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Long wow o Big bang?

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Metodologie di lancio per un progetto Intranet: Long wow o Big bang?

Attività di lancio

L’argomento del lancio di un progetto intranet spesso viene affrontato in maniera un po’ improvvisata e destrutturata. In realtà il lancio è parte integrante del progetto e va affrontato come tale, in maniera preventiva e durante tutte le fasi.
Letteratura in merito se ne trova poca: vediamo a livello macro quali sono i principi fondamentali di questa attività.

La metodologia

Possiamo distingue due metodologie per il lancio di un progetto intranet: Long wow o Big bang. A sentire questi nomi viene da sorridere ma entrambi i metodi rispondono a precise esigenze di progettazione e comunicazione.
Il metodo Long wow indica una informazione costante nei confronti dell’utente finale: il progetto viene rilasciato a moduli cosicchè chi ne fruisce può abituarsi piano piano alla novità ed interagire con lo strumento. Se ne evince quindi che gli utenti finali sono coinvolti fin da subito ed alcuni anche in fase di progettazione.
In questo modo gli utenti si abitueranno meglio ai cambiamenti, potranno dare feed back in corso d’opera, si sentiranno coinvolti e progrediranno nelle loro competenze e nei loro comportamenti in modo analogo a quanto progredisce la intranet.
L’approccio Big bang si esplicita nel fatto che sia meglio lanciare il nuovo ambiente in una unica volta, facendo vedere in modo netto il lavoro fatto e mostrando il grande strappo rispetto al passato.
Solitamente il problema del metodo Big bang sta proprio in quello che dovrebbe essere il suo punto di forza, si tratta di troppo cambiamento in troppo poco tempo:

  • per tanto tanto tempo nessuno vede un cambiamento (e continua ad usare i vecchi sistemi inefficienti);
  • il cambiamento tutto insieme produce necessità di apprendimento e crea resistenze forti (o più forti);
  • il cambiamento forte è in genere seguito da una stasi, per cui diventa presto la normalità (addio big bang)

La scelta dell’uno o dell’altro è dettata dalla tipologia di progettazione e dalla strategia di comunicazione interna che l’azienda vuole seguire: è importante che gli uffici comunicazione/marketing/HR abbiano chiari questi aspetti e si muovano di conseguenza.

Declinazioni pratiche

Una volta stabilito il metodo ci si può sbizzarrire nelle declinazioni pratiche che possono essere le più disparate. Ne riporto alcune di seguito, le più comuni

  • news o newsletter di tipo teaser
  • countdown su strumenti aziendali in uso: anche questo con effetto teaser o meno
  • video in info point o in punti strategici
  • supporti cartacei “virali” quali adesivi, spille, cartelloni etc
  • organizzazione di eventi interni ad hoc

Ho visto attività davvero interessanti portate avanti dagli uffici preposti, si tratta solo di capire quanto di vuole investire e in che modo.
L’importante è avere chiara la metodologia sottostante per sviluppare strategie adeguate ed ottenere il risultato atteso.

 

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

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Tutto quello che Connect 365 | Enterprise Portal può fare per la comunicazione aziendale

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Connect 365 | Enterprise Portal

Come ottenere al tempo stesso trasparenza e fluidità su tutti i processi di comunicazione interna?
Nel momento in cui si punta alla visibilità, c’è infatti il rischio di rallentare le operazioni. Quando invece si dà precedenza all’usabilità e all’intuitività degli strumenti, aumenta la possibilità di perdere il controllo sulle piattaforme. L’ideale è riuscire a trovare l’equilibrio tra user experience e sicurezza, tra capacità analitica e coinvolgimento, collegando là dove possibile i canali ai tool per la produttività e riducendo al tempo stesso l’onere delle infrastrutture sui sistemi informativi. Una chimera? Non se si adotta Connect 365 | Enterprise Portal. La soluzione integrata e modulare pensata da Var Engage per le imprese che puntano a potenziare le attività di comunicazione, collaborazione e condivisione, è infatti un catalizzatore di tutte le istanze fin qui citate. La piattaforma riesce a essere contemporaneamente un social network a cui tutte le risorse possono accedere per confrontarsi in conversazioni one-to-one o di gruppo, un assistente virtuale personalizzato e una bacheca informativa per la diffusione di notizie e circolari.

