5 colli di bottiglia che Copilot scioglie in Business Central

Come l’AI integrata nell’ERP accelera amministrazione, vendite e controllo di gestione

Negli ultimi due anni il ruolo di Copilot in Microsoft Dynamics 365 Business Central si è trasformato radicalmente.
Siamo passati da un’AI “di supporto”, utile per generare descrizioni o testi, a un modello molto più potente e pratico: agenti e funzioni intelligenti che alleggeriscono colli di bottiglia storici nei processi aziendali.

Tradizionalmente, parlare di ERP significa pensare a procedure, registrazioni, anagrafiche, listini, report.
Con Copilot, l’ERP evolve verso qualcosa di diverso: non è più solo un database organizzato, ma un sistema che agisce, suggerisce, sintetizza e automatizza parti concrete del lavoro.

In questo articolo non parleremo delle funzionalità “di marketing” già note, ma ci concentreremo sui 5 colli di bottiglia reali che Copilot può già sciogliere oggi, con un impatto immediato sul lavoro di amministrativi, commerciali e direttori finanziari.

Cos’è Copilot in Business Central nel 2025

Assistente, agente e automazione: tre pilastri chiave

Oggi Copilot in Business Central comprende tre blocchi principali.

1. Assistente conversazionale sui dati

Una chat integrata nel client web che permette di:

• porre domande sui dati aziendali in linguaggio naturale
• creare schede di analisi raggruppate e filtrate su elenchi e tabelle
• chiedere spiegazioni operative (“come registro una nota di credito?”)
• interrogare anche funzionalità provenienti da app verticali installate

2. Agenti dedicati a specifici processi

Due esempi ormai maturi:

• Sales Order Agent, che legge le email dei clienti e prepara preventivi/ordini
• Payables Agent, che automatizza l’elaborazione delle fatture fornitori ricevute via e-mail

3. Funzionalità intelligenti “micro” ma estremamente utili

Come:

• Autofill, per compilare automaticamente gruppi di campi in anagrafiche e documenti
• Summarize, per generare riassunti sintetici delle pagine cliente, ordine, articolo
• Suggestions, che propone articoli, quantità o valori basati sullo storico aziendale

Copilot in Business Central lavora inoltre in continuità con Copilot in Microsoft 365: la stessa logica di assistente intelligente accompagna gli utenti mentre si muovono tra ERP, Outlook, Teams ed Excel, creando un filo unico tra dati operativi e collaborazione quotidiana.

1. Dal “chiediamo un Excel” al chiedere direttamente all’ERP

Perché è un collo di bottiglia per tutte le PMI

Ogni volta che un manager chiede un’analisi – clienti in ritardo nei pagamenti, margine per linea di business, andamento di una categoria articoli – qualcuno deve esportare dati, costruire una pivot, aggiornare numeri.

Questo crea dipendenze e ritardi:

• tutto passa da poche persone “esperte di Excel”,
• i report sono spesso istantanee che invecchiano subito,
• molte decisioni si basano su file locali, non su dati condivisi.

📌 Come Copilot sblocca il problema

Con Chat with Copilot e l’Analysis mode:

• si fanno domande in linguaggio naturale direttamente sull’ERP
• si ottengono analisi già raggruppate e pronte
• non serve esportare nulla
• anche persone non tecniche possono interrogare i dati in autonomia

👉 Impatto concreto:

• Riduzione drastica delle esportazioni in Excel.
• Accesso immediato a viste dinamiche e aggiornate.
• Il management può prendere decisioni senza aspettare report “one shot”.

2. Dal PDF dell’ordine all’ordine pronto in Business Central

Il collo di bottiglia
Le aziende ricevono ancora moltissime richieste via e-mail: PDF, testi lunghi, elenchi di articoli scritti “a mano”.
Ogni richiesta richiede tempo, attenzione e ricerca manuale:

• aprire la mail, leggere, interpretare
• cercare cliente e articoli corretti
• inserire a mano preventivo o ordine di vendita

È un lavoro ripetitivo, soggetto a errori e difficile da scalare.

📌 Come interviene Copilot

Sales Order Agent:

• legge la mail del cliente
• riconosce il cliente corretto in Business Central
• estrae la richiesta e individua gli articoli rilevanti
• chiede chiarimenti via e-mail se mancano informazioni essenziali
• controlla disponibilità e condizioni
• crea un preventivo/ordine pronto alla revisione del team

In aggiunta, le Sales Line Suggestions propongono automaticamente codici articolo, varianti, quantità e condizioni in base allo storico, riducendo il tempo di compilazione.

