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Cinque vantaggi dei flussi di approvazione automatici tra CRM, SharePoint e Teams

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Dynamics 365, SharePoint e Teams parlano già la stessa lingua: scopri come trasformare questa integrazione in un sistema di approvazione su misura per la tua azienda

Ogni azienda che gestisce processi commerciali complessi conosce bene il collo di bottiglia delle approvazioni. Un’offerta commerciale pronta per essere inviata al cliente resta in attesa giorni perché il direttore generale è in trasferta. Un contratto importante richiede la firma del CFO che non ha accesso immediato al sistema. Un documento legale deve passare per tre livelli di controllo, ciascuno con modalità diverse di revisione.
Il risultato? Opportunità perse, clienti che si rivolgono alla concorrenza più veloce, frustrazione nei team commerciali che vedono vanificare settimane di lavoro per un ritardo amministrativo. Il problema non è la mancanza di volontà, ma l’inefficienza dei processi che gestiscono le approvazioni.
Le aziende che utilizzano Dynamics 365 CRM e Microsoft 365 hanno già le fondamenta tecnologiche per risolvere questo problema. Ma trasformare questi strumenti in workflow efficaci richiede progettazione accurata e sviluppo su misura: ogni organizzazione ha regole decisionali proprie, eccezioni specifiche, ruoli che non si adattano a soluzioni preconfezionate.

Oltre le funzionalità native: quando serve sviluppo su misura

Microsoft fornisce i mattoni: Dynamics 365 CRM per gestire i dati, SharePoint per archiviare i documenti, Teams per le comunicazioni, Power Automate per costruire automazioni. Ma questi mattoni non si assemblano da soli in un processo di approvazione che funziona.
Serve analizzare i flussi decisionali attuali, capire chi approva cosa e in quale sequenza, definire le condizioni che determinano percorsi diversi, mappare le eccezioni che ogni processo reale contempla. Un flusso di approvazione documentale efficace richiede:

  • Trigger personalizzati che si attivano quando specifici campi nel CRM raggiungono determinati valori o stati
  • Logiche condizionali che indirizzano i documenti ai giusti approvatori in base a regole di business complesse
  • Integrazione tra il database di Dynamics 365, SharePoint e il sistema di notifiche Teams
  • Meccanismi di escalation, reminder automatici, gestione dei timeout

Niente di tutto questo esiste in modo aderente ai processi reali di un’azienda strutturata. È sviluppo applicativo che richiede competenze specifiche su Power Platform e capacità di tradurre processi aziendali in logiche automatizzate.

L’architettura di una soluzione di approvazione integrata

Il punto di partenza è sempre il CRM, dove risiedono i dati operativi: opportunità commerciali, offerte, contratti, documenti di progetto. Quando un utente carica un documento o porta un record in uno stato che richiede approvazione, viene attivato un flusso Power Automate appositamente sviluppato.

Questo flusso orchestra una serie di operazioni: preleva il documento dal CRM, lo archivia in una location specifica di SharePoint rispettando la tassonomia documentale aziendale, identifica gli approvatori in base alle regole configurate sul Dataverse e invia notifiche via email o Teams personalizzate con il contesto necessario.

Quando l’approvatore agisce, il flusso cattura la risposta, aggiorna lo stato nel CRM, registra chi ha approvato o rifiutato con timestamp e commenti, e gestisce il passo successivo: attiva il livello di approvazione seguente, sblocca il processo operativo se completato, o notifica il richiedente in caso di rifiuto riportando il documento in stato di revisione.

Questa architettura è la base su cui si costruiscono vantaggi concreti per il business.

Vediamo i cinque più rilevanti per le aziende che decidono di strutturare i propri processi approvativi sull’ecosistema Microsoft.

1. Velocità decisionale senza compromettere il controllo

Quando un commerciale finalizza un’offerta, il workflow verifica automaticamente le condizioni: tipo di cliente, marginalità, presenza di clausole particolari. In base a questa analisi determina chi deve approvare e invia una notifica contestualizzata con tutte le informazioni rilevanti. Il documento è già disponibile su SharePoint, accessibile con un clic.

L’approvazione avviene in mobilità, dall’app Teams, senza aprire altri sistemi. Se il decisore rifiuta con un commento, il sistema registra tutto e riporta il documento in stato di revisione. L’intero ciclo che prima richiedeva giorni di email incrociate e solleciti si completa in poche ore con tracciabilità completa.

