Documenti, approvazioni e scadenze in un unico percorso: con SharePoint, Power Automate e un portale costruito sulle esigenze dell’azienda, anche con il supporto dell’AI, la collaborazione con i fornitori diventa più ordinata e tracciabile. Ne parliamo nel webinar del 25 novembre.
Certificazioni in scadenza, documenti inviati in allegato, approvazioni da rincorrere e versioni difficili da distinguere. Quando la relazione con i fornitori passa soprattutto dalla posta elettronica, ricostruire lo stato di una pratica richiede tempo e dipende da chi l’ha seguita.
Il problema non è eliminare le email, ma evitare che siano l’unico luogo in cui risiedono informazioni, decisioni e responsabilità.
Un caso che molti riconosceranno
Mancano tre settimane all’audit di certificazione. La Responsabile Qualità di un’azienda manifatturiera deve dimostrare che i fornitori qualificati hanno certificazioni e documenti in regola.
Inizia la ricerca. Alcuni certificati sono negli allegati delle email, altri in una cartella condivisa, altri ancora li ha gestiti un collega dell’ufficio acquisti, che però è in ferie. Due fornitori hanno inviato una versione aggiornata, ma non è chiaro se qualcuno l’abbia verificata. Un certificato è scaduto il mese scorso e nessuno se n’è accorto.
Seguono giorni di email, solleciti e fogli Excel per ricostruire una situazione che, in un processo governato, sarebbe disponibile in pochi clic.
Email usate come archivio, scadenze gestite in emergenza, versioni incerte: se vi riconoscete in almeno uno di questi passaggi, il problema non sono le persone, ma il processo.
Lo stesso caso, con un portale fornitori
Ogni fornitore accede alla propria area riservata, vede quali documenti gli sono richiesti e li carica direttamente. Da quel momento il documento segue un percorso definito: chi lo verifica, chi lo approva, quando diventa valido e quando va aggiornato.
Prima della scadenza di un certificato, ad esempio trenta giorni prima, parte in automatico un promemoria al fornitore e una notifica al referente interno. Il giorno dell’audit, la Responsabile Qualità apre una vista con lo stato di ogni fornitore e lo storico di chi ha caricato, verificato e approvato ogni documento.
Cosa cambia per l’azienda
- Stato delle pratiche sempre visibile: nessuna ricostruzione via email.
- Scadenze sotto controllo: promemoria automatici prima che un documento scada, non dopo.
- Una sola versione valida: ogni documento ha uno stato chiaro, in verifica, approvato o sostituito.
- Audit più rapidi: lo storico di caricamenti e approvazioni è già pronto.
- Meno solleciti: i fornitori sanno in autonomia cosa caricare e quando.
- Accessi controllati: ogni fornitore vede solo ciò che lo riguarda.
- Continuità: se un referente è assente, le informazioni restano disponibili.
Le tecnologie Microsoft, con un’architettura su misura
Non tutti i portali richiedono la stessa soluzione. Per questo partiamo dal processo, dagli utenti coinvolti e dal patrimonio Microsoft già presente in azienda. Le strade principali sono due:
- SharePoint Online con app SPFx (SharePoint Framework): interfacce dedicate costruite all’interno di SharePoint, con liste e raccolte documentali come base della soluzione. L’accesso dei fornitori esterni richiede una corretta configurazione della collaborazione guest e dei permessi.
- Power Pages: da valutare quando serve un sito dedicato all’interazione con gli utenti esterni, con i dati gestiti in Dataverse.
Le due opzioni non sono intercambiabili in ogni scenario: la scelta dipende da esperienza d’uso, gestione degli accessi, complessità del processo e costi complessivi. In entrambi i casi, SharePoint organizza il patrimonio documentale, Power Automate accompagna approvazioni, notifiche e promemoria e Dataverse, quando previsto, gestisce anagrafiche e pratiche.
L’AI come passo successivo
Una volta organizzati documenti e processi, si può aggiungere un agente realizzato con Copilot Studio che risponda alle domande ricorrenti, spieghi quali documenti sono richiesti e guidi il fornitore nei passaggi previsti. Se collegato ai dati del processo, può supportare anche la consultazione dello stato di una pratica: capacità che richiedono integrazioni e autorizzazioni specifiche e non derivano automaticamente dalla presenza dell’agente.
Il documento resta la fonte, mentre l’AI semplifica l’accesso alla conoscenza. I benefici vanno verificati sul caso concreto, mantenendo sempre la possibilità di consultare le fonti e coinvolgere un referente.
Non solo fornitori
Lo stesso modello si applica a procedure qualità, biblioteche aziendali, manuali tecnici e documentazione di gara. Cambiano contenuti e attori, ma le domande restano le stesse: dove si trova l’informazione? Chi deve validarla? Chi può consultarla? Quando va aggiornata?
Domande frequenti sul portale fornitori
Il portale richiede necessariamente Power Pages?
No. È possibile realizzarlo anche su SharePoint Online con app SPFx, prevedendo accessi autenticati e permessi adeguati per i fornitori. Power Pages è un’alternativa da valutare in base ai requisiti del servizio.
I fornitori devono acquistare una licenza Microsoft?
Non necessariamente. I requisiti dipendono dall’architettura e dalle funzionalità utilizzate: Power Pages prevede un proprio modello di capacità, mentre SharePoint consente scenari di collaborazione con utenti esterni. Licenze, identità e servizi aggiuntivi vanno valutati sul progetto specifico.
Come si evita che un fornitore acceda ai documenti di un altro?
Progettando la separazione delle informazioni attraverso i permessi della piattaforma scelta. Non basta nascondere i dati nell’interfaccia: l’accesso deve essere limitato anche alle informazioni sottostanti. In una soluzione SPFx, l’autenticazione non sostituisce i controlli di autorizzazione.
Si possono automatizzare scadenze e approvazioni?
Sì. Il processo può prevedere controlli periodici, promemoria, richieste di validazione e aggiornamenti dello stato dei documenti, secondo le regole definite dall’azienda.
Il portale può dialogare con l’ERP?
Sì, l’integrazione può essere prevista per evitare duplicazioni e collegare documenti, anagrafiche e pratiche. Modalità, costi e perimetro vanno definiti in base al gestionale e alle interfacce disponibili.
Come si valutano i costi?
Considerando insieme realizzazione, manutenzione, licenze, accessi esterni, integrazioni ed eventuali consumi AI. La scelta non dovrebbe basarsi sul solo costo del portale, ma sulla sostenibilità dell’intera soluzione.
Iscriviti al webinar
Nel webinar del 25 novembre partiremo da casi concreti come questo per mostrare come passare da documenti dispersi e attività manuali a un processo strutturato, scegliendo le tecnologie Microsoft in funzione delle reali esigenze aziendali.
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