Incomprensioni più frequenti nelle implementazioni degli ERP

Davo per scontato che …

Quante volte noi consulenti abbiamo sentito dire ai nostri clienti “davo per scontato che…” e lasciarsi andare ad un’infinita lista di funzionalità, report ed attività progettuali che ritenevano già inclusa nel progetto e che secondo loro ogni software da loro idealizzato avrebbe dovuto avere? Spesso la situazione diventa un vero e proprio punto di disaccordo, rischiando di mandare all’aria un intero progetto o far rivalutare il suo effort economico in modo significativo.  Andando ad analizzare le aspettative più comuni si può notare come esse siano ricorrenti e che spesso abbiano nulla a che fare con la specificità del settore nel quale opera il cliente.

Di seguito alcune delle incomprensioni più frequenti che si vengono a verificare quando implementiamo un ERP internazionale e i nostri consigli su come gestirle:

• Quali report sono inclusi? Spesso il cliente quando va ad implementare un nuovo ERP si rende conto che non ci sono strumenti di reportistica a lui familiari o che ritenga utili. Questo accade perché il cliente è abituato al suo vecchio gestionale che magari in dieci anni di utilizzo è stato customizzato con una quantità di report di controllo sodisfacente o semplicemente si sia adattato ai report contabili già presenti, dando così per scontato che tutti i gestionali siano fatti nello stesso modo. Andando però verso la nuova soluzione, in particolar modo quella internazionale, il cliente non si rende conto che la reportistica non sia la stessa. Un sistema internazionale che serve a coprire le esigenze dei clienti di vari settori, non avrà mai la profondità della reportistica al quale siamo abituati. Il nostro consiglio è di verificare in fase di analisi se la reportistica a supporto di tutte le attività aziendali copra le esigenze di controllo. E’ importante prestare attenzione soprattutto ai report contabili utilizzati mensilmente, in quanto i vendor internazionali non hanno la percezione delle sfumature delle contabilità italiana.
• Processo / Campo / Caso gestito: un ERP gestisce i processi basati sulle best practices internazionali. I processi sono stati studiati sul campione di migliaia di aziende in tutto mondo. Per questo motivo i processi ed i campi che offre sono quelli indispensabili. Spesso può accadere che un caso specifico o un campo preciso non siano inclusi nel sistema. Il nostro consiglio è di approcciare la fase di analisi e i successivi integration tests usando la regola di CRUD (Create, Read, Update, Delete) che permette di approfondire tutte le sfumature del processo aziendale. E’ molto meglio accorgersi che un piccolo particolare non sia stato gestito nella fase dei test piuttosto che riscontrare un malfunzionamento durante un periodo stressante come un Go Live.
• Unico PM (cliente /fornitore): I consulenti senior che vengono coinvolti nell’implementazione del sistema ERP sono molto abili a gestire i progetti e spesso sono in grado di anticipare le problematiche dei clienti, proponendo validi consigli su come approcciare le varie fasi. Tuttavia, frequentemente il cliente da per scontato che il consulente diventi automaticamente PM del progetto interno, rimandando a lui anche la comunicazione con i propri dipendenti e i propri fornitori. Dare per scontato che il capo progetto del fornitore possa avere il tempo o la forza per gestire anche i colleghi interni può causare ritardi e perdita del focus sul progetto. Il nostro consiglio è di scegliere un capo progetto interno che preveda il tempo che sarà necessario per seguire gli avanzamenti del lavoro e che affianchi i key users interni nelle analisi e nei test.

Una corretta implementazione del sistema ERP può aiutare a rendere efficiente il lavoro dell’azienda; tuttavia anche piccole mancanze, come un campo o un report non automatizzato, possono creare tensioni o addirittura raddoppiare il lavoro dell’utente. Dare per scontato che tutto funzioni come vogliamo senza essere testato o analizzato può portare un progetto fuori strada.