Microsoft 365 Copilot sta arrivando

Il copilota che introdurrà l’intelligenza artificiale all’interno dell’universo Microsoft è finalmente realtà

Avete mai immaginato come sarebbe aprire una chat e chiedere ad un bot di aiutarvi direttamente all’interno di un file Excel, o durante una riunione su Teams? Con Microsoft 365 Copilot, il nuovo tool di Microsoft che combina intelligenza artificiale con le funzioni di una moderna chatbot, questo sarà possibile.

Sin dal primo annuncio di marzo 2023 non ha fatto altro che far parlare di sé, e finalmente ci siamo: da ottobre Microsoft 365 Copilot farà ufficialmente il suo debutto all’interno delle piattaforme e degli applicativi Microsoft su Windows 11.

Presentato come il primo “AI bot” (Artificial Intelligence bot) al mondo integrabile all’interno di piattaforme ERP e CRM durante l’ultimo “Microsoft Inspire 2023” e in occasione dell’evento “The Future of Work: Reinventing Productivity with AI”, Microsoft Copilot promette di essere quel passo avanti che porterà tecnologia e digitalizzazione ad un livello ancora più alto. Il connubio che nascerà permetterà l’integrazione di programmi e applicazioni già comunemente utilizzati con tool basati su intelligenza artificiale, promettendo di elevare la produttività e l’efficienza umana a livelli ancora più alti, e lasciando agli AI bot quei compiti più ripetitivi e tediosi che, solitamente, portano via solo tempo ed energie.

Di Microsoft Copilot ne avevamo già parlato in un precedente articolo in anteprima, ma andiamo a scoprire più nel dettaglio quali sono stati gli annunci a riguardo che si sono susseguiti negli ultimi mesi, tra cui, non meno importante, quali saranno i requisiti minimi richiesti e le eventuali licenze.

L’evoluzione delle IA in un mondo sempre più connesso e l’avvento degli “AI chatbot”

Già da tempo, l’argomento “Intelligenza Artificiale” ha sfondato quella barriera che riteneva questa nuova tecnologia – e i tool ad essa collegata – relegati ad un ambiente esclusivamente specialistico e prettamente “informatico”, entrando a far parte sempre più del nostro quotidiano.
Soprattutto nell’ultimo anno abbiamo visto nascere un numero sempre più alto di tool appositi, più o meno specializzati su diversi settori, che permettono di sfruttare appieno la potenza di tecnologie di computazione dati tramite l’inserimento di semplici prompt (input) scritti, al fine di generare risultati in modo rapido ed efficiente. L’elaborazione del linguaggio naturale, utilizzato quotidianamente, si unisce al processo di Deep Learning come base delle IA per l’elaborazione dei dati, restituendo all’utente informazioni e previsioni il più accurate possibili sulla base dei dati analizzati.

L’esempio più conosciuto è ChatGPT. Il noto chatbot basato su IA, sviluppato da OpenAI e lanciato a novembre 2022, è già diventato l’emblema di come queste nuove tecnologie siano diventate improvvisamente non solo di facile utilizzo, ma siano veramente alla portata di tutti.
Accedendo all’applicazione, l’utente avrà la possibilità di porre richieste, fare domande o scrivere input in linguaggio colloquiale, e ChatGPT fornirà la propria “risposta” andando a utilizzare dietro le quinte complessi algoritmi di computazione dati e di apprendimento automatico. Il tutto all’interno di un’interfaccia che simula una vera e propria chat con un interlocutore, in modo da renderne l’utilizzo facile e immediato.

Anche Microsoft non è da meno, e ha già iniziato a investire e sviluppare in queste tecnologie da tempo.
Parlando di AI chatbot, non si può non citare “Bing Chat” e “Bing Chat Enterprise”, chatbot basati su IA e integrati direttamente all’interno del browser di ricerca Microsoft Edge, già a disposizione degli utenti.

