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Che cos’è Microsoft SharePoint e quali sono i principali scenari d’uso aziendali

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MIcrosoft Sharepoint

Ottimizzare la produttività con SharePoint: esempi d’uso in azienda

Microsoft SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione dei contenuti che consente alle aziende di creare e gestire documenti, liste e applicazioni personalizzate. SharePoint è una soluzione versatile e scalabile che può essere utilizzata per diverse attività aziendali, tra cui la gestione documentale e la comunicazione interna.

SharePoint consente agli utenti di condividere informazioni e risorse utilizzando strumenti personalizzati. Le persone possono creare documenti, fogli di calcolo e presentazioni condivise e collaborare su di essi in tempo reale utilizzando strumenti di editing integrati. SharePoint offre anche una serie di funzionalità avanzate, come la gestione delle autorizzazioni, la ricerca e la personalizzazione.

Oltre a questo, SharePoint può essere utilizzato per realizzare Intranet aziendali, fornendo un punto centrale per la condivisione di informazioni, documenti e processi. Le Intranet di SharePoint possono essere personalizzate per soddisfare le esigenze specifiche di ogni azienda e possono anche essere integrate con altre applicazioni.

SharePoint può essere integrato con altre applicazioni Microsoft come Office 365 e Dynamics 365, per una maggiore efficienza e flessibilità. Inoltre, SharePoint può essere utilizzato con altre piattaforme come Microsoft Teams, per una migliore collaborazione e comunicazione all’interno dell’azienda.

Scenari d’uso aziendali di Microsoft Sharepoint

In questo articolo, esploreremo i principali scenari d’uso aziendale per Microsoft SharePoint.

Gestione dei documenti: SharePoint offre un’area centralizzata per la gestione dei documenti aziendali, consentendo ai dipendenti di accedere, condividere e collaborare su documenti in modo sicuro. Inoltre, SharePoint include funzionalità di versioning e controllo delle modifiche per garantire che le versioni più recenti dei documenti siano sempre disponibili.

Portali Intranet: SharePoint può essere utilizzato per creare portali intranet personalizzati che possono essere utilizzati come hub per la comunicazione aziendale, la condivisione di informazioni e la gestione dei progetti. I dipendenti possono accedere a questi siti da qualsiasi luogo e dispositivo, rendendo più facile la collaborazione e la comunicazione tra team.

Gestione dei flussi di lavoro: SharePoint offre una serie di modelli di flusso di lavoro pre-configurati che possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche dell’azienda. Ad esempio, è possibile utilizzare flussi di lavoro per la gestione delle approvazioni, la distribuzione delle attività o la gestione delle richieste.

Collaborazione in tempo reale: SharePoint offre una serie di strumenti per la collaborazione in tempo reale, tra cui chat, video conferenze e coauthoring in documenti. Questi strumenti possono essere utilizzati per facilitare la collaborazione tra team remoti o per velocizzare la risoluzione dei problemi in tempo reale.

Analytics e reporting: SharePoint offre la possibilità di analizzare i dati aziendali in modo intuitivo, utilizzando dashboard e report pre-configurati o personalizzati. Queste informazioni possono essere utilizzate per prendere decisioni informate e monitorare l’efficienza dei processi aziendali.

Microsoft 365 e Sharepoint: una piattaforma versatile per ogni ambito aziendale

Ecco alcuni esempi pratici d’uso di Microsoft SharePoint in vari ambiti aziendali:

Ufficio Marketing: Il team di marketing potrebbe utilizzare SharePoint per gestire i documenti relativi alle campagne pubblicitarie, organizzare le attività relative ai progetti e condividere idee in tempo reale tramite chat e video conferenze. Inoltre, è possibile utilizzare SharePoint per creare una pagina intranet dedicata all’ufficio marketing, che possa essere utilizzata per pubblicare annunci, comunicati stampa e altri contenuti aziendali.

Ufficio Amministrazione: L’ufficio amministrazione potrebbe utilizzare SharePoint per gestire la documentazione finanziaria, le fatture e i report contabili. Inoltre, è possibile utilizzare un flusso di lavoro personalizzato per la gestione delle approvazioni delle spese e delle richieste di finanziamento.

Ufficio Risorse Umane: Il team delle risorse umane potrebbe utilizzare SharePoint per gestire le informazioni relative ai dipendenti, organizzare i programmi di formazione e condividere informazioni sulle opportunità di carriera. Inoltre, SharePoint può essere utilizzato per creare una pagina intranet dedicata alle risorse umane, che possa essere utilizzata per pubblicare annunci sulle opportunità di lavoro e altri avvisi aziendali.

Ufficio IT: Il team IT potrebbe utilizzare SharePoint per gestire i documenti relativi alla sicurezza dei sistemi e alle politiche aziendali. Inoltre, è possibile utilizzare SharePoint per creare una pagina intranet dedicata all’ufficio IT, che possa essere utilizzata per pubblicare annunci sugli aggiornamenti del sistema e altri avvisi tecnici.

Ufficio Vendite: Il team delle vendite potrebbe utilizzare SharePoint per gestire le informazioni relative ai clienti, organizzare le attività relative ai progetti e condividere informazioni sulle opportunità di vendita. Inoltre, è possibile utilizzare SharePoint per creare una pagina intranet dedicata all’ufficio vendite, che possa essere utilizzata per pubblicare annunci sulle opportunità di vendita e altri avvisi aziendali.

In conclusione, Microsoft SharePoint è una piattaforma molto versatile che offre molte opportunità per ottimizzare i processi aziendali e aumentare l’efficienza dei team. Se si desidera migliorare la collaborazione, la gestione dei documenti e la comunicazione aziendale, SharePoint è una soluzione da considerare.

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Team Marketing

 

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Intranet: come misurare un progetto di successo

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KPI

Premessa

Quando si presenta un progetto intranet, uno degli aspetti che viene affrontato fin da subito è legato ai KPI.
Infatti la misurazione di un progetto di successo in questo caso è davvero fattibile in base a parametri differenti.
Di seguito uno schema che utilizzo per introdurre l’argomento

KPI Quantitativi

grafico_KPI_Qualitativi

Intranet: KPI Quantitativi

I KPI quantitativi sono quelli che esprimono un valore in termini di quantità numerica e sono i più immeditati da fruire.