2. Logiche di approvazione complesse rese semplici per gli utenti

Ogni organizzazione ha regole che sembrano semplici a parole ma diventano labirinti di eccezioni nella realtà. “Le offerte sotto 50.000 euro le approva il direttore commerciale, sopra serve anche il CFO, ma se il cliente è storico basta il direttore, però se ci sono condizioni di pagamento particolari serve sempre il CFO.”

Trasformare queste logiche in un sistema automatico richiede sviluppo di condizioni articolate in Power Automate. Il risultato per l’utente è semplicità: carica il documento, il sistema fa il resto. Dietro quella semplicità il workflow gestisce approvazioni sequenziali o parallele, escalation automatiche per mancate risposte, percorsi differenziati per tipologia di documento. Quando i processi evolvono, il workflow si adatta perché è costruito su regole personalizzate, non su template rigidi di terze parti.

3. Tracciabilità completa e conformità garantita

In settori regolamentati o in aziende certificate, la tracciabilità delle approvazioni non è un optional ma un requisito. Chi ha approvato cosa, quando, con quali commenti, quale versione del documento era in gioco.
L’integrazione CRM-SharePoint-Teams crea automaticamente questa audit trail strutturata.

Ogni passaggio viene tracciato nel CRM collegato al record pertinente, mentre su SharePoint vengono gestite le versioni del documento con metadata che collegano ogni versione al processo di approvazione corrispondente. Quando un ente certificatore chiede evidenza delle approvazioni, l’informazione è immediatamente disponibile, completa, verificabile.

4. Flessibilità nel modo di comunicare le approvazioni

Il sistema si adatta alle preferenze di comunicazione di ogni ruolo aziendale, non il contrario. Chi vive nella casella di posta riceve le approvazioni via email, chi gestisce tutto da Teams le riceve come notifica, chi preferisce un riepilogo periodico ottiene una lista delle approvazioni pendenti.

Significa anche che il sistema gestisce le eccezioni operative: il cliente con accordi particolari che richiede sempre l’approvazione dell’amministratore delegato, il documento urgente con percorso accelerato, la modifica minore che non richiede tutti i livelli ordinari. Queste specificità vengono codificate nel flusso e gestite automaticamente. Il risultato è un sistema invisibile nella sua efficienza: gli utenti non pensano al workflow, pensano al loro lavoro.

5. Integrazione documentale coerente con i processi aziendali

La gestione dei documenti spesso vive parallela alla gestione dei processi: i documenti sono su SharePoint, i processi nel CRM, e il collegamento tra i due esiste solo nella testa di chi li gestisce.
Una soluzione di approvazione integrata risolve questa frammentazione con un collegamento bidirezionale: il documento conosce il suo processo, il processo conosce il suo documento.

Aprendo un’opportunità nel CRM vedete non solo il file, ma l’intero storico di approvazione. Aprendo il documento su SharePoint vedete a quale processo appartiene e qual è il suo stato nel flusso. Per organizzazioni con esigenze di compliance avanzate, questo collegamento strutturato trasforma l’archivio documentale da deposito passivo a specchio vivo del ciclo di business.

Casi d’uso concreti: dalla teoria all’implementazione

Approvazione offerte commerciali con logiche multi-livello
Un’azienda manifatturiera ha sviluppato un workflow che analizza ogni offerta in base a valore, marginalità e tipo di cliente, determinando automaticamente il percorso di approvazione corretto tra direttore commerciale, CFO, responsabile produzione e legal. Ogni approvatore riceve solo le informazioni rilevanti per il suo ruolo.

Validazione documenti legali con controllo versioni
Uno studio professionale ha implementato un sistema dove i documenti passano automaticamente per validazione senior e approvazione del responsabile legal. Il workflow gestisce versioni su SharePoint con metadata specifici, notifica gli approvatori solo quando il documento è pronto per la review e registra i commenti di ogni revisore collegati alla versione specifica.

Controllo qualità multi-fase per materiali tecnici regolamentati
Un’azienda con documentazione tecnica regolamentata gestisce quattro fasi di controllo con tempistiche definite, escalation automatica in caso di mancata risposta e percorsi accelerati per modifiche minori. La tracciabilità completa soddisfa i requisiti delle certificazioni di settore.