Con il lancio di Microsft 365 Copilot, Microsoft si prefigge di fare un ulteriore passo in avanti: non solo metterà a disposizione la potenza di computazione e analisi dati in tempo reale delle IA chatbot, ma integrerà tutto questo all’interno di tutti i suoi applicativi e di quei programmi già diventati, ad oggi, lo standard di utilizzo di milioni di utenti e di business in tutto il mondo, accelerando a dismisura i processi di digitalizzazione già in atto.

Microsft 365 Copilot: l’ingresso dell’intelligenza artificiale all’interno dell’ecosistema Microsoft

Già dalla sua presentazione, Microsoft 365 Copilot viene presentato come “un modo tutto nuovo di lavorare”; questo nuovo tool, infatti, promette di combinare la potenza dei modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) con i dati presenti all’interno di Microsoft Graph e con le app di Microsoft 365. Il tutto sfruttando la potenza di una IA in costante evoluzione, permettendo di potenziare al meglio i propri utenti e, di conseguenza, il proprio business.

Microsoft Copilot sarà come una sorta di “contenitore” di analisi contenuti: registrato un input, andrà ad analizzare documenti, immagini, e più in generale, dati da qualsiasi fonte disponibile, in modo da elaborare immediatamente i contenuti e rispondere così in pochi secondi.

Ma da dove potremmo inserire questi input, questi famosi prompt di cui tanto si parla? Niente di più semplice: tramite shortcut da tastiera o icona sulla barra delle applicazioni si aprirà la schermata laterale di Copilot che simula una vera e propria chat, e potremo così iniziare a scrivere prompt e richieste. Che si tratti di modificare le impostazioni del PC, o di avviare le proprie playlist da Spotify, Copilot provvederà ad esaudire ogni richiesta.

Ma non finisce qui. Microsoft Copilot è stato progettato per portare un enorme contributo in ambito lavorativo. Infatti, può essere avviato direttamente all’interno delle applicazioni del pacchetto Office 365 e, da lì, essere sfruttato per le mansioni più disparate. Dalla richiesta di riassumere un documento in Word , ad analizzare tabelle e creare grafici in Excel , o addirittura dato un tema, creare una presentazione in PowerPoint  complessa e con tanto di animazioni, basterà scrivere la nostra richiesta e Copilot ci risponderà in men che non si dica.

Tutto questo, lasciando sempre piena libertà di gestione all’utente: si potranno quindi utilizzare gli output di Copilot come base di partenza per redigere e analizzare documenti, registrare note vocali. Potremmo revisionare, o addirittura segnalare, qualora Copilot interpreti i dati in maniera non corretta – o in modo non coerente con il nostro pensiero e business.
In questo modo, anche Copilot stesso “apprenderà” ed evolverà in continuazione, andando ad adattarsi sempre di più al nostro workflow, creando un database dati in continuo arricchimento e cercando di limitare il più possibile gli errori futuri.

Ma non solo! Copilot riesce a dare il suo supporto anche su altri fronti.

Integrato con Outlook, aiuterà gli utenti con la gestione della posta, analizzando lo storico delle conversazioni ed elaborando bozze di risposte, andando a ripescare dati ed informazioni non solo dalle conversazioni precedenti, ma anche da eventuali allegati o documenti citati – o direttamente da OneDrive – suggerendo il registro linguistico da adottare o quando rispondere, per una comunicazione più efficace.

Per non parlare dell’integrazione con Microsoft Teams: Copilot ci assisterà direttamente durante le call, fornendo supporto in tempo reale qualora gli venga richiesto di recuperare dati, rielaborare i punti emersi, suggerimenti o evidenziare criticità o competitor menzionati durante la riunione. Fornirà inoltre supporto qualora non si possa partecipare in prima persona ai meeting, generando recap automatici e registrando i punti salienti, rielaborando il tutto in vere e proprie trascrizioni.