Ne esistono di diretti e tra i più comuni possiamo annoverare:

  • Numero di accessi
  • Numero di sessioni
  • Pagine più viste
  • Tempo di permanenza medio su una pagina
  • Tempo medio di attività dell’utente sul portale

Oltre a questi possiamo avere dati che ci fanno capire il comportamento degli utenti ovvero da quale apparato accedono (Desktop o mobile), con che browser, in quale momento della giornata, da quale area geografica etc.

Questi parametri ci permettono di capire fin da subito se il prodotto è fruito: chiaramente sono numeriche che non parlano da sole ma che vanno interpretate.

Il numero degli accessi, ad esempio, deve tenere conto del fatto che la intranet potrebbe essere stata impostata di default come prima pagina, in tal caso il dato viene forzato e per comprendere se gli utenti usano lo strumento, bisogna fare verifiche più approfondite, incrociando altri parametri.

Oltre agli accessi, abbiamo anche dati di produzione e che cosa significa? Semplicemente che se nella intranet gli utenti hanno possibilità di interazione o di redazione, possiamo monitorare il volume dei contenuti prodotti. Non si parla ovviamente di quelli legati agli utenti redazionali, ma di quelli che provengono dagli utenti come commenti alle news o post interni, così’ come, se sono previste attività di engagement, si può misurare numericamente la partecipazione attiva dei dipendenti.

Tra i parametri quantitativi indiretti invece non possiamo dimenticarci delle “eventuali richieste di assistenza” ovvero quante richieste di supporto sono state ricevute per potere usufruire al meglio dello strumento, magari richieste finalizzate a capire dove trovare un determinato elemento, oppure se un utente ha dimenticato la password per accedere.

Sono tutti elementi legati alla fruizione di un servizio quantificabili ed interpretabili.

Gli strumenti che abbiamo a disposizione per poter tracciare i dati sono quelli classici che si utilizzano nelle attività di web marketing, dal classico Google Analytics al più recente Clarity strumento molto performante che consente in maniera immediata di vedere la navigazione dell’utente

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Intranet: KPI Qualitativi

Sappiamo che quantità non si sposa sempre con qualità purtroppo, e possiamo in questo caso avere una visione più completa grazie a parametri differenti.
I KPI qualitativi sono quelli che si possono evincere parlando direttamente con gli utenti che utilizzano il servizio.

Si possono realizzare indagini legate al sentiment, sondaggi di gradimento, analizzare l’eventuale utilizzo delle chiavi di ricerca che permettono di capire come viene interpretato lo strumento.

L’analisi qualitativa è molto importante per comprendere come potrebbe essere valorizzato il Digital Workplace, cosa pensano gli utenti del servizio offerto e soprattutto cosa vorrebbero trovare e quindi quali nuove funzionalità eventualmente implementare.

Ricordiamo sempre di assicurarci di avere a disposizione degli strumenti di monitoraggio dei dati e soprattutto di sfruttarli adeguatamente: spesso accade che nonostante i numeri siano a disposizione, nessuno ci metta la testa per analizzarli ed interpretarli ed invece costituiscono un patrimonio inestimabile per condurre un progetto interno e per garantirne il successo!

 

 

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

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SharePoint versione Standard vs Custom: gli schemi mentali che guidano una scelta

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SharePoint

SharePoint: le premesse

Per mestiere mi capita spesso di fare presentazioni ai clienti che vorrebbero capire, una volta ricevuto il dovuto commitment, come introdurre un progetto intranet in azienda e quali sono le potenzialità della piattaforma Microsoft Office 365.

La prima parte della mia presentazione solitamente si focalizza sulla metodologia: questa non è prescindibile, indipendentemente dal tipo di interlocutore che si ha di fronte, perché è necessario far capire quali sono le potenzialità e gli ostacoli che bisogna affrontare mettendo in opera un progetto del genere. Non si parla di limiti tecnologici in questa fase, ma legati alla progettazione ed al successo dell’iniziativa.

Su questo aspetto ora non mi dilungo, ma è chiaro che far capire quali utenti coinvolgere in fase di raccolta requisiti, e come ingaggiarli, è sempre fondamentale per l’approccio verso il progetto.

Una volta descritto lo scenario e le potenzialità dello strumento, si condivide un passaggio che accende sempre gli animi… la domanda sembra tecnica, ma su questo tema specifico gli interlocutori del mondo comunicazione possono dire la loro e anzi, se il budget risiede nelle loro tasche, spesso ne decidono l’esito.

Cosa mi conviene fare, usare la piattaforma in modalità standard o custom? Che differenza c’è? Come faccio a compiere una scelta del genere se non conosco nel dettaglio i vari moduli a disposizione?

SharePoint: Standard vs Custom 

Il tema, come possiamo immaginare, tocca tanti aspetti e durante i vari incontri sono emerse sempre molte domande finalizzate a capire l’approccio migliore.

Per una figura inquadrata nel “mondo tecnico” l’approccio standard significa minori costi, minori problemi di manutenzione, minori rischi e maggiore autonomia.
Per una figura legata al mondo della comunicazione la scelta standard spesso significa minore efficacia, minore efficienza, minore engagement e maggiore rigidità.
Va da sé che emerge subito il problema… anche la versione custom viene decisamente percepita da entrambi in modo diverso.

Il nostro tecnico pensa…”troppo effort per gestire dei dettagli, problemi di aggiornamento e manutenzione, dipendenza dal fornitore”.

Per il nostro amico della comunicazione invece ”finalmente posso fare quello che mi serve davvero, ho uno strumento performante di grande efficacia”.

Il mood di partenza bene o male è sempre questo, e quindi si parte da assunti opposti.

Per non entrare subito nel dettaglio delle singole funzionalità, perché in questa sede solitamente è prematuro, ci facciamo aiutare dall’apprendimento visivo: condividiamo referenze di progetti con i due diversi approcci e ne analizziamo i risultati.

Oggi il lookbook di SharePoint ci aiuta a far capire come anche nella modalità nativa l’interfaccia dei vari moduli è accattivante e funzionale. Una volta il discorso era diverso e nemmeno ci provavo a far vedere i template nativi della piattaforma ad un ufficio di comunicazione, oggi so che sono apprezzati e per molti possono costituire un valido punto di partenza.