Design moderno e usabilità senza compromessi

La principale caratteristica di Connect 365 | Enterprise Portal è la flessibilità del suo design in termini sia di estetica sia di funzionalità. La piattaforma può infatti essere adattata seguendo le linee guida del branding aziendale, offrendo su qualsiasi dispositivo una comunicazione coerente anche sul piano visuale, ma soprattutto può gestire la somministrazione di informazioni localizzandole per ciascuna risorsa. Integrando le agende personali con gli aggiornamenti rispetto agli eventi aziendali o alle attività di altri gruppi di lavoro, il sistema può inviare notifiche che avvisano in maniera tempestiva eventuali cambi di programma. Si pensi per esempio alla prenotazione delle sale riunione o a meeting che coinvolgono gruppi di lavoro interdisciplinari, con partecipanti provenienti da diverse divisioni o addirittura da organizzazioni esterne: grazie all’automazione non ci saranno più sovrapposizioni e buchi in agenda.
L’interfaccia multifunzione semplificata di Connect 365 | Enterprise Portal e il motore di ricerca in grado di accedere a tutti gli archivi aziendali favoriscono inoltre l’accessibilità in autonomia a documenti, modelli e procedure: un vantaggio che permette di sgravare gli help desk dalle attività di routine legate per esempio alla modulistica, in favore della buona pratica del self-service.

Collaboration: un unico workflow grazie all’integrazione con Microsoft Office 365

Connect 365 | Enterprise Portal si connette, integrandoli, agli strumenti standard che compongono la suite di produttività Microsoft Office 365 per abilitare i team a nuove forme di collaborazione, a prescindere dal touch point utilizzato. Questo consente agli amministratori di sistema e ai collaboratori, in modalità transfunzionale, di gestire con semplicità il ciclo di vita completo di un documento, di una informazione o di un processo in tutta sicurezza. Il che vuol dire senza creare colli di bottiglia dovuti a procedure di autorizzazione, pur nel totale rispetto delle abilitazioni di ciascun utente, fosse pure un elemento esterno all’azienda. È sufficiente infatti impostare le policy di sicurezza, e la piattaforma consentirà automaticamente a ogni risorsa – in base alle proprie credenziali – di accedere ai documenti, modificarli e condividerli attraverso un meccanismo trasparente e facilmente monitorabile da chi detiene la titolarità del trattamento dei dati. La grande forza di Connect 365 | Enterprise Portal sta però nella sua capacità di accogliere anche applicazioni esistenti (non necessariamente dell’universo Microsoft), una prerogativa del prodotto che aiuta direttori della comunicazione e soprattutto responsabili IT a semplificare e ridurre la complessità e il numero di programmi e strumenti installati sul sistema informativo.

Marco Ferrando

CEO – Amministratore Delegato

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Quali sono gli strumenti migliori per una comunicazione interna efficace

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Comunicazione aziendale efficace: gli strumenti migliori

Quali sono gli strumenti e gli approcci più indicati per rendere la comunicazione interna efficace e pervasiva?

Saperli scegliere e implementare è una delle sfide più complesse per le imprese di oggi, i cui perimetri si espandono e si frammentano man mano che le organizzazioni seguono le onde dello smart working, dell’internazionalizzazione e dell’open innovation.

I vecchi modelli top-down non sono più in grado di aiutare Marketing e Risorse umane a coordinare lo sforzo dei vari dipartimenti e distaccamenti aziendali verso gli obiettivi comuni.

Il digitale aiuta, senz’altro, ma se non si sviluppano piattaforme e soluzioni basate sulle reali esigenze della forza lavoro, sul modo in cui ciascuno accede effettivamente alle fonti informative, anche le applicazioni più avanzate e usabili risultano del tutto inefficaci: dipendenti e collaboratori non le adotteranno e i flussi di comunicazione saranno ancora più dispersivi e inefficienti. Ecco cinque strumenti (digitali ma non solo, come vedremo) che, opportunamente implementati con processi di scambio bidirezionali, possono fare davvero la differenza nel coinvolgere, informare e motivare la popolazione aziendale.

