull’engine SharePoint 2010. E stessa sorte toccherà a quelli basati su SharePoint 2013 come ci indica questo post: https://support.microsoft.com/en-gb/office/sharepoint-2010-workflow-retirement-1ca3fff8-9985-410a-85aa-8120f626965f

Ma il tema di questo articolo è invece la novità rappresentata dall’acquisizione della tecnologia di RPA (Robotic Process Automation) di Softomotive, comunicata a maggio, che estende le funzionalità di Power Automate (il nuovo motore di workflow “codeless”) con nuovi componenti aggiuntive, molto interessanti per le applicazioni aziendali:

  • Comprensione intelligente dei dati strutturati e non strutturati, ad esempio per la lettura delle informazioni da fatture o ordini di acquisto, e per l’interpretazione delle immagini.
    Grazie alle capacità integrate in questa tecnologia è possibile automatizzare processi dove la fonte del dato è analogica e non strutturata, offrendo nuove opportunità di efficientamento dei processi aziendali.
  • Connessione a oltre 300 applicazioni e servizi esterni: questo rende estremamente facile lavorare con le informazioni archiviate nel cloud o con quelle memorizzate su sistemi e database locali.
  • La tecnologia Robotic Process Automation consente di connettersi alle applicazioni aziendali senza bisogno di web service o API. Immaginate, per analogia, l’equivalente della registrazione delle macro di Excel, gli utenti finali possono automatizzare l’integrazione con queste applicazioni registrando attività manuali come clic del mouse, input da tastiera e immissione di dati, e quindi automatizzare la riproduzione di questi passaggi per integrarli con automazioni di processo più complesse.
    (immaginate a questo punto l’autore del post che ride istericamente pensando a quanto tempo impiegava 25 anni fa con i primi rudimenti delle applicazioni di screenscraping)
  • Possibilità di creare applicazioni low code / no code di tipo desktop, grazie al componente di WinAutomation. Il visual designer di tipo drag-and-drop e lo strumento di debug live consentono di automatizzare i processi posizionando i passaggi in modo logico, aiutando a trasformare le idee in realtà in modo chiaro e semplice.

In conclusione questa acquisizione incrementa moltissimo le potenzialità dell’automazione dei processi low code o no code, e nella realizzazione di processi end to end che integrano i dati di applicazioni legacy e dei moderni servizi cloud.

 Queste “capacità” sono pilastro essenziale di un moderno ambiente per la collaborazione distribuita.

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I dati e l’intelligenza artificiale per la loro elaborazione rendono disponibili alle imprese nuovi modi per migliorare i processi e generare valore

 

CEO – Amministratore Delegato