Sharepoint Standard vs Custom

E come sempre la verità sta nel mezzo: non è vero in assoluto che una soluzione custom sia di difficile manutenzione, così come non è vero che una soluzione standard sia necessariamente limitata

Spesso, per partire, viene chiesta la versione standard contando di evolverla una volta consolidato l’uso dello strumento e condivise le reali necessità degli utenti. Altre volte si parte già con una soluzione ibrida, dove si vanno ad utilizzare moduli nativi se rispondono in toto alla funzionalità richiesta, ed accanto se ne aggiungono di customizzati.
Anche a livello di look&feel in alcuni casi si accetta timidamente di partire con il logo in testata, per poi chiedere di personalizzare il tema e sconfinare in qualcosa di più avanzato.
Tutto questo si può ottenere senza particolari problemi.

In alcuni casi ovviamente, di solito nelle aziende il cui business è legato al fashion o al luxury, si parte subito con una spinta personalizzazione grafica e funzionale perché sarebbe inconcepibile per un determinata utenza il contrario.

L’importante è tenere a mente che la scelta iniziale non è incontrovertibile e questo è un aspetto che rassicura molti utenti in fase di progettazione, non esiste una soluzione migliore dell’altra, l’importante è che risponda ai requisiti reali espressi dalle esigenze aziendali e che questi siano stati raccolti nella maniera adeguata.

 

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

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Modern Workplace: coinvolgere gli utenti durante tutte le fasi progettuali

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Modern Workplace

L’engagement nei progetti Intranet aziendali

Le fasi del coinvolgimento

Abbiamo già parlato dell’importanza del coinvolgimento degli utenti nei progetti applicativi di qualunque natura, per poter garantire un certo livello di engagement interno.

Il coinvolgimento lo si può ottenere gestendo le diverse fasi progettuali nella modalità appropriata ed è molto importante mantenerlo vivo durante tutti i passaggi.
Chiaramente le diverse fasi richiedono espedienti differenti e portano a risultati funzionali al momento:

  • nella fase di progettazione: in questo stadio, ovvero durante la raccolta dei requisiti che devono rispecchiare le reali esigenze di utilizzo del software, oltre ad avere requisiti calzanti, otteniamo anche un’aspettativa da parte degli utenti coinvolti che saranno potenzialmente i nostri primi sostenitori nell’adoption del progetto. Ci potranno aiutare nel processo di evangelizzazione e nella raccolta dei feedback post rilascio;
  • nella fase di testing: prima di fare il rilascio massivo, è sempre fondamentale eseguire dei test utente, non solo per far emergere eventuali bug, ma anche per capire se il prodotto che verrà lanciato sarà veramente utile per i destinatari;
  • nella fase di lancio: è il momento in cui gli utenti dovranno essere adeguatamente eruditi sulle motivazioni del progetto, per capire l’esigenza del cambiamento e quindi sposarne il principio di fondo. Anche in questo caso, oltre a rendere noto a tutti l’esistenza di un nuovo applicativo, se si ottiene una comprensione reale del progetto è molto più facile garantirne un utilizzo “positivo”;
  • nella fase post avvio del progetto: in questo stadio potrebbero emergere esigenze mutate a seguito dell’adoption, fenomeno che sappiamo essere piuttosto fisiologico, anche dopo una attenta progettazione. Oltre a questo, per i progetti legati alla comunicazione, possono verificarsi dei momenti di “allontanamento” perché gli utenti possono essere più coinvolti sulla operatività quotidiana.

L’engagement nei progetti di comunicazione

È proprio legato a questo ultimo punto che diventa importante impostare fin da subito un piano di coinvolgimento attivo.

Quali possono essere le strategie migliori, in un progetto di comunicazione interna intranet/digital workplace, per ottenere una partecipazione costante?

Vediamo quelle che derivano dalla nostra esperienza diretta e dalle best practice internazionali.

  1. Commenti ed approvazioni: la funzionalità commenti, presente di solito in caso di news o comunicazioni di diversa natura, è sicuramente fondamentale per ottenere un coinvolgimento attivo. È vero anche che non è sufficiente avere una casella commenti per ottenere dei risultati, bisogna stuzzicarli. Risulta quindi sempre fondamentale la figura del Content strategist che deve trovare il modo di lanciare conversazioni, magari anche “forzando” un po’ la mano in alcuni casi, citando delle persone specifiche tra i commenti per ottenere una loro reazione…chiaramente bisogna sempre stare molto attenti in questi contesti per non ottenere l’effetto contrario. Anche la presenza della funzionalità Like può essere un buon indicatore per capire quali sono le notizie che suscitano più reazioni, e quindi programmare un piano editoriale che strizzi l’occhio a questi contenuti. Cliccare sul pulsante like è certo facile ed immediato, ma essendoci l’identificativo dell’utente spesso è una azione per nulla casuale.
  2. Condivisione dei contenuti personali dei dipendenti: l’importanza del singolo nei progetti di digital workplace è un aspetto sul quale si investe molto. I profili utente dovrebbero essere fortemente valorizzati proprio per ottenere una maggiore personalizzazione dei contributi ed una più stretta conoscenza tra colleghi. Oltre a profili esaurientemente compilati, può essere efficace stimolare i dipendenti alla condivisione di contenuti personali quali foto, video, testi…Conoscendo meglio le persone, si possono sollecitare determinati contenuti puntando su temi cari al singolo utente in modo da renderne più facile la produzione e l’esposizione per il singolo.
  3. Concorsi interni: un modo sempre valido per ottenere coinvolgimento è quello di indire concorsi. Non è necessario legarli alla vincita di qualcosa, spesso gli utenti aspettano solo un motivo per uscire dalle solite comunicazioni lavorative. Nella nostra esperienza i contest fotografici riscuotono sempre molto successo e spesso non si vince nulla, solo la soddisfazione di vedere le proprie fotografie pubblicate sul portale aziendale.
  4. Sondaggi rapidi: il sondaggio, soprattutto se a risposta chiusa, è sempre un buon modo per ottenere partecipazione. Le tematiche possono essere le più variegate, da come chiamare un nuovo software a cosa mettere nella caffetteria, insomma ci si può davvero sbizzarrire. Si possono poi pubblicare i risultati in modo da far capire che i sondaggi non sono fini a sé stessi, me servono per prendere decisioni più o meno importanti e quindi la partecipazione degli utenti è fondamentale in tal senso. Si può anche capire su quali argomenti i dipendenti si “scaldano” di più e quindi sfruttare questi feedback per lanciare nuove conversazioni.
  5. Suggerimenti: chiedere direttamente agli utenti che cosa vorrebbero trovare in azienda è importante non solo in ottica di coinvolgimento ma anche di fidelizzazione. Avere la possibilità di esprimere le proprie idee, anche in anonimo se si ritiene più opportuno, è un ottimo modo per creare engagement. Così come prendere decisioni in base ai suggerimenti ricevuti, nulla può essere più coinvolgente di questo.