Infine, grazie a Loop, avremo a disposizione un canva, uno spazio collaborativo di tipo multi-player, in cui un intero team potrà andare a collaborare e sfruttare le potenzialità dell’IA, lavorando contemporaneamente alla stessa idea e interpellando Copilot su diversi fronti, al fine di concludere più velocemente ed efficacemente un intero progetto. Tutto questo, tenendo traccia di quanto accade passo passo, in modo da poter tornare indietro e revisionare ogni qual volta sia necessario.

Questo – e moto altro ancora – sempre rimanendo all’interno della interfaccia stessa dell’applicazione in uso che già conosciamo.

Non solo Office365: Microsoft 365 Copilot all’interno dei sistemi ERP e CRM e le novità previste per la Wave 2 dell’autunno 2023

Microsoft 365 Copilot sembra andare a rivoluzionare quel metodo di lavoro già consolidato e comprovato per molte realtà, venendo in supporto all’interno dei programmi che vengono usati quotidianamente.
Tutto questo però non sarà limitato solo alle applicazioni Microsoft come il pacchetto Office 365 o Outlook. Anche i sistemi ERP e CRM, come Viva Sales, le app Dynamics 365 o Salesforce, potranno beneficiare del nuovo copilota di casa Microsoft.

Sarà possibile chiedere a Copilot di tener traccia e gestire le risposte email, creare riepiloghi a seguito di meeting o appuntamenti, all’interno degli stessi processi di vendita o servizio clienti, in modo da non dover bloccare gli utenti con quei compiti più ripetitivi e di puro task management.
A seguito di un meeting, Copilot potrà suggerire direttamente di aggiornare opportunità o generare offerte per un determinato cliente; ci potrà supportare nella creazione e gestione delle operazioni di marketing; addirittura, ci potrà assistere nella gestione di casi, andando ad analizzare lo storico e la knowledge registrata in modo da rendere più veloce ed efficace il supporto clienti
Allo stesso modo, Copilot potrebbe venirci in soccorso per la gestione delle attività legata all’e-commerce, o per stipulare insights predittivi per la gestione dei processi chiave per la supply chain.

Copilot ci verrà in aiuto anche a livello di configurazioni e automazioni, integrandosi perfettamente con Power Automate per poterci fornire supporto durante la creazione di workflow e automazioni anche complesse, senza dover necessariamente coinvolgere IT specialistico. Sarà infine possibile aggiungere il controllo di Copilot anche all’interno delle app canvas personalizzate, e configurare su quali dati potrà avere accesso.

Come si può vedere da questa breve introduzione, Microsoft ha intenzione di inserire Copilot letteralmente a 360° all’interno del suo ecosistema, senza tralasciare nulla.
Le prime novità entreranno in gioco già con il rilascio della seconda Wave del 2023. Per saperne di più, vi consigliamo di tenere d’occhio i canali ufficiali relativi alla Wave in vista di ottobre.

Sicurezza dati e privacy: l’impegno di Microsoft per una IA sicura e responsabile

Microsoft ha ribadito che il nuovo Copilot è stato studiato e progettato nei minimi dettagli, senza tralasciare le questioni etiche come la responsabilità nell’aver accesso a dati, anche sensibili, delle organizzazioni, o la privacy stessa. Tutte queste sono questioni fondamentali quando si parla di processo di digitalizzazione, e, con l’entrata in gioco delle IA, diventano ancora più imprescindibili e necessarie.

Lo scopo di Microsoft Copilot, in quanto assistente digitale basato su IA elaborativa e generativa, è quello di integrarsi all’interno dei processi di vendita delle aziende business, e mettere a disposizione i suoi potenti algoritmi di calcolo andando ad analizzare i dati a disposizione.
Questo sistema, inoltre, è pensato perché possa continuare ad evolversi nel tempo con nuove funzionalità, andando ad “imparare” dagli errori (segnalati come tali) ed adattandosi sempre di più al workflow di utenti e organizzazione.

