Business Central meglio on cloud o on premise?

Le alternative di deploy dell’ERP Microsoft, Dynamics 365 Business Central, in cantina/sulle nuvole/nello spazio?

Nel mio precedente articolo avevamo visto quali fossero i principali temi per scegliere tra on premise oppure on cloud per i propri sistemi, come per l’ERP. Non lo hai letto? Vai a leggerlo pigrone! 

Oggi, invece, vediamo quali sono le alternative che sono messe a disposizione dall’ERP Microsoft, Dynamics 365 Business Central. 

Il tema del deploy per quanto riguarda l’ERP Microsoft è da affrontare su due livelli: 

• “dove metterlo”, comunemente detto Deployment 
• “cosa serve”, comunemente detto Licensing 

Mischiare questi due temi rende tutto più complicato, quindi vediamoli uno alla volta e poi capiamo come si intrecciano. 

Ovviamente il software rimane lo stesso quindi interfaccia, modalità d’accesso, funzionalità, etc etc… restano le stesse identiche a prescindere da quale sia l’alternativa che ci interessa; a cambiare saranno esclusivamente “chi deve gestire cosa” e “quanti aggiornamenti arrivano quando”. 

Alternative di Deploy

Dynamics 365 Business Central prevede tre alternative di Deployment:

• SaaS
• PaaS
• On Premise

Vediamo quali sono i principali temi legati alle diverse alternative su Business Central.

SaaS

Alternativa Full Cloud, è chiaramente la soluzione su cui Microsoft sta puntando di più sia a livello strategico che a livello di investimenti. Ultima arrivata tra le alternative di deploy, ha già raggiunto una maturità come soluzione che permette di essere presa in considerazione ormai quasi in qualsiasi scenario, traguardo raggiunto in meno di 5 anni dalla nascita…proprio bravi!

Ad ogni modo alternativa SaaS significa che il Database è in mano Microsoft e questo porta due conseguenze: la prima è che il partner non ci può infilare direttamente le mani…cosa che viene comoda quando ci sono da fare tante personalizzazioni o sono state fatte in barba alle best practice Microsoft (retaggio molto diffuso delle vecchie gestioni). La seconda è che il sistema è più “blindato” e se si vogliono fare interfacce particolari o custom stratosferiche vanno fatte a modo…altrimenti è un problema.

Se si sceglie il mondo SaaS state attenti a una cosa: in questa modalità, gli aggiornamenti vengono rilasciati con due major release annuali…ovviamente i partner vengono avvisati con largo anticipo da Microsoft su quali saranno le features aggiunte/modificate dagli aggiornamenti, lasciando il tempo di fare gli aggiustamenti necessari. Ma in realtà non è sempre così banale, quindi assicuratevi che le soluzioni che utilizzate siano certificate da Microsoft. Se sono certificate, allora Microsoft stessa garantisce il loro funzionamento a prescindere dai vari aggiornamenti…se non lo sono, allora è chiaro che per il cliente aggiustare le cose perché sopravvivano con gli aggiornamenti più tosti significa un costo economico, e per il partner significa un costo di risorse. Occhio!

Altro tema non da poco, sempre collegato a quanto sopra: gli aggiornamenti. In SaaS funziona come il mondo Office 365 (che ormai si chiama Microsoft 365 da un pezzo, dai su fai attenzione) quindi si aggiorna in automatico alle scadenze decise da Microsoft. Questo in realtà non è necessariamente un punto forte, perché a prescindere che l’aggiornamento ci piaccia o meno, che stravolga una personalizzazione che mi sono fatto fare e che mi piace da matti, o qualunque altro motivo…quando arriva la data di aggiornamento, si aggiorna e fine della storia (in realtà come partner abbiamo la possibilità di far slittare la data, ma non è utile da sapere ai fini dell’esempio).

PaaS

Vuol dire che il sistema è deploiato su Cloud Azure…sì come prima… però qui l’ambiente è gestito dal partner e non direttamente da Microsoft. In questa modalità, il database è a disposizione. Quindi, volendo, ci si può mettere le mani e fare anche interventi non propriamente consigliabili, ma sono sicuro che sarete tutti così bravi e attenti da rispettare le best practice e canoni Microsoft per lavorare.

