Microsoft PowerBI e Dynamics 365 Business Central per progetti veloci, flessibili ed economici

Quando si tratta di estrarre dati da un sistema ERP, non c’è una sola strategia che si adatti a tutti i casi.

La nostra esperienza ci ha dimostrato che in molte situazioni è più efficace utilizzare un approccio più diretto, cioè ottenere i dati direttamente dal sistema ERP, invece di adottare l’approccio più tradizionale di trasformare ed archiviare i dati utilizzando un data warehouse.

L’utilizzo diretto di Power BI per connettersi alle fonti di dati, bypassando l’implementazione di un data warehouse complesso, può offrire notevoli vantaggi in termini di semplicità, tempi di implementazione più brevi e riduzione dei costi.

In questo articolo evidenziamo le ragioni e i vantaggi di tale approccio, nato per un nostro progetto, dimostrando che Power BI può essere un alleato prezioso nella gestione dei dati aziendali, indipendentemente dalla complessità delle fonti dati sottostanti.

Andremo inoltre ad approfondire, attraverso due casi d’uso, come abbiamo risposto ad alcune specifiche esigenze.

Motivazioni e vantaggi dell’approccio diretto con Power BI

La scelta di inserire un’architettura snella è stata guidata da diverse motivazioni, vantaggiose per il contesto del progetto:

Semplicità dell’Architettura: Creare e gestire un data warehouse richiede tempo e risorse significative. Nel nostro caso, la necessità era di ottenere informazioni in modo rapido e diretto semplificando notevolmente il processo di implementazione.

Risparmio di Tempo: La creazione e la manutenzione di un data warehouse richiedono tempo e competenze specializzate. Noi avevamo bisogno di una soluzione rapida che rispondesse a dead line strette e sfidanti. L’accesso diretto ai dati di Business Central tramite Power BI ha permesso di risparmiare tempo prezioso.

Agilità Decisionale: Senza un’architettura rigida di data warehouse, siamo stati in grado di adattarci rapidamente alle esigenze in evoluzione del cliente e siamo riusciti a rispondere prontamente ai cambiamenti ed alle esigenze del business.

Scalabilità Adeguata: La quantità limitata dei dati nel sistema ha giustificato un approccio snello. In tali casi, un data warehouse può risultare eccessivo e costoso da implementare. Power BI ci ha fornito la capacità di gestire in modo strutturato i dati senza introdurre complessità.

Ottimizzazione dei Costi: L’implementazione e la gestione di un data warehouse comportano costi supplementari, come ad esempio quelli associati all’ETL (estrarre, trasformare, caricare) dei dati, all’allocazione di servizi cloud per ospitare il data warehouse, e all’acquisto di onerosi spazi di archiviazione, ed altre spese. Evitarlo, ci ha permesso una significativa riduzione dei costi mantenendo al contempo l’integrità e la qualità delle informazioni.

Caso d’uso: Scadenziario fornitori

Il nostro partner è una realtà che ha in gestione più di trenta società.

La sfida era fornire una panoramica semplice e facilmente accessibile per il monitoraggio dei pagamenti fornitori. In altre parole, eravamo alla ricerca di una soluzione che ci permettesse di ottenere rapidamente e trasversalmente informazioni su quanto denaro doveva essere previsto e stanziato alla fine del mese, includendo dati relativi a fatture, stato delle fatture, approvatori, importi e scadenze per tutte le società coinvolte.

Per fare in modo di ottimizzare gli accessi all’ERP Business Central, abbiamo creato una società consolidante nella quale abbiamo aggregato e consolidato tutti i dati necessari al nostro scopo.

Abbiamo quindi sfruttato Power BI, per connetterci direttamente alle tabelle della società consolidata all’interno di Business Central.
Questa integrazione ha ottimizzato notevolmente i tempi di caricamento e ha reso superfluo l’utilizzo di un layer di data warehouse, dimostrando il potenziale di Power BI in situazioni in cui è necessario accedere rapidamente a dati chiave e presentarli in modo comprensibile.

Caso d’uso: Sintesi permessi utenti

Attraverso l’impiego di Power BI, e degli strumenti Microsoft complementari ad esso, abbiamo orchestrato una soluzione per sintetizzare ed analizzare in modo semplice ed immediato i permessi assegnati a ciascun utente all’interno del sistema Business Central.

Questo report dinamico fornisce una visione chiara e dettagliata dei permessi effettivi assegnati a ciascun utente relativamente a tutti gli oggetti del sistema e nelle varie società all’interno del gruppo.

Vi era inoltre anche la necessità di poter stampare e firmare questo report ai fini di poter rispondere alle richieste di un audit.

Abbiamo quindi utilizzato Power BI Report Builder.

Questo strumento avanzato semplifica la creazione di report complessi, con la comodità di esportarli in formati come PDF o Excel.
La chiave del suo valore risiede nella connessione diretta al medesimo modello dati utilizzato per il report dinamico.
Grazie a questa sinergia, abbiamo ottimizzato il flusso di lavoro, garantendo coerenza e quadratura dei dati utilizzando un unico modello e distribuendo report eterogenei in tutta l’organizzazione.