Tutto questo, è stato sviluppato da Microsoft secondo principi fondamentali, quali:

• lo sfruttamento delle soluzioni Microsoft già esistenti in materia di sicurezza, conformità e privacy già distribuite nell’organizzazione;
• i modelli di autorizzazioni e consensi per proteggere i dati di tenant, gruppi e individui, in modo che gli utenti abbiano accesso ai soli dati cui devono necessariamente avere accesso;
• l’impegno per lo sviluppo di una IA responsabile, su principi di equità, affidabilità, privacy e sicurezza.

Bisogna sempre ricordare che, alla base di queste IA non c’è una vera e propria mente umana, ma un complesso gioco di algoritmi e codici basati su processi di Machine Learning e Deep Learning. Ciò significa che, nonostante queste cerchino di aggiornarsi e addestrarsi su modelli consolidati preesistenti, non è garantita la veridicità o la corretta interpretazione dei dati che vengono computati, e che comunque è sempre necessaria la supervisione umana per poter garantire il corretto utilizzo dello strumento in quanto tale.

Inoltre, il dibattito che accompagna le IA dalla loro creazione, ovvero fin quanto queste si potranno spingere nella sostituzione vera e propria dell’essere umano, è sempre più attivo e stimolante, e potrà portare a modelli di IA non solo più evoluti, ma anche più etici e consapevoli del loro ruolo di “macchina” in relazione all’uomo e all’interno della società stessa.

Per saperne di più, vi consigliamo di consultare la pagina Microsoft dedicata, riguardante la questione di privacy e sicurezza dati.

Requisiti minimi e licenze

Arriviamo, infine, alla questione requisiti minimi e licenze. Una premessa è doverosa: essendo la funzione non ancora ufficialmente rilasciata, le informazioni che andiamo a presentare potrebbero subire aggiornamenti o revisioni man mano che ci avviciniamo al rilascio. Vi consigliamo di fare sempre riferimento alla pagina dedicata di Microsoft, in modo da rimanere sempre aggiornati in caso di modifiche.

Durante gli ultimi mesi, Microsoft ha dato accesso anticipato ad un gruppo esclusivo di utenti e beta tester. Ciò che è emerso, ad oggi, è che Microsoft 365 Copilot necessiterà di una licenza add-on Microsoft E3, Microsoft E5, Business Standard o Business Premium, assieme ad un account Azure AD, in aggiunta a tutte le altre licenze già necessarie per usufruire degli altri applicativi (Office 365, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Dynamics 365, ecc…). Al momento, quindi, Copilot non potrà essere aggiunto ai piani Microsoft 365 Business Basic o ai piani personali.
Inoltre, all’interno delle app Microsoft 365, Copilot è attualmente disponibile in anteprima per i beta tester solo per la lingua inglese ed esclusivamente per gli Stati Uniti.

Una volta abilitato Copilot all’interno dell’organizzazione, sarà necessario abilitare gli utenti al canale di aggiornamento Current Channel di Microsoft 365 Apps, per poter dare loro accesso a tutti gli aggiornamenti relativi alle applicazioni Microsoft, e a Microsoft 365 Copilot stesso.
Infine, è consigliato allinearsi al network di Microsft 365, in modo da poter beneficiare di un’esperienza ottimale, minimizzando eventuali latenze di rete e incrementando la qualità del network utilizzato.
Alcune funzionalità di Microsoft Copilot necessiteranno inoltre di una connessione a WebSocket per la crittografia dei dati.

Le licenze di Microsoft Copilot potranno essere gestite assieme alle altre licenze all’interno dell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

In conclusione, nonostante il rilascio di Microsoft 365 Copilot non sia ancora ufficialmente annunciato, il nuovo tool di casa Microsoft ha già fatto tanto parlare di sé: aspettative, promesse, timori, sicuramente il suo avvento segnerà l’inizio di una nuova era nella digitalizzazione, aprendo le porte ad una nuova concezione del lavoro e del business.

Vi aspettiamo quindi ad ottobre per sapere se sarete tra coloro che testeranno Microsoft 365 Copilot all’uscita, e quali saranno le vostre impressioni.