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Intranet:I migliori servizi del 2023

Microsoft Viva per abilitare all’eccellenza

Come ogni anno, il contest indetto dal Nielsen Norman Group a proposito delle migliori 10 intranet del 2023, offre spunti interessanti.

Dal report sono emersi i servizi più innovativi e performanti per i progetti premiati:

  • il supporto alla modalità di lavoro ibrido
  • la promozione della connessione e della collaborazione
  • l’utilizzo efficace dell’intelligenza artificiale grazie ai chatbot
  • la crescita dei dipendenti
  • il potenziamento del concetto di intranet verso il digital workplace

Vediamo cosa si intende nel dettaglio e come Microsoft può abilitare tali funzionalità partendo, nel nostro caso, dall’assunto che il portale intranet sia realizzato su Microsoft SharePoint.

Modalità di lavoro ibrido

L’allentarsi della pandemia ha favorito per molte aziende un modello di lavoro ibrido. Per tale motivo le intranet hanno agevolato questo tipo di impostazione fornendo servizi ad hoc quali ad esempio:

  • prenotazione scrivanie, posti auto e mensa aziendale
  • possibilità di verificare il volume di afflusso negli uffici nei diversi giorni per fare una scelta di accesso consapevole
  • servizio aggiornamento facoltativo sullo stato della vaccinazione
  • erogazione di informazioni sulle norme di comportamento igienico/sanitarie

Grazie alla dashboard di Viva Connection, l’accesso alle attività quotidiane è immediata e funzionale.

Promozione della collaborazione

L’utilizzo della intranet per connettere i dipendenti migliora la produttività, la creatività, l’innovazione e il lavoro di squadra, rispondendo al contempo alle esigenze intrinseche di interazione sociale e culturale che i dipendenti potrebbero aver perso a causa della pandemia.

Per promuovere la connessione i contenuti condivisi sono diventati più ingenti e tesi alla collaborazione interna.

Sono state create comunità, gruppi di collaborazione, wiki, sondaggi e scambi di informazioni “più ludiche” per avvicinare maggiormente le persone, anche se non in presenza.

L’applicazione di Viva Connection e di Viva Engage abilita il processo di comunicazione grazie a strumenti facili da usare ed integrati dentro Teams, favorendo la creazione di community interne.

Chatbot ed intelligenza artificiale

Grazie ai chatbot, i dipendenti possono usufruire di modi innovativi per accedere a informazioni e servizi.

Attraverso la capacità di comprendere e rispondere a domande in linguaggio naturale, questi chatbot offrono un’interfaccia intuitiva e facile da usare.

Dalla risposta alle domande più frequenti, alla fornitura di assistenza personalizzata, i chatbot basati sull’intelligenza artificiale hanno migliorato il self-service dei dipendenti e ridotto le richieste di supporto.

Viva Topics risponde ad analoghe necessità di ricerca e supporto creando reti di contenuti interconnessi per argomento.

Crescita e sviluppo professionale

Per trattenere i dipendenti durante le grandi dimissioni e aiutare i talenti a crescere, le migliori intranet hanno incluso servizi legati alla carriera. Questi sono rappresentati da spazi centralizzati dove i dipendenti hanno potuto accedere a risorse, strumenti e indicazioni per l’apprendimento continuo, lo sviluppo delle competenze e la pianificazione della carriera.

In taluni casi, grazie alla intelligenza artificiale, si sono abbinati i dipendenti a profili, progetti e posizioni organizzative rilevanti in base alle competenze, esperienze e ambizioni di carriera.

La definizione degli obiettivi ha consentito ai dipendenti di gestire lo sviluppo della propria carriera e di accedere alle risorse di apprendimento in un hub centralizzato.

Viva Learning supporta questo processo grazie all’accesso agevolato alla formazione.

Viva Goals permette di definire obbiettivi per team e per i singoli e monitorarne l’avanzamento.

I manager sono stati  supportati nella crescita del loro team, mentre la funzione di definizione degli obiettivi dei dipendenti, ha permesso loro di impostare e gestire i piani annuali di sviluppo.