Intranet, basilare per rendere la comunicazione pervasiva

Collettore e punto d’accesso alle iniziative di comunicazione quotidiane e ordinarie, è la Intranet. È grazie a questo strumento, che con la diffusione dello smart working sta trovando nuovo slancio, che uffici HR e dipartimenti Marketing hanno la possibilità di costruire palinsesti con contenuti in evidenza e funzionalità personalizzabili. La Intranet è prima di tutto la mappa – aggiornata in tempo reale – dell’organizzazione, in uno scenario in cui perimetri e confini aziendali sono sempre più labili. Ma è anche uno straordinario supporto ai progetti di formazione e ridefinizione delle competenze, oltre che uno spazio comune per raccogliere feedback e suggerimenti provenienti da chi è giorno dopo giorno a contatto con problemi e potenziali criticità per la buona riuscita del business.

Snellire e semplificare la burocrazia con i Totem interattivi

L’Intranet può risultare meno efficace per quanto riguarda l’accesso alle informazioni di natura burocratica o per ricevere assistenza personalizzata rispetto a permessi e ferie. In questo senso funziona molto meglio lo sportello virtuale, che può essere reso disponibile su totem interattivi dislocati in punti strategici all’interno delle aree comuni in azienda. Se dotato di una buona interfaccia utente, il totem non solo è in grado di facilitare la consultazione di documenti e procedure, ma può anche trasformarsi in un punto di contatto video, con l’accesso diretto alla postazione di un addetto alle Risorse umane, in grado di gestire qualsiasi pratica anche da remoto.

La riunione può avvenire ovunque, grazie ai sistemi di Telepresenza

E a proposito di lavoro da remoto, è ormai imprescindibile dotarsi di sale e postazioni adatte alla collaboration e alla Telepresenza. Da una parte, farlo significa incoraggiare la mobilità e l’autonomia dei collaboratori nel seguire i clienti durante lo sviluppo dei progetti, dall’altra permette all’azienda di contenere i costi sia delle trasferte sia delle utenze energetiche. Ma, più di tutto, i sistemi di Telepresenza rendono più interattiva e vivida qualsiasi comunicazione, aumentandone enormemente efficacia e portata.

Con la Mobile App l’ufficio è sempre a portata di mano

Diciamoci la verità: quante volte al giorno, anche in ufficio e in riunione, controlliamo lo smartphone per vedere se c’è qualche nuova notifica? Dunque far sì che le notizie, i contenuti e i messaggi più importanti raggiungano i collaboratori direttamente sul loro telefono è il modo migliore per essere sicuri che vengano notati e letti. Senza contare che un’applicazione aziendale fatta con tutti i crismi può racchiudere in uno strumento solo molte delle funzionalità fin qui descritte.

Lo strumento più importante di tutti? L’essere umano

Qualcuno storcerà il naso a leggere la parola “strumento” associata alle persone in carne e ossa. Ma in comunicazione funziona così: se si vuole che un messaggio filtri e pervada una comunità è necessario fare prima di tutto leva sulla componente umana. Quindi scegliere ambasciatori e leader capaci di catalizzare l’attenzione, generare fiducia e veicolare i flussi informativi è, nel definire una strategia di comunicazione interna, altrettanto essenziale che implementare strumenti digitali usabili e avanzati.

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Cinque strumenti (in uno) indispensabili per la collaboration a prova di smart working

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Collaboration Smart Working

Dall’intuitività del social business all’Intranet, che delimita i nuovi impalpabili confini dell’organizzazione, passando per gli assistenti virtuali e le suite di produttività responsive: ecco come mantenere intatti i flussi di lavoro nell’era dell’anywhere office.

Se lo smart working fosse semplicemente telelavoro, per attuarlo in maniera sistematica, alle aziende basterebbe offrire a ciascun dipendente un laptop e una connessione Internet. Smart working, però, non è, come spesso viene banalizzato, sinonimo di svolgimento delle mansioni da casa. È flessibilità, ottimizzazione delle performance, valorizzazione del work-life balance, oltre che espressione dell’efficienza di un’organizzazione che si sente a proprio agio nell’era della dematerializzazione e della digital transformation. È una dimensione spaziale e temporale che, se ben sviluppata, permette all’impresa e ai collaboratori di minimizzare i costi e massimizzare i risultati, liberando risorse e stimolando iniziativa, coinvolgimento e senso di responsabilità rispetto alle azioni intraprese. Tutto questo, però, è possibile solo nel momento in cui vengono messi a disposizione della popolazione aziendale gli strumenti adatti. Ogni organizzazione naturalmente ha il proprio concetto di collaboration e – soprattutto – specifiche peculiarità, in base alle quali l’ufficio HR è chiamato a indirizzare la strategia di implementazione dei piani di smart working e la scelta del partner tecnologico che fornirà e integrerà le soluzioni più adatte allo scopo. Ma sono fondamentalmente cinque gli strumenti indispensabili per garantire che i flussi di lavoro non conoscano alcun intoppo, a prescindere da dove siano dislocate le professionalità che devono operare su progetti comuni.

