Comunicazione interna nell’era digitale: creare valore, coinvolgendo i dipendenti

Nuovi strumenti e nuove modalità per stimolare partecipazione e collaborazione all’interno delle organizzazioni che puntano all’innovazione attraverso la digital transformation.

Si legge dappertutto che, per ogni business che vuole innovare, alla base della creazione di valore c’è l’attività di analisi dei dati. Ed è un dato di fatto: grazie all’elaborazione delle informazioni estratte dalle relazioni che un’azienda intrattiene con il contesto in cui opera e dai processi che si svolgono al suo interno, oggi si possono comprendere meglio premesse e obiettivi di ciascuna iniziativa, sfruttando la conoscenza acquisita per indirizzare l’organizzazione, orchestrandone le risorse e ottimizzandone in tempo reale gli sforzi. Trasformare i dati in valore, però, non significa semplicemente studiare lo status quo, prendere decisioni informate e impartirle, attendendo che sortiscano l’effetto desiderato. È fondamentale che queste decisioni siano condivise con tutti i dipartimenti che, a vario titolo, lavorano in parallelo per raggiungere il medesimo scopo. Ed è ancora più importante che ciascuna direttiva susciti coinvolgimento e focalizzazione, ma soprattutto partecipazione. Partecipazione vuol dire, prima di ogni altra cosa, interconnessione e collaborazione, secondo logiche e approcci che non ricalcano più i vecchi schemi legati a gerarchie, rigide suddivisioni funzionali e rapporti verticali.

Il nuovo ruolo (e i vecchi strumenti) della comunicazione interna

Ecco che nell’era digitale e degli analytics la comunicazione interna assume un nuovo ruolo: se fino a pochi anni fa i flussi comunicazionali nelle aziende erano unidirezionali e basati su modelli uno-a-molti, oggi il paradigma è quello della rete. Una strategia, una vision, un indirizzo, o anche un piano di riqualificazione di competenze e strumenti possono essere calati dall’alto, ma devono diventare patrimonio della popolazione aziendale e ottenerne il consenso, dopo naturalmente essere stati oggetto di confronto. Ottenere tutto ciò non è semplice. Il modo migliore consiste nel diffondere i contenuti e i messaggi chiave attraverso canali accessibili a tutte le risorse, utilizzando formati originali e testi chiari, efficaci, sintetici. Mail e newsletter costituiscono per molti versi sistemi obsoleti: al di là del fatto che ricalcano la vecchia logica della comunicazione interna, sono oggi mezzi troppo lenti, autoreferenziali e, soprattutto, poco adatti a innescare conversazioni e interazioni (basti pensare alle funzioni base di risposta, di inoltro e di inserimento e visualizzazione degli allegati). Già ricorrere ad articoli o contenuti caricati sulla Intranet, con la possibilità di lasciare commenti e note, di condividerli e di arricchirli, rappresenta un decisivo passo in avanti. Ma l’ideale è dare vita a un vero e proprio social network aziendale, che replichi l’esperienza d’uso delle piattaforme più diffuse e che consenta una spontanea interazione multidirezionale. A prescindere dal supporto che si usa e dal luogo in cui ci si trova: da PC come da smartphone, in ufficio come in mobilità.

Collaborare in azienda con un approccio “social”

Proprio come su Messenger, Whatsapp, Facebook e LinkedIn, strumenti che di social collaboration offrono agli utenti l’opportunità di formare gruppi e discussioni su temi specifici, di condividere in tempo reale file e documenti, senza dimenticare – grazie all’integrazione con gli strumenti di produttività – la possibilità di attivare sessioni di collaboration a cavallo di team multidisciplinari ma legati, per esempio, da uno stesso progetto o da argomenti comuni. Il vantaggio principale nell’adozione di soluzioni del genere sta però nel grado che si può raggiungere per quanto riguarda l’engagement degli utenti. Puntellando il network con appuntamenti ricorrenti, contenuti accattivanti e facendolo presidiare nei nodi strategici dalle persone che manifestano spiccate doti di leadership in ciascun gruppo di lavoro, il top management, il Marketing e le Risorse umane possono dare vita a un vero e proprio ecosistema in cui le informazioni e le decisioni non solo possono essere distribuite, valorizzate e recepite in maniera capillare, ma possono anche essere arricchite e ampliate, supportando l’evoluzione dei modelli organizzativi e dei processi – e quindi la creazione di nuovo valore – innescati attraverso l’analisi dei dati.