La intranet come digital workspace

Le integrazioni di app che visualizzano le informazioni direttamente sulla intranet sono diventate un must per le migliori intranet.

Nel 2023, la maggior parte dei vincitori ha dimostrato che una intranet non è più solo uno strumento in cui ottenere notizie ma è un luogo in cui svolgere attività lavorative senza cambiare applicativo.

Molte intranet presentano:

  • elenco delle attività da svolgere e la possibilità di richiedere, inviare, monitorare e approvare le attività
  • integrazioni con software di hr per prenotare risorse, assenze, accesso a cedolino e welfare

Sempre di più il percorso di evoluzione delle intranet verso il Digital Workplace si concretizza, e anche grazie agli strumenti Microsoft come la suite Viva e flussi PowerAutomate, l’interconnessione è sempre più semplice e a portata di mano.

 

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Modern Workplace Consultant

Microsoft Viva Learning

L’apprendimento non è mai stato cosi facile

La famiglia Viva vanta al suo interno il modulo Viva Learning dedicato alla formazione: sempre più spesso infatti, nei progetti di Digital Workplace, l’accesso alle fonti formative costituisce un elemento di tutto rilievo.
Purtroppo lo scenario di partenza risulta sempre variegato e costituito da fonti informative di diversa natura e divise dagli strumenti quotidiani. Le piattaforme in circolazione sono tantissime ed alcune davvero molto efficaci su determinati argomenti, ma a questo si accompagna una dispersione degli strumenti e il rischio di indebolire il focus sullo scopo specifico.

viva learning

Che cos’è Microsoft Viva Learning

Viva Learning si propone come hub di apprendimento centralizzato in Microsoft Teams, che consente di integrare facilmente l’apprendimento e lo sviluppo di competenze senza necessità di abbandonare gli strumenti di comunicazione già in uso.
Appena si accede a Viva Learning, l’utente può visionare una proposta formativa personalizzata in base al proprio profilo e le proprie necessità. Le possibilità che lo strumento offre all’utente finale sono molteplici:

  • Trova facilmente le opportunità di apprendimento offerte dall’organizzazione.
  • Sfoglia i corsi di Microsoft e provider di contenuti di terze parti.
  • Cerca contenuti di apprendimento specifici che supportano gli obiettivi di carriera.
  • Condivide contenuti di apprendimento rilevanti, interessanti e importanti con i membri o i gruppi del team in una chat o un canale di Microsoft Teams.
  • Organizza le selezioni personalizzate dei contenuti di apprendimento nei canali e nelle schede di Microsoft Teams.
  • Aggiunge un segnalibro ai corsi a cui si è interessati.

Microsoft Viva Learning

In questo scenario il manager è facilitato nel coinvolgimento del team e, senza la necessità di gestire più piattaforme, può proporre contenuti specifici per i diversi target e tenere traccia del completamento dei task formativi.

Il contenuto di Microsoft Learn e Microsoft 365 Training è automaticamente disponibile in Viva Learning. E’ presente anche l’accesso gratuito a un set di 125 corsi da LinkedIn Learning. Inoltre, Viva Learning può integrarsi con provider di contenuti di terze parti selezionati e sistemi di gestione dell’apprendimento.

Viva Learning

Adesso che ci siamo fatti affascinare dalle potenzialità della piattaforma, nasce spontaneo il dubbio sull’approccio progettuale.
Come sappiamo i nuovi strumenti spesso scoraggiano, ma se l’adoption viene adeguatamente guidata, le percentuali di successo aumentano.
Vediamo quindi gli step consigliati da Microsoft:

  • Assess: capisci i gap dell’attuale sistema di formazione  e le migliorie da introdurre
  • Plan: progetta e sviluppa una strategia di apprendimento integrata con Viva Learning includendo  tutti gli attori interessati
  • Deploy: installa e configura la soluzione lanciando un progetto pilota
  • Train and adopt: diffondi una nuova cultura per approcciare la formazione interna
  • Drive value:  monitora il successo dell’iniziativa per rafforzarne il valore

Il progetto formazione a questo punto è un caso di successo.