Domande frequenti sui flussi di approvazione automatici

Quali strumenti Microsoft servono per implementare flussi di approvazione documentale?

Per creare flussi di approvazione integrati sono necessari Dynamics 365 CRM per gestire i dati operativi, SharePoint per l’archiviazione documentale, Microsoft Teams o Outlook per le notifiche e Power Automate per sviluppare i workflow. Tutti questi strumenti fanno parte dell’ecosistema Microsoft 365 e comunicano nativamente tra loro attraverso Dataverse, il database comune della piattaforma.

È possibile integrare flussi di approvazione con ERP diversi da Dynamics 365?

Sì, Power Automate dispone di centinaia di connettori che permettono di integrare i flussi di approvazione con altri sistemi ERP come SAP, Oracle o sistemi legacy. Il flusso può prelevare dati da qualsiasi sistema che esponga API o database accessibili, archiviarli su SharePoint e gestire le approvazioni attraverso Teams, mantenendo la tracciabilità completa nel sistema di origine.

Gli approvatori devono avere licenze Dynamics 365 per approvare i documenti?

No, questo è uno dei vantaggi principali dell’architettura integrata. Gli approvatori ricevono le richieste via email o Teams e possono approvare o rifiutare direttamente da questi strumenti, senza mai accedere al CRM. Servono solo le licenze Microsoft 365 che già utilizzano quotidianamente. Il workflow Power Automate si occupa di propagare le decisioni al CRM automaticamente.

I flussi di approvazione garantiscono conformità normativa e tracciabilità per audit?

Sì, una soluzione sviluppata correttamente registra automaticamente ogni passaggio del processo: chi ha ricevuto la richiesta, quando l’ha visualizzata, la decisione presa, eventuali commenti, versioni del documento coinvolte. Queste informazioni vengono storicizzate sia nel CRM che su SharePoint con timestamp e metadata strutturati. Per certificazioni ISO o altri standard di qualità, la tracciabilità completa è immediatamente disponibile e verificabile senza ricerche manuali.

Il valore della consulenza nella progettazione di workflow

Dietro ogni workflow efficace c’è un processo di analisi che identifica dove si creano i rallentamenti, quali informazioni servono a ogni decisore, quali eccezioni vanno gestite. Non si tratta di installare un software o attivare funzionalità, ma di capire i processi specifici, progettare soluzioni che eliminano le inefficienze, sviluppare i workflow con Power Platform e affinarli nel tempo.

I processi di approvazione rallentano il tuo business? Il team Dynamics 365 e Power Platform di Var Prime può analizzare i flussi decisionali, progettare soluzioni integrate nell’ecosistema Microsoft e sviluppare workflow che trasformano giorni di attesa in processi fluidi e tracciabili. Contattaci per una consulenza personalizzata.

 

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Intranet: I migliori servizi del 2023

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Intranet:I migliori servizi del 2023

Microsoft Viva per abilitare all’eccellenza

Come ogni anno, il contest indetto dal Nielsen Norman Group a proposito delle migliori 10 intranet del 2023, offre spunti interessanti.

Dal report sono emersi i servizi più innovativi e performanti per i progetti premiati:

  • il supporto alla modalità di lavoro ibrido
  • la promozione della connessione e della collaborazione
  • l’utilizzo efficace dell’intelligenza artificiale grazie ai chatbot
  • la crescita dei dipendenti
  • il potenziamento del concetto di intranet verso il digital workplace

Vediamo cosa si intende nel dettaglio e come Microsoft può abilitare tali funzionalità partendo, nel nostro caso, dall’assunto che il portale intranet sia realizzato su Microsoft SharePoint.

Modalità di lavoro ibrido

L’allentarsi della pandemia ha favorito per molte aziende un modello di lavoro ibrido. Per tale motivo le intranet hanno agevolato questo tipo di impostazione fornendo servizi ad hoc quali ad esempio:

  • prenotazione scrivanie, posti auto e mensa aziendale
  • possibilità di verificare il volume di afflusso negli uffici nei diversi giorni per fare una scelta di accesso consapevole
  • servizio aggiornamento facoltativo sullo stato della vaccinazione
  • erogazione di informazioni sulle norme di comportamento igienico/sanitarie

Grazie alla dashboard di Viva Connection, l’accesso alle attività quotidiane è immediata e funzionale.