Come visto quindi le possibilità ci sono, basta seguirle attentamente e non pensare che i progetti di comunicazione interna si autoalimentano… a volte avviene ma ci vuole sempre un po’ di aiuto.

Magari si pensa che la foto del cane del capo o il suggerimento su come fare una torta della collega non siano proprio contenuti utili, ma in termini di team building lo sono sicuramente.

I manager e le risorse umane hanno ben chiaro questo concetto, basti pensare a quanto viene investito in eventi fisici per creare spirito di partecipazione. Basterebbe un piccolo sforzo per mantenere vivi certi concetti grazie all’ambiente virtuale.

 

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

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Cosa hanno in comune le migliori intranet del 2021

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Intranet 2021

Elementi Distintivi e casi di successo nel difficile panorama pandemico

Come ogni anno per il mio lavoro di consulente acquisisco il report della NNGroup a proposito delle migliori intranet realizzate nell’anno in corso. Il report è molto ben fatto e strutturato: analizza nel dettaglio non solo i servizi offerti, ma anche la composizione del team di progetto, la struttura della azienda, le modalità di gestione progettuale e gli asset tecnologici.

Questo report mi è sempre stato molto utile, nonché di ispirazione per capire certe dinamiche di progettazione e per vedere quali sono i servizi ritenuti maggiormente performanti. E’ possibile fruire di alcuni screenshot che permettono di capire a colpo d’occhio le elevate possibilità informative che questi strumenti mettono a disposizione e come negli anni questi progetti si siano evoluti spostandosi sempre di più sull’aspetto bottom up della comunicazione a sfavore del top down.

In situazione di Covid il concetto intranet è stato particolarmente stressato: nel 2021 team come l’IT, HR e la Comunicazione hanno subito una grande pressione poiché sono stati incaricati di supportare una forza lavoro inaspettata, spaventata e remota.

I team emergenti per l’anno 2021, hanno contribuito a rendere vincenti sfide che hanno coinvolto tutte le aziende, dalle più grandi alle più piccole. Gli scenari che tutti noi abbiamo affrontato infatti sono:

  • Modalità di lavoro da remoto
  • Modifica dei processi aziendali
  • Accesso facile agli applicativi
  • Gestione della comunicazione tesa al consolidamento ed alla rassicurazione

Non entro nel dettaglio dei nomi delle aziende vincitrici (che comunque potete vedere qui) , quello che vorrei evidenziare è che queste sono quelle che più di tutte sono riuscite ad adattarsi molto rapidamente e capire le vere esigenze dei propri dipendenti.

L’adattabilità e la capacità di accogliere i cambiamenti, concetto da sempre fondamentale per le aziende non solo in epoca Covid, oggi ha generato nuovi modi di lavorare, di comunicare con i clienti e con i colleghi. La capacità di creare siti temporanei con notizie aggiornate ogni giorno e sviluppare supporti formativi adeguati hanno fatto la differenza.

Capire le vere esigenze dei dipendenti significa aver chiaro che le persone in questo momento vogliono soddisfare i loro bisogni più elementari ovvero il comfort, l’accessibilità agli strumenti utili per lavorare, la percezione di sicurezza e vicinanza dell’azienda. I bisogni di crescita e carriera in molti casi sono decaduti con la pandemia a favore di quelli primari. Questi sono stati supportati anche grazie alle intranet: messaggi frequenti e sinceri da parte dei leader aziendali, suggerimenti su come impostare un ambiente di lavoro produttivo e di routine a casa, consigli per i manager su come istruire le persone a distanza, metodologie per supportate l’equilibrio mentale.

Oggi l’intranet è diventata uno strumento di supporto pratico e “psicologico”, un luogo da visitare per sentire se le cose stanno andando bene e come perseverare.

Non dimentichiamoci che anche in fase post pandemia, tante abitudini acquisite in questo periodo rimarranno: lavoro da remoto, riduzione drastica delle trasferte, necessità di vicinanza con l’azienda, maggiore condivisione delle informazioni in via digitale (quando mai avremmo registrato una call in passato?), flessibilità negli orari.

Le intranet quindi verranno sempre più valorizzare quali strumenti di comunicazione fondamentali e completamente integrate nel digital workplace aziendale: Microsoft a livello di strumenti sta mostrando tutte le potenzialità e le integrazioni possibili grazie a Viva, la nuova piattaforma di employee experince , Teams Room, per consentire a tutti di partecipare ai meeting di Teams in maniera più coinvolgente  e Fluid, la  nuova piattaforma progettata per ottimizzare la collaborazione abbattendo le barriere tra le app.
In questi nuovi scenari ci attendono sicuramente delle novità importanti e tutto sta a saperle cavalcare come hanno fatto i vincitori del contest della Nielsen Norman Group.
Microsoft sta investendo molto anche su Mesh, la piattaforma che consente di condividere esperienza da qualsiasi luogo,  dando la possibilità agli utenti di interagire con contenuti 3D e quindi rendere le riunioni da remoto ancora più performanti.

Sperando che le nuove sfide del futuro saranno dettate solo da necessità evolutive, vedremo chi sarà pronto a comprenderle appieno e  ad accoglierle.

 

Fonti e approfondimenti:

https://www.nngroup.com/articles/intranet-design/

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

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La gestione dei contenuti nei progetti Intranet

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Quale modello scegliere per la propria organizzazione

Il contenuto è l’elemento fondamentale della intranet: i dipendenti accedono allo strumento principalmente per poterne usufruire.
Ma chi ne detiene la gestione?
Nel caso delle intranet spesso non esiste un owner unico, ma ve ne sono di interfunzionali… pensiamo a contenuti legati alle risorse umane piuttosto che quelli di natura tecnica o legislativa.

Ogni volta che si inizia un progetto di tale portata, il primo dubbio che assale il cliente è proprio questo, saremo in grado di alimentare la intranet? Avremo il tempo di aggiornate le comunicazioni?
Sarà possibile avere sempre informazioni ”fresche” per rendere interessante la nostra intranet?
Quante persone mediamente vengono coinvolte a livello redazionale?
Quante ore di impegno dobbiamo prevedere? Come possiamo gestire i flussi di aggiornamento?