 

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Microsoft Viva Topics

Come ottimizzare la conoscenza collettiva

Recentemente è stato rilasciato il modulo  Microsoft Viva Topics in lingua italiana, lo strumento che organizza le competenze ed i contenuti all’interno della organizzazione, aiutando le persone a trovare e sfruttare al meglio informazioni e conoscenze.

Consideriamo che le persone perdono circa 1 ora al giorno per ricercare informazioni (Spiceworks/Ziff Davis survey commissioned by Microsoft, 2021), grazie a Viva Topics è possibile appiattire la curva di apprendimento dei dipendenti che entrano a far parte della organizzazione e ottimizzare il tempo lavorativo in azienda.
Per ogni tipologia di argomento:

  • possono essere identificati esperti sulla tematica
  • viene liberata la conoscenza collettiva
  • si ottimizza il tempo di ricerca

Grazie alla intelligenza artificiale, gli argomenti vengono identificati, si creano delle pagine per argomento che sono costantemente alimentate e, grazie alle topics card, queste compariranno in tutte le applicazione del mondo 365 fruite dall’utente.

Overview Microsoft Viva Topics

Viva Topics trasforma i contenuti in conoscenza fruibile, usa l’intelligenza artificiale per identificare, elaborare e organizzare contenuti aziendali in conoscenza accessibile.

Microsoft 365

Viva Topics evidenzia automaticamente gli argomenti nelle pagine del sito moderno di SharePoint

  • I proprietari del sito possono inserire manualmente un argomento in evidenza con la funzione tag hash
  • Gli utenti possono selezionare l’argomento evidenziato per visualizzare una scheda Argomento e possono cercare argomenti
  • Il Topic Center offre una visione personalizzata della conoscenza rilevante

Cura della conoscenza

Come anticipato, l’intelligenza artificiale ci aiuta evidenziando i contenuti più rilevanti e proponendo delle aggregazioni sensate, ma l’ultima parola spetta chiaramente a chi gestisce il sistema:

  • Viene creata la prima bozza dall’intelligenza artificiale
  • Il gestore può modificare ed ottimizzare la pagina come ritiene più opportuno
  • L’intelligenza artificiale aggiorna costantemente le informazioni grazie ai nuovi contributi degli utenti

E’ possibile gestire diversi ruoli all’interno di Viva Topics:

  • Visitatori e contributori: vedono i topics e possono contribuire ad implementarne i contenuti
  • Knowledge manager: coloro che gestiscono gli argomenti, approvano i contenuti e rimuovono gli argomenti non validi
  • Knowledge admin: configurano tecnicamente il sistema

Ottimizzazione ambiente

Per poter ottenere il massimo da Viva Topics, vengono consigliate alcune attività propedeutiche

Viva Topics

  • Migrare i contenuti verso SharePoint online: generalmente si vedono buoni risultati sopra i 20.000 documenti e almeno 50-100 utenti attivi. Ci vogliono circa 2 settimane per recepire i nuovi argomenti
  • Collegare le informazioni a Microsoft Graph: grazie a questo sarà possibile indicizzare contenuti esterni
  • Modernizza le pagine di SharePoint online: le schede e gli argomenti vengono visualizzati solo nelle pagine moderne di SharePoint
  • Sicurezza dei contenuti: ricordarsi sempre di bilanciare la tipologia di contenuto con la Privacy
  • Identificare i gestori degli argomenti: l’amministratore dovrà assegnare le autorizzazioni in maniera adeguata

 

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Viva Engage

Dalla fine di agosto è arrivata Viva Engage, la nuova funzionalità che sostituisce l’app Community di Yammer per Microsoft Teams

Viva Engage è una nuova esperienza, per i dipendenti, che collega le persone all’interno dell’azienda, ovunque e ogni volta che lavorano, in modo che tutti siano coinvolti.
L’app Viva Engage in Teams permette alle organizzazioni di creare community, stimolare l’interazione con la leadership, sfruttare le conoscenze e creare reti personali.
Viva Engage riunisce le persone in tutta l’organizzazione per entrare in contatto con leader, colleghi e comunità, condividere lavoro ed esperienze.