A parte tutto, questo semplifica spesso la vita, come accennato prima, per interfacce e custom particolari, ma soprattutto, se abbiamo fatto qualche intervento, non abbiamo più il problema degli aggiornamenti cattivi che ci rompono le custom. Eh già, perché in questo caso siamo noi a decidere quando passare ad un aggiornamento o ad una nuova versione.

Insomma, qui realizzare custom è più facile e a livello di servizi può costare qualcosa in meno sul breve termine ma a differenza del SaaS, quando si decide di passare ad una nuova versione (inutile che fate finta di niente voi che avete lo stesso ERP da 10 anni… ad un certo punto si dovrà passare ad una versione nuova) non succede tutto o quasi tutto in automatico; in questo caso bisogna fare un progetto di Migrazione…non è un progetto come una nuova implementazione, ma non è nemmeno uno scherzo da sottovalutare.

Piu versioni vanno saltate più è probabile che linguaggi e standard siano diversi e quindi sia più impegnativo adeguare il tutto.

Ora, facciamo un passetto indietro. Dicevamo che è sempre in cloud e sempre su Azure, ma su un ambiente cloud gestito dal partner, e questo ci offe due possibilità di scelta:

• Ambiente Condiviso
• Ambiente Dedicato

Nel primo caso, diversi clienti sono ospitati sullo stesso ambiente, fondamentalmente condividono macchine e risorse ma nessuno vede gli affari degli altri. Si risparmia un po’, però si è vincolati su altri temi come la versione o i layer di sicurezza o modalità di accesso…insomma qui deve essere tutto uguale per tutti.

Se si vuole avere un trattamento speciale, allora, ci si fa un Ambiente Dedicato, e su quello ci si muove come si vuole: si decide quando e se migrare ad una nuova versione, quanti e quali layer di sicurezza adottare, modalità di accesso, MFA, scansione della retina/impronta digitale, Bodyguard all’ingresso tutto quello che volete… Ovviamente, però, non condividendo con altri l’ambiente, i costi sono un po’ più alti.

On Premise

Vuol dire che il sistema è deploiato su un’infrastruttura fisica tendenzialmente nello scantinato insieme ai mostri che stanno sotto al letto oppure in stanze che sembrano i motori dell’Enterprise a seconda del tipo di azienda in cui vi trovate.

Che sia uno scantinato o un’astronave, della vostra infrastruttura ve ne occupate voi in un modo o nell’altro; quindi, o c’è qualcuno dei vostri che lo fa per mestiere o si paga qualcun’altro per farlo.

Ad ogni modo il sistema ha dei requisiti minimi per essere ospitato sulle macchine ma, come per il PaaS, si ha a disposizione DB e quant’altro… ovviamente, con tutto ciò che ne consegue.

Gli scenari più diffusi ci mostrano implementazioni ricche di interfacce con altri gestionali, soprattutto dove si gestisce la produzione o siano necessari dipartimentali o verticali particolari.

In questi casi passare ad una nuova versione è sempre complicato e se vi dicono che non è vero stanno mentendo. I motivi sono più o meno gli stessi del deploy PaaS, più è grande il salto più la migrazione assomiglia a un nuovo progetto.

Di sicuro, in quelle situazioni in cui si abbia una scarsa connettività, questa è quasi una scelta obbligata che esclude le precedenti.

Se invece che in casa vostra, l’hardware è in casa di qualcun altro o addirittura sul cloud di qualcun altro, allora per il software non cambia assolutamente nulla.

Il vero tema sull’on premise non ve lo dico…perché è un aspetto legato al licensing e lo vediamo separatamente nel prossimo capitolo ahah…o paragrafo

Alternative di Licensing

Passiamo, invece ad affrontare il discorso licenze: anche se non è banale, cercherò di semplificare al massimo la questione.

I tre scenari visti sopra li possiamo dividere in due categorie:

• licenze a canone
• licenze perpetue

Se siete stati attenti, avrete già capito che il SaaS e il PaaS sono scenari a canone, quindi si avranno dei costi ricorrenti che concederanno il diritto d’uso del sistema fintanto che si sostengono, diventando molto simili in effetti a dei costi operativi, OPEX per gli amici.