Insomma la tematica non è banale e costituisce spesso una problematica da non sottovalutare.
La prima cosa da fare quando questi dubbi attanagliano i nostri interlocutori è questa, ovvero definire un modello di gestione contenuti.
Grazie ad esso si possono esplicitare ruoli, responsabilità, linee guida e processi afferenti al processo di redazione e pubblicazione. Inoltre si può condividere un piano redazionale che garantisca un aggiornamento costante e puntuale.

Ma quanti modelli di gestione contenuti esistono?
Come egregiamente spiegato dal NNgroup*, esistono tre modelli di gestione:

  • Centralizzato
  • Distribuito
  • Ibrido

Quale è il più efficace per la nostra intranet?

La scelta del giusto modello di gestione dei contenuti e organizzazione dipende da una varietà di fattori, tra cui le dimensioni della azienda, gli obiettivi della intranet (serve per connettere i dipendenti in uffici distribuiti o è pensata per supportare la produttività, vantaggi e notizie aziendali?) e la capacità del team proprietario dell’intranet.
Comprendere ciò che è necessario per il successo di ciascun modello può aiutare le organizzazioni a scegliere il giusto piano di gestione dei contenuti per il miglioramento dell’intranet e, in definitiva, dell’esperienza dei dipendenti.

Vediamo brevemente come sono caratterizzati i diversi modelli ed i loro vantaggi

Modello Centralizzato

In un modello di gestione contenuti centralizzato, un singolo team (o un numero molto limitato di team) è abilitato alla produzione, gestione e pubblicazione di contenuti sull’Intranet. Questo team centrale è spesso un team di comunicazioni interne o un team dedicato.
In un modello centralizzato, chiunque desideri pubblicare contenuti intranet, sia nella homepage che nella pagina di un reparto o team specifico, deve inviare una richiesta al team centrale.

Vantaggi

  • Tutti i contenuti hanno uno stile di comunicazione uniforme e il team, avendo visione globale della intranet, può proporzionare bene i pesi degli argomenti
  • Nessun contenuto indesiderato può essere pubblicato
  • La formazione sullo strumento di aggiornamento e pubblicazione è necessaria solo per un numero esiguo di persone

Svantaggi

  • Il team centrale deve essere quasi totalmente dedicato a queste attività
  • Il flusso di creazione di un contenuto si allunga dovendo passare da un numero esiguo di persone

Modello Distribuito

In questo modello la proprietà dei contenuti viene distribuita in tutta l’organizzazione. Spesso, un team centrale abilita solo “utenti” sul sistema di gestione dei contenuti e fornisce la formazione iniziale sullo strumento.
In questo modello i membri del team centrale possono essere delegati al solo controllo dei contenuti cross ( ad esempio news che provengono da diversi uffici) e possono dettare delle linee guida

Vantaggi

  • Aumenta il senso di coinvolgimento ed appartenenza visto che diversi utenti sono incaricati sul tema
  • Il flusso di creazione è più rapido visto che il team è allargato

Svantaggi

  • Viene richiesta una formazione più estesa al team: molti più utenti devono imparare ad usare la piattaforma di aggiornamento
  • Si rende necessario verificare l’uniformità dei contenuti sia a livello di volumi che a livello stilistico
  • La quantità prevale spesso sulla qualità

Modello Ibrido

In un modello ibrido, alcuni contenuti sono di proprietà di un team centrale, mentre altri sono distribuiti.
Al team centrale solitamente vengono delegate la home page, la gestione del menu e delle pagine di primo livello, le altre sezioni sono a carico del team distribuito.
Questo modello costituisce un buon equilibrio di libertà di creazione, coinvolgimento e qualità.

Vantaggi 

  • Controllo ponderato dei contenuti
  • Livello adeguato di fluidità del processo di pubblicazione

Svantaggi

  • E’ richiesta comunque una formazione estesa sullo strumento
  • E’ necessario un audit costante per garantire uniformità nella comunicazione

Quale che sia la scelta del modello, è comunque fondamentale quando si parla di contenuti sulle intranet tenere a mente questi aspetti:

  • Deve esserci una vision ed un team preposto a verificare la corrispondenza con questa vision
  • Non dimenticare mai di formare adeguatamente i team sia a livello tecnico che a livello “linguistico/comunicativo”
  • Il modello di governance deve essere conosciuto da tutti ed essere rispettato

Buon lavoro!

* Fonti: https://www.nngroup.com/articles/intranet-content-management/

 

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Federica Bottino

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Microsoft Office365: Ospitare sulle nuvole – Scenari d’uso

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Condividere documenti e collaborare con ospiti Office365

Condividere documenti e collaborare con gli ospiti su Office 365

Nel lavoro moderno e mai come in questo periodo in cui è stato attivato lo smart working, a causa dell’emergenza sanitaria COVID-19, abbiamo necessità per esigenze di progetto o individuali, di condividere un’area di materiale digitale/documenti dove poter collaborare in sicurezza con persone esterne alla nostra organizzazione siano esse clienti, partner, fornitori o consulenti.

La piattaforma Office 365 ci viene in aiuto con diverse modalità e strumenti di lavoro di Repository & Collaboration e ci dà l’opportunità di lavorare in modo più strutturato, da preferire rispetto alla pletora di comunicazioni e-mail destrutturate.

In questo articolo parleremo di quello che su Office 365 è definito come “Guest Access”(Accesso Ospite) che è la modalità più semplice, a livello individuale, di gestione degli accessi. Permette agli utenti di un’organizzazione che ha adottato Office 365, di invitare ospiti esterni ai fini di condivisione.

Nota: per completezza di esposizione, nonostante non sia l’argomento di quest’articolo, aggiungo che Office 365 prevede anche l’opzione “External Sharing” usata a livello aziendale , si tratta di una modalità con configurazioni più complesse che mettono in relazione Dominio/Tenant Office 365 aziendali.

Questa modalità è indicata per rapporti tra aziende di carattere più permanente quale ad esempio aziende partner, aziende facenti parte di un gruppo societario, B2B consolidato.

Da notare che per Teams la modalità “Guest” (ospite) da accesso a più risorse rispetto External User/External Sharing.