L’Intranet, nuova mappa di una struttura senza confini

Per far sì che un’organizzazione rimanga coesa nel perseguimento degli obiettivi anche nel momento in cui i suoi elementi non sono più vincolati a operare nello stesso luogo, bisogna poterla definire pure in assenza di confini fisici predeterminati. È l’Intranet che funge da punto di raccordo per tutte le attività, le risorse e le professionalità dell’azienda, svolgendo una doppia funzione: da una parte consente a notizie, aggiornamenti e aggiornamenti sulle policy di fluire dal top management e dai centri nevralgici dell’impresa verso ciascun collaboratore. Dall’altra permette ai collaboratori di accedere senza limiti di tempo e di spazio a tutte le informazioni e i servizi di cui possono aver bisogno per lo svolgimento delle proprie mansioni.

Un modo più rapido e intuitivo di comunicare: largo al social business

Così come le piattaforme di instant messaging e i social network ci aiutano a rimanere in contatto costante con amici e conoscenti, allo stesso modo, e per le stesse ragioni, le soluzioni di social business sono una premessa indispensabile per avviare un piano di smart working davvero compiuto. Come suggerisce il nome, infatti, i social business integrano l’intuitività tipica delle app del mondo consumer con funzioni di produttività e standard di sicurezza a misura di enterprise. Una user experience imparagonabile con le modalità di comunicazione offerte per esempio dalla mail tradizionale.

Si può dare il meglio su qualsiasi device sfruttando suite di produttività responsive

L’approccio multi-device che contraddistingue il cosiddetto “anywhere office” presuppone la possibilità di creare, modificare e condividere documenti su qualsiasi dispositivo. Sincronizzazione, chiarezza e usabilità devono quindi essere le parole d’ordine delle suite di produttività da scegliere per supportare le iniziative di smart working. L’approccio responsive è molto più di un adattamento del layout alle dimensioni dello schermo: presuppone l’adozione di soluzioni intelligenti che apprendano le abitudini e le preferenze degli utenti per offrire loro, quando e dove servono maggiormente, le funzionalità più utili ad affrontare determinati task.

Non perdere mai il filo facendo affidamento sugli assistenti virtuali

La fruizione da remoto di soluzioni innovative, che richiedono frequenti aggiornamenti, è potenzialmente causa di utilizzi scorretti. Senza contare che, non lavorando sempre in sede, l’introduzione di nuove procedure può generare fraintendimenti o richieste di assistenza. Meglio istituire uno sportello on line in grado di rispondere 24 ore su 24, sette giorni su sette a qualsiasi domanda relativa a strumenti e policy aziendali. I collaboratori possono interagire con un assistente virtuale – un chatbot alimentato da intelligenza artificiale – semplicemente utilizzando il linguaggio naturale per porre quesiti, risolvere dubbi, accedere ad approfondimenti e tutorial.

Tutta l’azienda a portata di mano. Grazie alla mobile app

Si può disporre di un parco soluzioni completo e all’avanguardia, ma se queste non vengono adottate e adoperate da una larga fetta della popolazione aziendale, tutte le loro potenzialità rimarranno inespresse. Fondamentale è quindi integrare le soluzioni di collaboration fin qui citate; ed è fondamentale anche rendere l’accesso ai loro strumenti il più intuitivo e pratico possibile. Meglio ancora sarebbe se si riuscisse a farli convergere sulla mobile app aziendale: significherebbe fornire alle risorse umane un ingresso univoco alle piattaforme tramite lo smartphone, con user experience semplificate, omogenee e condivise. In una parola, senza esagerare, ciascun individuo avrebbe l’intera azienda a portata di mano, sempre e dovunque.