Promozione della collaborazione

L’utilizzo della intranet per connettere i dipendenti migliora la produttività, la creatività, l’innovazione e il lavoro di squadra, rispondendo al contempo alle esigenze intrinseche di interazione sociale e culturale che i dipendenti potrebbero aver perso a causa della pandemia.

Per promuovere la connessione i contenuti condivisi sono diventati più ingenti e tesi alla collaborazione interna.

Sono state create comunità, gruppi di collaborazione, wiki, sondaggi e scambi di informazioni “più ludiche” per avvicinare maggiormente le persone, anche se non in presenza.

L’applicazione di Viva Connection e di Viva Engage abilita il processo di comunicazione grazie a strumenti facili da usare ed integrati dentro Teams, favorendo la creazione di community interne.

Chatbot ed intelligenza artificiale

Grazie ai chatbot, i dipendenti possono usufruire di modi innovativi per accedere a informazioni e servizi.

Attraverso la capacità di comprendere e rispondere a domande in linguaggio naturale, questi chatbot offrono un’interfaccia intuitiva e facile da usare.

Dalla risposta alle domande più frequenti, alla fornitura di assistenza personalizzata, i chatbot basati sull’intelligenza artificiale hanno migliorato il self-service dei dipendenti e ridotto le richieste di supporto.

Viva Topics risponde ad analoghe necessità di ricerca e supporto creando reti di contenuti interconnessi per argomento.

Crescita e sviluppo professionale

Per trattenere i dipendenti durante le grandi dimissioni e aiutare i talenti a crescere, le migliori intranet hanno incluso servizi legati alla carriera. Questi sono rappresentati da spazi centralizzati dove i dipendenti hanno potuto accedere a risorse, strumenti e indicazioni per l’apprendimento continuo, lo sviluppo delle competenze e la pianificazione della carriera.

In taluni casi, grazie alla intelligenza artificiale, si sono abbinati i dipendenti a profili, progetti e posizioni organizzative rilevanti in base alle competenze, esperienze e ambizioni di carriera.

La definizione degli obiettivi ha consentito ai dipendenti di gestire lo sviluppo della propria carriera e di accedere alle risorse di apprendimento in un hub centralizzato.

Viva Learning supporta questo processo grazie all’accesso agevolato alla formazione.

Viva Goals permette di definire obbiettivi per team e per i singoli e monitorarne l’avanzamento.

I manager sono stati  supportati nella crescita del loro team, mentre la funzione di definizione degli obiettivi dei dipendenti, ha permesso loro di impostare e gestire i piani annuali di sviluppo.

La intranet come digital workspace

Le integrazioni di app che visualizzano le informazioni direttamente sulla intranet sono diventate un must per le migliori intranet.

Nel 2023, la maggior parte dei vincitori ha dimostrato che una intranet non è più solo uno strumento in cui ottenere notizie ma è un luogo in cui svolgere attività lavorative senza cambiare applicativo.

Molte intranet presentano:

  • elenco delle attività da svolgere e la possibilità di richiedere, inviare, monitorare e approvare le attività
  • integrazioni con software di hr per prenotare risorse, assenze, accesso a cedolino e welfare

Sempre di più il percorso di evoluzione delle intranet verso il Digital Workplace si concretizza, e anche grazie agli strumenti Microsoft come la suite Viva e flussi PowerAutomate, l’interconnessione è sempre più semplice e a portata di mano.

 

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

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Microsoft Viva Topics

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Microsoft Viva Topics

Come ottimizzare la conoscenza collettiva

Recentemente è stato rilasciato il modulo  Microsoft Viva Topics in lingua italiana, lo strumento che organizza le competenze ed i contenuti all’interno della organizzazione, aiutando le persone a trovare e sfruttare al meglio informazioni e conoscenze.