“Guest Access” è incluso in Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise e Office 365 Education. Non servono licenze aggiuntive. Tuttavia gli utenti Guest relativi al licensing di Azure AD permette un rapporto di 5 guests per ogni utente con licenza, vedi Azure AD B2B collaboration licensing (per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Azure Active Directory B2B collaboration licensing guidance)

Guest Access (Accesso Ospite) – Scenari d’uso

Ecco gli scenari d’uso e gli strumenti più comuni di condivisione con utenti ospiti esterni all’organizzazione:

  • Teams: come repository e collaboration (per condivisione/progetti con molti interlocutori)
  • SharePoint: come repository (per condivisione/progetti con molti interlocutori)
  • OneDrive: repository individuale all’interno della propria area personale (indicato per scambio di documentazione con pochi interlocutori)

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “M365 Admin Center”: Organization Settings > Security & Privacy > Sharing > “Let users add new Guest to the Organization=ON”

Teams: repository & collaboration

Questa è l’opzione più completa in quanto si invita l’utente ospite a far parte di un team della propria organizzazione, con la relativa visibilità ai vari Canali di Team e rispettivi dati e funzionalità.
L’opzione è suggerita per attività di progetto che richiedono l’utilizzo di un repository strutturato di documentazione e la collaborazione (Post, Wiki, Chat, planner etc.) tra un gruppo numeroso di utenti aziendali e ospiti (appartenenti a una o più aziende esterne).

Gli ospiti possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • si può invitare anche un ospite che non sia utente Microsoft, ma quest’ultimo sarà invitato a registrarsi come Microsoft Account.

Se il proprietario del team ha l’esigenza, all’interno dello stesso team, di avere un’area con documentazione riservata ai soli utenti dell’organizzazione (tutti o parte di essi) può creare uno (o più) canali privati dedicato allo scopo.

Office365 - Condividere e invitare ospiti

Come invitare un ospite su Teams

L’ utente (proprietario di Team) tramite la funzione “Aggiungi Membro” effettua l’invito all’ospite.

All’ospite arriva una mail con il link ad accedere al Team condiviso e Microsoft 365 gli chiederà quindi, la prima volta, di verificare le autorizzazioni (finestra “Verifica le Autorizzazioni”) , quindi si collegherà al Team al quale è stato invitato (scollegandosi dal proprio Teams aziendale).

Dopo il primo accesso gli utenti Ospiti, dovranno scollegarsi dal proprio Teams aziendale e accedere a quello al quale sono stati invitati (da tendina di selezione dell’organizzazione in alto a destra), solo così potranno vedere e comunicare con i membri del Team che li ospita.

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “Teams Admin Center”: Org-wide settings > Guest Access > “Allow guest access in Teams = ON”.
(per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Communicate with users from other organizations in Microsoft Teams, vedi nello specifico “start with the Guest access checklist”).

Il Team administrator ha il pieno controllo delle funzionalità che gli utenti ospiti possono usare.
Gli utenti Ospiti vengono inseriti nell’ Azure Active Directory dell’organizzazione e sono individuabili dall’apposito Filtro “Utenti esterni:Sì”

SharePoint: repository di documenti

SharePoint è indicato come per Teams per un gruppo numeroso di utenti aziendali e ospiti appartenenti a una o più aziende esterne.

Rappresenta l’opzione indicata se si desidera invitare gli ospiti a condividere un repository documentale e informativo che prevede molte opzioni per la realizzazione di un’architettura informativa articolata, più di Teams (vedi: tante Librerie ospitate in siti e sotto siti, liste di dati, pagine web di comunicazione e non con Webpart, Wiki, etc) per contro non prevede le funzionalità di collaborazione immediate e complete che Teams prevede.

Quindi SharePoint può essere lo strumento indicato se si hanno dei motivi per evitare l’uso di Teams ma coinvolgere ospiti a far parte di un gruppo, motivi che possono essere policy aziendali o riserve dovute a evitare la moltitudine di comunicazioni chat-call e altre distrazioni derivanti dall’esterno.

Gli ospiti possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • si può invitare anche un ospite che non sia utente Microsoft, ma quest’ultimo sarà invitato a registrarsi come Microsoft Account.

Come invitare un ospite su SharePoint

L’ utente (proprietario di Site) dopo aver creato una Libreria che desidera condividere, deve impostare la sicurezza tramite le “Impostazioni” (Settings) della Libreria per evitare che gli ospiti possano accedere al resto degli oggetti (Siti, Librerie, Liste etc.) del sito padre.

La procedura vale lo stesso anche per un website intero nel caso di necessità di strutture informative più articolate: siti e sotto siti con librerie e liste etc.)

Quindi si sceglie la voce “Autorizzazioni per l’elenco di tipo raccolta documenti” (Permession For this Library).


Si interrompe l’ereditarietà: “Interrompi Ereditarietà Autorizzazioni” (Stop Inheriting Permissions) che porta la libreria ad avere permessi univoci.


A questo punto si invita l’ospite con “Concedi Autorizzazioni” (Grant Permissions).

 

 

Questo ultimo passaggio invierà la mail di invito all’ospite

Per una migliore organizzazione si potrebbe creare un Gruppo SharePoint di ospiti (ad esempio “Gruppo Ospiti”) e Concedere l’autorizzazione a quest’ultimo.

Come collegare SharePoint a Teams

L’owner aziendale che ha scelto lo strumento SharePoint per gli ospiti del proprio progetto può collegare la libreria SharePoint condivisa a Teams o meglio al team interno di progetto per facilitare gli utenti interni che usano prevalentemente Teams a gestire la libreria condivisa.

  • Passaggio.1: Aggiungere al Canale una scheda > Raccolta Documenti
  • Passaggio.2: scegliere quindi la libreria condivisa “Libreria_Condivisa”
  • Risultato: vedi Scheda “Libreria Condivisa” (con funzionalità simili alla scheda nativa del canale “File”)

Se sei un utente esperto

Premesso che:

  • ogni Teams si appoggia a un Site SharePoint (o più propriamente a un “root” Website di una Site Collection SharePoint)
  • ogni Repository di File (vedi scheda “File” di Teams) è rappresentato da una cartella della libreria di default “Sharerd Documents” del “root” Website

puoi decidere di usare lo stesso WebSite usato da Teams come contenitore per la creazione della Libreria da condividere con gli ospiti.
Come aprire il sito SharePoint che ospita Teams: Scheda “File” > “Apri in SharePoint”

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “SharePoint Admin Center”: Policies > Sharing > External Sharing

OneDrive: repository di documenti della propria area personale

Questa è l’opzione “più individuale” di tutte, suggerita per l’utilizzo di un Repository e per scambio di documentazione tra pochi individui, tipicamente per attività individuali, di consulenza o propedeutiche a un Progetto (nel caso si consolida ed aumentano gli interlocutori si passerà a Teams o a SharePoint)

Gli ospiti OneDrive possono essere:

  • utente Microsoft Office 365 di un’altra azienda/Dominio
  • utente Microsoft Account (free)
  • utente non Microsoft, ad esempio utente Google/Gmail

Come invitare un ospite su OneDrive

L’ utente (owner) all’interno della sua Area di One Drive crea un Folder e invita l’ospite.