Inclusi in questi costi, ovviamente, ci saranno anche tutti i costi per l’infrastruttura e via dicendo, rimanendo onere del cliente la solo connettività…senza quella è impossibile lavorare con il cloud!

Al contrario, le licenze perpetue con l’acquisto danno il diritto di proprietà sulla versione del software che si è comprata, quindi molto simile invece a un costo capitale, o CAPEX (per i pro).

In questo caso ovviamente bisognerà preoccuparsi di tutto l’aspetto infrastrutturale e manutentivo.

Qui si apre tutto un dibattito tra chi preferisce gli OPEX e chi i CAPEX ma non voglio entrare in questo annoso dibattito… nell’articolo precedente ci sono alcuni spunti per capire cosa vi può piacere di più…ma potrebbe essere anche un’idea per un prossimo articolo in effetti…

In realtà le licenze perpetue hanno legata un’altra voce di costo, ovvero il Canone di Manutenzione. Questo è un canone annuale ricorrente, pari ad una percentuale del valore nominale della licenza acquistata che concede il diritto di ottenere da Microsoft una serie di aggiornamenti/adeguamenti/fix e via dicendo. Non vi dico nemmeno cosa succede se non lo volete mantenere attivo… il software continuerà a funzionare per carità, però tenetelo attivo così viviamo tutti più sereni.

Adesso aggiungiamo un fattore comune, a seconda di quali siano le esigenze dei miei utenti sul sistema. Abbiamo a disposizione 3 licenze alternative con costi differenti e possibilità di agire sul sistema diversamente:

• Premium User
• Essential User
• Team Member

Il primo e il secondo sono utenti “Full” diciamo, plenipotenziari, ma sono scelte alternative, ergo non possono coesistere sul sistema utenti Premium ed Essential: gli utenti Full o sono tutti Premium o sono tutti Essential.

Cosa cambia? Detto in modo sintetico, le aree del sistema su cui possono operare, se si gestisce a sistema la produzione e/o il service allora serviranno utenti Premium, se invece queste due aree non sono di interesse sono sufficienti gli utenti Essential…indovinate quali costano di più? Bravissimi i Premium avendo tutte le aree del sistema a disposizione costano di più, la differenza tra le due licenze è circa un terzo del valore.

I Team Member, invece, sono utenti che hanno un costo molto più ridotto circa il 10/15% delle due sopra, e fondamentalmente possono visualizzare un po’ tutto sul sistema ma possono operare solo su pochi campi. Diciamo che è la licenza per due profili: il grande manager che entra sul sistema per controllare numeri e risultati, ma che operativamente non ci mette mano, oppure quegli operatori che devono fare attività molto limitate e precise.

Arriviamo infine al vero tema dell’onprem che ho annunciato prima con tanta suspance…immagino non stiate più nella pelle…

Come già anticipato Microsoft sta puntando molto sulla versione SaaS, talmente tanto molto che ha deciso di applicare tutta una serie di manovre per disincentivare l’onpremise.

La natura dei disincentivi sono aumenti di costo ovviamente, come del canone di manutenzione, come è già successo l’anno scorso e come succederà di nuovo verso la fine di quest’anno, o del prezzo delle nuove licenze, o addirittura la chiusura del listino on premise per i futuri nuovi clienti!

Insomma, la strada che ha deciso di percorrere Microsoft è chiara e se voi rientrate tra coloro che hanno deciso che invece la strada da seguire sia l’onpremise e vi interessa Microsoft affrettatevi!

Se al contrario, siete tra coloro che attualmente sono onpremise ma hanno voglia e possibilità di darsi una “svecchiata”, proprio come ci sono disincentivi per l’onprem, ci sono anche incentivi per le migrazioni al SaaS!! Ad esempio, una interessantissima Promo Microsoft, interessante vero? Leggi l’articolo che abbiamo scritto in merito, oppure contattaci!

 

 

Umberto Jacassi

Sales Account