Consideriamo che le persone perdono circa 1 ora al giorno per ricercare informazioni (Spiceworks/Ziff Davis survey commissioned by Microsoft, 2021), grazie a Viva Topics è possibile appiattire la curva di apprendimento dei dipendenti che entrano a far parte della organizzazione e ottimizzare il tempo lavorativo in azienda.
Per ogni tipologia di argomento:

  • possono essere identificati esperti sulla tematica
  • viene liberata la conoscenza collettiva
  • si ottimizza il tempo di ricerca

Grazie alla intelligenza artificiale, gli argomenti vengono identificati, si creano delle pagine per argomento che sono costantemente alimentate e, grazie alle topics card, queste compariranno in tutte le applicazione del mondo 365 fruite dall’utente.

Overview Microsoft Viva Topics

Viva Topics trasforma i contenuti in conoscenza fruibile, usa l’intelligenza artificiale per identificare, elaborare e organizzare contenuti aziendali in conoscenza accessibile.

Microsoft 365

Viva Topics evidenzia automaticamente gli argomenti nelle pagine del sito moderno di SharePoint

  • I proprietari del sito possono inserire manualmente un argomento in evidenza con la funzione tag hash
  • Gli utenti possono selezionare l’argomento evidenziato per visualizzare una scheda Argomento e possono cercare argomenti
  • Il Topic Center offre una visione personalizzata della conoscenza rilevante

Cura della conoscenza

Come anticipato, l’intelligenza artificiale ci aiuta evidenziando i contenuti più rilevanti e proponendo delle aggregazioni sensate, ma l’ultima parola spetta chiaramente a chi gestisce il sistema:

  • Viene creata la prima bozza dall’intelligenza artificiale
  • Il gestore può modificare ed ottimizzare la pagina come ritiene più opportuno
  • L’intelligenza artificiale aggiorna costantemente le informazioni grazie ai nuovi contributi degli utenti

E’ possibile gestire diversi ruoli all’interno di Viva Topics:

  • Visitatori e contributori: vedono i topics e possono contribuire ad implementarne i contenuti
  • Knowledge manager: coloro che gestiscono gli argomenti, approvano i contenuti e rimuovono gli argomenti non validi
  • Knowledge admin: configurano tecnicamente il sistema

Ottimizzazione ambiente

Per poter ottenere il massimo da Viva Topics, vengono consigliate alcune attività propedeutiche

Viva Topics

  • Migrare i contenuti verso SharePoint online: generalmente si vedono buoni risultati sopra i 20.000 documenti e almeno 50-100 utenti attivi. Ci vogliono circa 2 settimane per recepire i nuovi argomenti
  • Collegare le informazioni a Microsoft Graph: grazie a questo sarà possibile indicizzare contenuti esterni
  • Modernizza le pagine di SharePoint online: le schede e gli argomenti vengono visualizzati solo nelle pagine moderne di SharePoint
  • Sicurezza dei contenuti: ricordarsi sempre di bilanciare la tipologia di contenuto con la Privacy
  • Identificare i gestori degli argomenti: l’amministratore dovrà assegnare le autorizzazioni in maniera adeguata

 

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Federica Bottino

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Che cos’è Microsoft SharePoint e quali sono i principali scenari d’uso aziendali

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MIcrosoft Sharepoint

Ottimizzare la produttività con SharePoint: esempi d’uso in azienda

Microsoft SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti che consente alle aziende di creare e gestire documenti, liste e applicazioni personalizzate. SharePoint è una soluzione versatile e scalabile che può essere utilizzata per diverse attività aziendali, tra cui la gestione documentale e la comunicazione interna.

SharePoint consente agli utenti di condividere informazioni e risorse utilizzando strumenti personalizzati. Le persone possono creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni condivise e collaborare su di essi in tempo reale utilizzando strumenti di editing integrati. SharePoint offre anche una serie di funzionalità avanzate, come la gestione delle autorizzazioni, la ricerca e la personalizzazione.

Oltre a questo, SharePoint può essere utilizzato per realizzare Intranet aziendali, fornendo un punto centrale per la condivisione di informazioni, documenti e processi. Le Intranet di SharePoint possono essere personalizzate per soddisfare le esigenze specifiche di ogni azienda e possono anche essere integrate con altre applicazioni.

SharePoint può essere integrato con altre applicazioni Microsoft come Office 365 e Dynamics 365, per una maggiore efficienza e flessibilità. Inoltre, SharePoint può essere utilizzato con altre piattaforme come Microsoft Teams, per una migliore collaborazione e comunicazione all’interno dell’azienda.