Tramite la voce “Condividi” (menù contestuale) > Utenti Specifici oppure tramite l’icona “Aggiungi Persona” dal menù “Dettagli” dell’elemento selezionato.

Le opzioni sopra indicate sono “per Utenti Specifici” e permettono che solo le persone specificate possono accedere al file o alla cartella.

Vi sono anche altre opzioni che possono essere usate: il link (meno sicura) o di invito ai soli membri dell’organizzazione (policy più stringente). Per maggiori dettagli vedi la documentazione Microsoft: Condividere file e cartelle di OneDrive

All’ospite arriva una mail con il link ad accedere all’area condivisa, il sistema gli chiederà quindi le sue credenziali e in seguito anche un codice personale inviato via mail (procedura di verifica dell’account che evita l’invito tramite inoltro della mail a un utente non invitato)

Annotazioni e riferimenti per gli Amministratori del Tenant Microsoft 365:
Quanto descritto è reso possibile tramite la messa a punto delle impostazioni da “OneDrive Admin Center”: Condivisione > Tipi di Collegamento predefinito (impostare secondo le proprie esigenze/Policy aziendali)

 

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Nicola Xanthopoulo

Modern Workplace Consultant

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Multilingua più semplice per Sharepoint Online

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Multilingua Sharepoint Online

I vantaggi della Feature MultiLingual Publishing for Modern SharePoint

Una delle funzionalità più richieste quando si realizzano progetti Intranet o applicazioni che riguardano più unità produttive (dislocate nelle più remote zone del globo) è la possibilità di fruire dei contenuti (tutti o alcuni) in lingue differenti.
Fino ad oggi, il meccanismo per consentire tale funzionalità si basava sulle Variations.
Semplificando, era necessario definire una gerarchia basata su una lingua “origine” e un elenco di lingue “target”. A quel punto, le Variations creavano un sito “copia” (contenente Pagine, Librerie e quant’altro) per ogni lingua desiderata. La pubblicazione di pagine nel sito “origine” portava alla creazione di pagine sui siti “target”.

Multilingua Sharepoint online

Il meccanismo, se pur funzionante era piuttosto macchinoso: spesso alcuni contenuti documentali erano comuni per tutte le lingue e, poiché l’utente era indirizzato sul sito della lingua corrispondente, questi dovevano venire replicati. Insomma, riassumendo andavano gestiti più siti (uno per lingua).
Finalmente, il Team di sviluppo di Sharepoint Online è intervenuto proponendo una gestione più efficiente e snella per il Multilingua. All’interno dei siti di Comunicazione di Sharepoint Online è stata introdotta la Multi-Lingual Publishing (MLP) for Modern SharePoint.

Come prima cosa, anche in questo caso, dovremmo definire un elenco di lingue (con eventuale traduttore) nella quale prevediamo di inserire i nostri contenuti. Questo lo si può fare agevolmente nelle Impostazioni Sito -> Lingue del Sito. Oltre alle lingue, possiamo prevedere uno o più traduttore per ogni lingua.

Lingue del Sito

Al salvataggio, il nostro sito di Comunicazione avrà a disposizione per ogni lingua

  • Un Titolo e una Descrizione differente.
  • Un Menu di navigazione differente.
  • Un Footer differente.

Inoltre, verrà attivato il supporto multilingua per quello che concerne pagine e news.

Infatti, ogni qualvolta verrà creata una pagina o una news, sarà possibile richiedere nel menu contestuale la traduzione in tutte le lingue o in una specifica lingua.

Supporto multilingua

Verrà, dunque, inviata una richiesta al traduttore (o ai traduttori) per la traduzione della pagina/news.

L’utente, collegandosi quindi al nostro sito di Comunicazione, vedrà di default le pagine, le news, i menu, nella lingua di sua preferenza, e potrà eventualmente visualizzare questi elementi in un’altra lingua utilizzando l’apposito menu in alto a destra che apparirà.

Richiesta traduttore

Ricordiamo inoltre, che ogni sito di Comunicazione, ha, di default, il supporto multilingua rispetto ai seguenti elementi:

  • Menu standard e contestuale di SharePoint
  • Colonne standard
  • Colonne custom (Sito o di Lista)

A questo punto cosa rimarrebbe fuori dalla traduzione?? Eventuali elementi di lista e/o documenti nelle librerie.

 

 

Nel caso si volesse avere anche questi contenuti diversificati per lingua, il risultato sarà facilmente ottenibile combinando sapientemente cartelle e permessi (ad esse associati) all’interno delle liste/librerie.

Un bel miglioramento, soprattutto in termini di semplicità di gestione e di processo di traduzione. Il tutto utilizzando lo strumento cosi come viene proposto permettendo quindi al cliente (ma anche a noi fornitori) di concentrarci su altre funzionalità cardine dell’esperienza utente e/o dei processi aziendali.

La funzionalità è in distribuzione nel mese di Maggio 2020.

 

Fonti e approfondimenti:

Uso delle Variations

Uso della Multi-Lingual Publishing (MLP) for Modern SharePoint

Cambio delle preferenze della lingua di un utente

 

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Davide Mariotti

Solution Architect

 

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5 Key Points per i progetti intranet

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Come precedentemente rilevato in altri articoli, durante i diversi anni del mio percorso lavorativo mi è capitato spesso di proporre e seguire progetti intranet dal momento che fanno parte della mia formazione professionale.

In questo articolo voglio provare ad esporre alcune tra le funzionalità più richieste o proposte nei progetti più recenti, in modo da poter offrire spunti di riflessione interessanti a chi volesse intraprendere un percorso di questo tipo.

KPI

il dato di performance aziendale è sempre un punto dolente all’interno delle aziende, spesso non si vuole condividere apertamente a livello interno, oppure c’è una oggettiva difficoltà a reperire il dato in maniera immediata ancora più spesso il dato c’è ma è difficile farlo comprendere perché costituito da molteplici parametri.