Da Yammer Communities a Viva Engage

Viva Engage è un’evoluzione dell’app Yammer Communities che offre nuove funzionalità per aiutare le persone a rafforzare le proprie relazioni di lavoro, trovare e condividere le conoscenze e sentirsi incluse all’interno di Microsoft Teams. Per gli utenti che già utilizzano l’app Yammer , questo cambiamento avverrà automaticamente e introdurrà nuove funzionalità progettate per connettere le persone, amplificare la loro voce e prospettiva e rinnovare il proprio senso di appartenenza.

Sarà disponibile come app Microsoft Teams. Ciò significa che è possibile usare Viva Engage tramite Microsoft Teams da un Web browser desktop, in Windows, Mac, iOS o dispositivo Android.
Rispetto a Yammer, in Viva Engage sono presenti quasi tutte le caratteristiche, esistono limitazioni minime:

• in iOS, gli eventi live e altri video ospitati in Microsoft Stream non vengono riprodotti
• le impostazioni disponibili solo nel nuovo Yammer non sono disponibili

La Home di Viva Engage è personalizzata e mostra un feed di conversazioni e attività in base alle proprie comunità, al comportamento e agli interessi : si evolve nel tempo per aumentare la pertinenza e favorire il coinvolgimento.

Viva Engage

Viva Engage: storyline e stories

Viva Engage offre anche nuove funzionalità, Storylines e Stories, che consentono ai dipendenti di connettersi con i colleghi condividendo pensieri, conoscenze ed esperienze attraverso conversazioni e video. Nella scheda Storyline, il feed mostra i post dei colleghi e i post popolari di tutta la rete e il feed Follow ti consente di aggiornarti sugli aggiornamenti delle persone che segui. Storylines è disponibile in anteprima pubblica da settembre mentre le stories si apriranno per l’anteprima pubblica nei prossimi mesi.

La nuova app Viva Engage, è disponibile per chiunque abbia una licenza Yammer, che è attiva per impostazione predefinita per tutti i clienti commerciali di Microsoft 365.

Le differenze tra Viva Connections e Viva Engage

Ma che differenza c’è invece tra Viva Connections e Viva Engage?
In realtà si tratta di due contesti diversi:

  • Viva Connections è il gateway per l’esperienza dei dipendenti. Connections offre alle organizzazioni un’app aziendale per consentire ai dipendenti di trovare tutto il necessario per svolgere il proprio lavoro e rimanere connessi. Viva Connections è un luogo virtuale in cui le persone possono iniziare la giornata e raggiungere le risorse dell’organizzazione.
  • Viva Engage invece riguarda l’aspetto social di Microsoft Viva e Microsoft 365. L’app è un luogo in cui connettersi e interagire con leader, colleghi e community, per porre domande e condividere conoscenze, per un coinvolgimento più profondo, per eventi virtuali e argomenti extra lavoro.

Viva Engage e Viva Connections collaborano per creare contenuti pertinenti e consentire ai dipendenti di contribuire, collaborare, lavorare e condividere.

 

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MICROSOFT VIVA: LA NUOVA EMPLOYEE EXPERIENCE

Integrazione prima di tutto

«Il mondo del lavoro sta cambiando e va verso un futuro caratterizzato da servizi innovativi con un focus sulla creatività, sul coinvolgimento e sul benessere delle persone, che possa aiutare le aziende a costruire nuove culture guidate da ingegno e resilienza» ​

Jared Spataro, Corporate Vice President, Microsoft 365 di Microsoft.

Nel 2020, l’indice Microsoft Work Trend ha mostrato che quasi il 60% delle persone si sente meno connesso al proprio team dopo essersi spostato al lavoro a distanza.​

Viene perciò proposto un nuovo approccio ed una nuova categoria di soluzioni tecnologiche chiamate Employee Experience Platform.