Scenari d’uso aziendali di Microsoft Sharepoint

In questo articolo, esploreremo i principali scenari d’uso aziendale per Microsoft SharePoint.

Gestione dei documenti: SharePoint offre un’area centralizzata per la gestione dei documenti aziendali, consentendo ai dipendenti di accedere, condividere e collaborare su documenti in modo sicuro. Inoltre, SharePoint include funzionalità di versioning e controllo delle modifiche per garantire che le versioni più recenti dei documenti siano sempre disponibili.

Portali Intranet: SharePoint può essere utilizzato per creare portali intranet personalizzati che possono essere utilizzati come hub per la comunicazione aziendale, la condivisione di informazioni e la gestione dei progetti. I dipendenti possono accedere a questi siti da qualsiasi luogo e dispositivo, rendendo più facile la collaborazione e la comunicazione tra team.

Gestione dei flussi di lavoro: SharePoint offre una serie di modelli di flusso di lavoro pre-configurati che possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda. Ad esempio, è possibile utilizzare flussi di lavoro per la gestione delle approvazioni, la distribuzione delle attività o la gestione delle richieste.

Collaborazione in tempo reale: SharePoint offre una serie di strumenti per la collaborazione in tempo reale, tra cui chat, video conferenze e coauthoring in documenti. Questi strumenti possono essere utilizzati per facilitare la collaborazione tra team remoti o per velocizzare la risoluzione dei problemi in tempo reale.

Analytics e reporting: SharePoint offre la possibilità di analizzare i dati aziendali in modo intuitivo, utilizzando dashboard e report pre-configurati o personalizzati. Queste informazioni possono essere utilizzate per prendere decisioni informate e monitorare l’efficienza dei processi aziendali.

Microsoft 365 e Sharepoint: una piattaforma versatile per ogni ambito aziendale

Ecco alcuni esempi pratici d’uso di Microsoft SharePoint in vari ambiti aziendali:

Ufficio Marketing: Il team di marketing potrebbe utilizzare SharePoint per gestire i documenti relativi alle campagne pubblicitarie, organizzare le attività relative ai progetti e condividere idee in tempo reale tramite chat e video conferenze. Inoltre, è possibile utilizzare SharePoint per creare una pagina intranet dedicata all’ufficio marketing, che possa essere utilizzata per pubblicare annunci, comunicati stampa e altri contenuti aziendali.

Ufficio Amministrazione: L’ufficio amministrazione potrebbe utilizzare SharePoint per gestire la documentazione finanziaria, le fatture e i report contabili. Inoltre, è possibile utilizzare un flusso di lavoro personalizzato per la gestione delle approvazioni delle spese e delle richieste di finanziamento.

Ufficio Risorse Umane: Il team delle risorse umane potrebbe utilizzare SharePoint per gestire le informazioni relative ai dipendenti, organizzare i programmi di formazione e condividere informazioni sulle opportunità di carriera. Inoltre, SharePoint può essere utilizzato per creare una pagina intranet dedicata alle risorse umane, che possa essere utilizzata per pubblicare annunci sulle opportunità di lavoro e altri avvisi aziendali.

Ufficio IT: Il team IT potrebbe utilizzare SharePoint per gestire i documenti relativi alla sicurezza dei sistemi e alle politiche aziendali. Inoltre, è possibile utilizzare SharePoint per creare una pagina intranet dedicata all’ufficio IT, che possa essere utilizzata per pubblicare annunci sugli aggiornamenti del sistema e altri avvisi tecnici.

Ufficio Vendite: Il team delle vendite potrebbe utilizzare SharePoint per gestire le informazioni relative ai clienti, organizzare le attività relative ai progetti e condividere informazioni sulle opportunità di vendita. Inoltre, è possibile utilizzare SharePoint per creare una pagina intranet dedicata all’ufficio vendite, che possa essere utilizzata per pubblicare annunci sulle opportunità di vendita e altri avvisi aziendali.

In conclusione, Microsoft SharePoint è una piattaforma molto versatile che offre molte opportunità per ottimizzare i processi aziendali e aumentare l’efficienza dei team. Se si desidera migliorare la collaborazione, la gestione dei documenti e la comunicazione aziendale, SharePoint è una soluzione da considerare.

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