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Dai social all’intelligenza artificiale, i nuovi modi per favorire l’accesso alla conoscenza

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Digital Transformation

La nuova user experience per comunicare e condividere

Sempre più liquide, sempre più dinamiche, sempre più frammentate tra smart working e mobility, le aziende più innovative sfuggono in molti casi alle definizioni canoniche di organizzazione. E non è solo una questione teorica: i nuovi assetti presuppongono una altrettanto nuova capacità dell’impresa di tenere in vita i flussi informativi in uno scenario nel quale comunicazione e collaborazione sono elementi fondamentali per far funzionare meglio il business e creare valore aggiunto per i clienti. È poi essenziale che in contesti sempre meno strutturati rimangano intatti – e anzi siano potenziati – i canali su cui passano le linee strategiche che si innervano in tutti i dipartimenti dell’azienda.

Spetta all’ufficio HR garantire che questi flussi non perdano efficacia. Gli strumenti tradizionalmente a disposizione delle Risorse umane sono lo sportello dell’help desk, le newsletter e la Intranet, a cui si possono aggiungere le iniziative speciali, oltre che gli imprescindibili programmi di formazione.

È evidente che le informazioni somministrate attraverso mezzi inadeguati rispetto alla rapidità della dimensione digitale non possono tenere il passo delle esigenze dei collaboratori. Soprattutto dei nuovi talenti, che si aspettano di trovare al lavoro user experience simili a quelle che ormai da diversi anni contraddistinguono, nella vita di tutti i giorni, il modo in cui si socializza, si dialoga, ci si confronta, si condivide.

Dalla Intranet al social business: la nuova user experience per comunicare e condividere

L’Intranet è uno strumento più moderno e flessibile di quanto si possa immaginare, a patto che venga progettata in modo da stimolarne adozione e utilizzo. Immaginarla alla stregua di un portale che evidenzia le principali novità come un bollettino statico o come una dashboard dotata di funzionalità base, con una logica one-to-many priva di una vera bidirezionalità della comunicazione, è sicuramente l’approccio meno efficace. Proponendola invece come punto di partenza per esplorare documenti e risorse, nonché per ricevere notizie con un formato accattivante, interattivo, e soprattutto offrendo agli utenti la possibilità di condividere facilmente i contenuti attraverso discussioni e forum, si può aspirare a trasformarla in una piattaforma di snodo e d’incontro per l’intera comunità aziendale. In altre parole, in un vero e proprio social network, ovviamente pensato per soddisfare in primis le esigenze del business e quindi fornito di tutti i connettori necessari a integrare le suite di produttività di ciascun dipartimento. Che si acceda da desktop o da smartphone, dall’ufficio o da casa, in riunione come a un incontro con i clienti, l’esperienza d’uso sarà sempre la medesima: intuitiva, semplice, appagante, proprio come accade sui vari Facebook, Messenger e Whatsapp.

Semplificare e potenziare i canali di comunicazione grazie all’intelligenza artificiale

L’altra via per favorire l’accesso alla conoscenza è quella dell’automazione. Sono molteplici le domande e le risposte che all’interno di un’organizzazione possono essere indicizzate per permettere agli utenti una rapida risoluzione dei piccoli e grandi dilemmi quotidiani senza dover interagire con un operatore umano. A raccordare il tutto ci pensa infatti l’intelligenza artificiale, che grazie ad applicazioni come i bot riesce a trasformare il patrimonio informativo aziendale in un bacino accessibile con il semplice linguaggio naturale. Si parlava poco più sopra di comunicazione bidirezionale: i bot sono la soluzione ideale per garantire un flusso continuo, 24 ore su 24, tra l’impresa e i collaboratori, che possono richiedere documenti, imparare nuove procedure, comprendere iter burocratici e policy aziendali, lasciando sempre un feedback sul servizio ricevuto. La flessibilità dell’intelligenza artificiale non sta solo nella user experience che offre, ma anche nella facoltà di installarla su qualsiasi piattaforma, come per esempio la già citata Intranet o la mobile app aziendale. Lungi dall’essere un mero modulo da agganciare agli strumenti già installati, l’intelligenza artificiale è un elemento che integrandoli ne semplifica l’utilizzo e ne potenzia le funzioni. Ma soprattutto ne alleggerisce la gestione per chi in azienda si occupa di help desk.

 

 

 

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