Ma che cosa è una Employee Experience Platform? Possiamo definirlo un sistema di “esperienze” che aiuta le organizzazioni a creare una cultura aziendale positiva, ispira i leader, ed attraverso questo mood è possibile massimizzare il coinvolgimento dei dipendenti.

I componenti che hanno questo scopo già li abbiamo visti nei progetti intranet, ma si trovavano spesso slegati da strumenti più operativi: comunicazioni, annunci, eventi, servizi alla persona di tipo welfare, accesso agli applicativi aziendali, conoscenza condivisa, progetti, communities, benessere emotivo, talent e performance, crescita.

Quindi la sfida successiva era come rendere maggiormente integrati nella nostra journey lavorativa questi elementi. Ecco Microsoft Viva, una piattaforma unica che permette di integrare in Teams 4 moduli con finalità molteplici:

Viva Connections fornisce un accesso personalizzato per il digital workplace, dove i dipendenti possono trovare comunicazioni interne e risorse aziendali, come policy e benefit, e partecipare a community come i gruppi di risorse per i dipendenti, il tutto da una singola app personalizzabile su Microsoft Teams.

Viva Insights offre a dipendenti, manager e leader approfondimenti personalizzati in grado di contribuire alla crescita delle persone all’interno delle organizzazioni. ​

Le esperienze personali e gli insight, visibili solo al dipendente, aiutano le persone a riservare il giusto tempo alle pause, alla concentrazione e all’apprendimento, così come a rafforzare le relazioni con i propri colleghi.  ​

I manager e i leader possono vedere i trend a livello di squadra e di organizzazione, così come i suggerimenti per bilanciare meglio la produttività e il benessere.

Viva Learning rende le opportunità di formazione e sviluppo professionale più accessibili nel flusso di lavoro. Questa funzionalità aggrega tutte le risorse di apprendimento disponibili per un’azienda in un unico luogo, compresi i contenuti di LinkedIn Learning, Microsoft Learn, fornitori di terze parti tra cui Skillsoft, Coursera, Pluralsight ed edX, oltre al portfolio di contenuti dell’azienda.

Viva Topics permette di entrare in possesso di nuove conoscenze e aiuta le persone a raggiungere gli esperti di tutta l’organizzazione. ​
Utilizzando l’intelligenza artificiale per catalogare i dati dei clienti in Microsoft 365 e sfruttando la capacità di integrare informazioni provenienti dai servizi di terze parti come ServiceNow e Salesforce, Viva Topics mostra automaticamente schede di argomenti all’interno delle conversazioni e documenti di Microsoft 365 e Teams. Facendo clic su una scheda si apre una pagina contenente documenti correlati all’argomento, conversazioni, video e persone.

Il primo modulo disponibile è Connections, il nostro team si è già messo all’opera e stiamo testando i primi vantaggi di questa funzionalità.
Non consiste  semplicemente nella vista della propria intranet all’interno di Teams, ma il vantaggio vero è  la gestione della global navigation che permette agli utenti di usufruire di un menu che, oltre a far vedere  i contenuti principali della intranet, permette di navigare i diversi sites in base alla architettura prescelta della soluzione.
Connections inoltre non richiede nessun costo di licenza aggiuntivo e quindi è implementabile senza grossi sforzi pur offrendo un importante passo in avanti nella integrazione dei servizi Microsoft.
Per quanto concerne l’esperienza utente, poter usufruire del proprio portale intranet attraverso una app di Teams costituisce davvero una agevolazione notevole; pensiamo a tutte le conferenze call che gestiamo e quante cose potremmo tenere sotto gli occhi, a portata di mano con un semplice click: con ogni probabilità gli accessi ai portali aziendali aumenteranno grazie a Viva Connections.

Screen Microsoft Viva Connections

Come anticipato la suite Viva non si esaurisce qui, gli altri moduli potranno aumentare sotto altri punti di vista la produttività interna. Non tutti sono ancora disponibili, e a stretto giro vi aggiornerò sui nostri futuri test.

 

Fonti e approfondimenti:

https://www.microsoft.com/it-it/microsoft-viva

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