Comunicare internamente l’andamento è un aspetto importante per favorire l’engagement interno per cui questa informazione viene erogata tramite una grafica esplicativa e numeri semplici: in un caso può essere un “meteo” dove il sole rappresenta l’andamento in linea con l’obiettivo, oppure un’ampolla semi vuota o tutto quello che la fantasia ci consente ci creare. Un parametro mensile di questo genere è spesso ben accetto sia da chi comunica l’informazione sia da parte di chi ne fruisce.

Benvenuto

nelle aziende oggi solitamente c’è un forte turn-over, le risorse vanno e vengono e mi capita spesso di parlare con clienti che dicono di vedere sempre facce nuove senza sapere chi siano queste persone. Un servizio di “benvenuto” presente sulla intranet corredato di fotografia della nuova risorsa   e il suo ruolo, risulta fondamentale per ovviare a questa esigenza molto sentita.

In questo modo non solo si mette a conoscenza l’azienda sulle nuove assunzioni, ma anche il nuovo dipendente si troverà da subito maggiormente coinvolto nelle dinamiche aziendali vedendosi “presentato” nella intranet.

Ricerca Competenze

come è normale che sia, nelle aziende di medie/grandi dimensioni non è possibile conoscere le competenze di tutti i colleghi: al di la del ruolo ricoperto, che tipo di strumenti è in grado di utilizzare una determinata persona difficilmente è una informazione conosciuta.

Grazie alla compilazione del proprio profilo e dei propri skill, spesso abbiamo sviluppato dei motori di ricerca competenze che permettono di capire in tempo reale chi può aiutarci su una determinata problematica sia di ordine logico ma anche di ordine pratico (le formule su xls … uno dei problemi più quotati?)

Job posting

e candidature interne alla propria azienda sono sempre ben viste perché permettono alle persone di crescere professionalmente o di ricoprire ruoli più consoni alle proprie aspirazioni. Avere quindi chiaro quali sono le posizioni aperte, che tipo di competenze bisogna avere per ricoprirle e autocandidarsi in maniera semplice, è un servizio efficace che trova nella intranet una collocazione naturale.

I miei link

ognuno di noi ha dei link che utilizza quotidianamente per fini lavorativi ma anche personali. Chi di noi non consulta il meteo ogni giorno, oppure siti di news generali o magari qualche e-commerce per monitorare le offerte. Avere la possibilità di segnare direttamente sulla nostra home page della intranet dei link diretti, è una funzionalità che piace agli utenti perché liberamente configurabile ed in alcuni casi permette un piccolo cambiamento di approccio allo strumento.

Questi key point costituiscono solo alcuni esempi delle funzionalità più popolari.  Prossimamente parleremo di altri servizi sempre più richiesti

 

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

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Intranet design trends 2019

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L’ultimo articolo del NNGroup https://www.nngroup.com/articles/intranet-design-trends-2019/

a proposito di intranet, cita 4 punti particolarmente rilevanti per questi progetti nell’anno in corso: provo di seguito sintetizzarli e a coniugare i concetti che loro espongono con le nostre recenti esperienze progettuali

1) Investire molto sul lancio

Di certo non potrei essere più d’accordo. L’articolo specifica che il lancio deve essere importante ma solo se il progetto presenta una buona esperienza d’uso. Le “delusioni” ripetute riportano solo a fallimenti che si ingigantiscono e non fanno che peggiorare una situazione negativa.

Non sempre noi siamo riusciti a far realizzare lanci significativi ai nostri clienti: a volte è stato possibile soprattutto quando gli interlocutori dei progetti erano di natura variegata, HR, figure di marketing e comunicazione. Quando ciò non è avvenuto però non si sono verificate involuzioni: se lo strumento per varie ragioni è diventato, durante la progettazione, il punto focale della collaborazione allora gli utenti lo hanno adottato “per forza”.

2) Avere sulla intranet un supporto alle principali attività organizzative

Elargire servizi operativi quali la consultazione del cedolino o le ferie è sicuramente utile, ma ancora più utile è trovare sulla intranet informazioni che possono orientare al meglio il nostro lavoro

Se sono una figura commerciale, avere i miei dati di vendita in tempo reale è fondamentale per capire dove “spingere” e se ho clienti critici: ancora meglio se l’azienda sta per lanciare o togliere dei prodotti sapendolo in anticipo posso adottare delle strategie verso il mercato in maniera efficace.

Tutte le informazioni utili a gestire al meglio il business dei singoli utenti devono essere erogate nello strumento principe della comunicazione interna.

3) creare una esperienza di ricerca innovativa

Aumentare le performance di questa funzione per intranet voluminose è fondamentale. Questo si può ottenere attraverso uso di metadati, suggerimenti dettati dalla ricerca personalizzata, filtri.

Sempre più spesso i nostri clienti dedicano una attenzione particolare a questa funzionalità che se ben sviluppata permette davvero di trovare materiale utile in tempi infinitesimali. Spesso e volentieri mi vengono richieste bozze logiche solo per esemplificare la funzionalità della ricerca e rassicurare il cliente che tutto quello che vorrebbe ricercare corrisponde a quanto verrà sviluppato: fondamentale è l’usabilità di questa sezione che deve essere particolarmente semplice ed immediata.

4) Utilizzare consapevolmente e strategicamente gli strumenti sulla intranet

I progetti vincenti diventano il fulcro della operatività delle persone: permettere accessi rapidi ai tool applicativi, erogare dati in tempo reale, usufruire della collaborazione documentale e progettuale, inserire segnalibri, permettere la personalizzazione di alcune webpart .

Tutte queste funzionalità sono finalizzate a rendere la intranet il vero workplace: lo spazio di lavoro dal quale posso gestire tutta la mia operatività quotidiana.

Una volta le intranet nascevano come strumento di comunicazione interna, in origine top down. Solo successivamente sono diventati anche strumenti bottom- up (anche se purtroppo ancora debolmente): l’apertura verso il digital workplace invece è un fenomeno più sentito semplificato anche dagli strumenti che Microsoft mette a disposizione.
Tutti i nostri clienti negli ultimi anni hanno approcciato i progetti intranet in questa modalità, il successo che ne è derivato è chiaramente superiore rispetto ai progetti del passato perché le intranet sono diventati spazi di lavoro interattivi a tutti gli effetti: senza accedere ad esse è quasi impossibile svolgere pianamente le proprie attività.

Vedremo quali saranno i punti saldi del prossimo anno!

 

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Federica Bottino

Modern Workplace Consultant

 

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