Power Automate e Dynamics 365: un’integrazione potente per ottimizzare i processi aziendali

Negli ultimi anni, le imprese hanno compiuto notevoli investimenti nella digitalizzazione dei loro processi produttivi, molte di esse hanno scelto la piattaforma Microsoft Dynamics 365 come scelta strategica fondamentale. Affidarsi a questa avanzata soluzione tecnologica significa attingere alle potenzialità di tutte le integrazioni delle app Microsoft e potenziare le possibilità di automazione, attraverso la suite di Power Platform.

Le potenzialità di Power Platform

Power Platform offre un flusso di lavoro efficiente e unificato, consentendo l’automazione di processi lunghi e spesso ripetitivi, con un impatto tangibile sull’operatività quotidiana. Si tratta di una suite di software che sfrutta tecnologie low-code o no-code, pensate per semplificare l’esperienza dell’utente, a cui Microsoft si riferisce con l’espressione “utente cittadino”. Questo consente di sviluppare soluzioni senza la necessità di competenze di programmazione.

Inoltre, Power Platform crea un ponte tra le soluzioni Microsoft 365, Dynamics 365, Azure e altre applicazioni al di fuori dell’ecosistema Microsoft. Questa interconnessione offre una vasta gamma di funzionalità, tutte personalizzabili per adattarsi alle esigenze specifiche di ciascun’azienda.

In questo articolo, ci concentreremo principalmente sull’integrazione tra Power Automate, Business Central e il CRM Dynamics 365, esplorando le sinergie che consentono di ottimizzare in modo significativo i processi aziendali.

Che cos’è Power Automate

Le imprese, consapevoli della necessità di ottimizzare i costi operativi e ridurre gli sforzi manuali all’interno delle proprie organizzazioni, stanno riconoscendo in Power Automate una soluzione ideale.

Come componente fondamentale della Power Platform, Power Automate si distingue come lo strumento più potente per  la creazione di flussi in grado di automatizzare processi lavorativi e integrare in modo intelligente app e servizi.

Nel contesto della digital transformation, la digitalizzazione di processi aziendali ripetitivi emerge come un asset fondamentale. Con Power Automate, che si integra nativamente con Business Central, è possibile creare flussi senza dover scrivere codice, semplicemente trascinando blocchi logici e configurando trigger per attivare attività che si svolgono automaticamente.

Le possibilità sono quasi illimitate: richieste di approvazione, invio automatico di email in risposta a eventi specifici, sincronizzazione automatica di file e documenti, coinvolgimento di servizi avanzati di Azure per la pubblicazione di dati tecnici sui siti web.

Power Automate automatizza in maniera estremamente flessibile sistemi, app desktop e siti web, sfruttando l’intelligenza artificiale e l’automazione dei processi digitali e robotici.

I flussi possono essere associati a un’ampia gamma di eventi e risposte, come ad esempio:

• Registrare le modifiche
• Aggiornare file esterni
• Registrare documenti
• Interagire con diversi servizi Microsoft e di terze parti, come Microsoft Outlook, Excel, Dataverse, Teams, SharePoint, Power Apps e altro ancora.

Diverse tipologie di automazione con i flussi cloud in Business Central

Esistono diversi tipi di flussi cloud con cui puoi lavorare:

Flusso automatizzato

Cosa fa: Si attiva automaticamente da un evento, come la creazione, modifica o eliminazione di un record o documento in Business Central.

Perché è importante: Elimina manualmente la necessità di avviare azioni ogni volta che si verifica un cambiamento critico nei dati aziendali. Il flusso automatizzato gestisce il tutto automaticamente, risparmiando tempo e riducendo gli errori.

Flusso di approvazione

Cosa fa: Anch’esso è automatico, ma è progettato per richiedere approvazioni quando si verificano modifiche a record e dati.

Perché è importante: Elimina i tempi morti e l’intervento manuale nei processi di approvazione. Il flusso di approvazione gestisce automaticamente il processo, garantendo una risposta rapida e senza intoppi.

Flusso pianificato

Cosa fa: Eseguito automaticamente in modo periodico, seguendo una data e un’ora predefinite.

Perché è importante: Consente di programmare azioni automatiche in determinati momenti, garantendo che i compiti pianificati siano eseguiti senza errori e in modo puntuale.

Flusso istantaneo

Cosa fa: Eseguito su richiesta, dando all’utente la possibilità di avviarlo manualmente attraverso un pulsante o un’azione in un’altra app o dispositivo, come il client Business Central.

Perché è importante: Concede il controllo diretto per attivare azioni quando e come ne avete bisogno, eliminando la necessità di avviare manualmente un processo specifico.

Questi flussi rappresentano la chiave per liberare il potenziale dell’automazione aziendale, semplificando processi complessi e garantendo una gestione dati più intelligente.

Un Caso Studio di Integrazione tra Business Central e CRM Dynamics tramite Power Automate

Esploriamo ora un caso studio di un progetto di integrazione realizzato presso uno dei nostri clienti.

Dopo aver completato la migrazione dal vecchio sistema gestionale ERP Navision, il cliente ha iniziato a gestire opportunità e commesse attraverso il CRM Dynamics, mantenendo la contabilità sulla nuova piattaforma di Business Central. Sebbene i due sistemi siano nativamente integrati, il cliente, che fa un ampio uso delle potenti funzionalità di marketing per gestire le opportunità, sentiva la necessità di connettere in modo personalizzato i dati tra il CRM e Business Central.

Nella realizzazione di questo progetto, abbiamo sfruttato le potenzialità dei flussi cloud “manuale” ed “automatizzato” di Power Automate, garantendo un agevole e massivo scambio di dati tra i due ambienti.

Il nostro cliente ha beneficiato di funzionalità avanzate, soprattutto per quanto riguarda Business Central. Questo ci ha permesso di creare flussi separati in ambienti dedicati, uno specifico per Business Central e uno per il CRM, per poi collegarli in un’unica azione attraverso le impostazioni compilate nei campi del singolo flusso.

Una volta creati i flussi personalizzati, Business Central, grazie alla sua integrazione nativa con Power Automate, ha generato automaticamente un pulsante in una sezione dedicata, permettendo l’avvio dell’intero processo con un semplice clic.

Particolarmente interessante è stato l’uso combinato di un flusso manuale per Business Central e un flusso automatico per il CRM. Il primo avvia una sincronizzazione, mentre il secondo, attivato automaticamente, crea dati specifici nel CRM. Un connettore esterno prende quindi il controllo, innesca un ulteriore flusso per leggere i dati e completa il ciclo di integrazione.

Per garantire un accesso mirato a questo flusso specifico, abbiamo sfruttato le robuste funzionalità di autorizzazione e sicurezza offerte da Power Automate. Abbiamo condiviso il flusso solo con gli utenti selezionati per quelle specifiche funzionalità, consentendo un controllo preciso sull’utilizzo.

Infine, abbiamo potuto gestire diversi gruppi di utenti attraverso il connettore, offrendo flessibilità e controllo nell’accesso alle funzionalità integrate.

Ecco, dunque, come l’integrazione su misura tra CRM Dynamics e Business Central ha rivoluzionato il modo in cui il nostro cliente gestisce non solo opportunità e commesse, ma anche la contabilità e gli ordini aziendali, sincronizzando con un clic i dati utili. Questo caso studio dimostra in modo tangibile come le integrazioni intelligenti tra sistemi aziendali possano fungere da catalizzatore per una visione globale, fornendo alle aziende la chiave per ottimizzare processi, migliorare l’efficienza e raggiungere un livello di controllo e agilità senza precedenti nel panorama aziendale odierno.