👉 Impatto concreto:

• Riduzione dei tempi di gestione delle richieste.
• Diminuzione degli errori di battitura o abbinamento articoli.
• Più ordini gestiti a parità di personale, con il team commerciale libero di concentrarsi su negoziazione e relazione.

3. L’imbuto della contabilità fornitori

Il collo di bottiglia
La contabilità fornitori è uno dei processi più manuali e ripetitivi dell’azienda:

• scaricare fatture da portali o email
• leggerle e interpretarle
• capire come registrarle correttamente
• abbinarle a ordini, centri di costo, progetti

In chiusura mese questo processo rallenta tutto, creando arretrati e pressione sul team amministrativo.

📌 Come interviene Copilot

Payables Agent:

• riceve fatture via e-mail (tipicamente in PDF)
• estrae automaticamente dati chiave (fornitore, importi, date, condizioni)
• applica regole di contabilizzazione e mappature definite dall’azienda
• prepara proposte di registrazione consistenti e pronte per il controllo
• registra le azioni dell’agente con uno user ID dedicato, garantendo tracciabilità

👉 Impatto concreto:

• Meno errori grazie a regole applicate in modo uniforme.
• Chiusure contabili più rapide e prevedibili.
• Riduzione del carico ripetitivo a basso valore, con più tempo per analisi e negoziazioni.

4. Anagrafiche incomplete e dati non coerenti

Il collo di bottiglia

Dati non aggiornati o incompleti compromettono:

• le analisi di vendita e di marginalità
• le iniziative marketing e CRM
• l’integrazione fra ERP e altri sistemi

Spesso il problema nasce all’origine: anagrafiche create in fretta, con campi vuoti o compilati in modo disomogeneo tra reparti.

📌 Come interviene Copilot

Con Autofill:

• gruppi di campi correlati (es. località, CAP, provincia) vengono compilati in automatico
• Copilot può proporre informazioni pubbliche aggiornate (indirizzo, sito, contatti) per clienti e fornitori
• si riduce il rischio di dati mancanti o incoerenti già in fase di creazione dell’anagrafica

👉 Impatto concreto:

• Anagrafiche più pulite e coerenti senza progetti di data cleansing massivi.
• Maggior qualità per CRM, BI e vendite.
• Inserimento dati molto più rapido e standardizzato.

5. Capire cosa conta davvero in mezzo a migliaia di record

Il collo di bottiglia

Aprire una scheda cliente o un ordine complesso richiede tempo e attenzione:

• decine di campi da leggere
• pagine correlate da aprire
• statistiche e storico distribuiti su più schermate

È facile perdere segnali importanti (ritardi, anomalie, trend), soprattutto per chi non vive ogni giorno dentro l’ERP.

📌 Come interviene Copilot

La funzione Summarize genera un riepilogo chiaro e leggibile direttamente nella pagina:

• evidenzia cosa è cambiato
• mette in risalto valori rilevanti o fuori norma
• richiama eventuali criticità o trend (es. ritardi nei pagamenti, aumento ordini, margine sotto media)
• può diventare il punto di partenza per navigare verso le pagine collegate e approfondire

👉 Impatto concreto:

• Visione immediata delle informazioni importanti.
• Decisioni più rapide e consapevoli, meno tempo perso a cercare.
• Maggior chiarezza anche per ruoli non esperti o occasionali nell’uso dell’ERP.

Oltre i 5 colli di bottiglia: l’ERP come “system of action”

Le funzionalità descritte sopra rappresentano solo l’inizio di una trasformazione più ambiziosa: Business Central come piattaforma agentica, popolata da agenti che agiscono su processi specifici con interventi mirati e tracciati.

Questo passaggio cambia la natura dell’ERP:

• da sistema che registra
• a sistema che suggerisce, automatizza, anticipa, supervisiona

Per i decision maker significa poter ridisegnare processi con meno colli di bottiglia, più continuità operativa e più tempo per le decisioni strategiche.

Come Copilot in Business Central impatta le principali aree aziendali

I 5 colli di bottiglia che abbiamo visto mostrano come Copilot intervenga su nodi molto concreti.
In realtà, l’effetto dell’AI integrata in Business Central si estende lungo tutta la catena dei processi aziendali.

🤝 Vendite e customer service
Prioritizzazione più intelligente di lead, opportunità e richieste clienti, in base a storico e comportamenti.
Risposte più veloci e coerenti grazie a suggerimenti contestuali direttamente dove lavora il team (ERP, Outlook, Teams).
Meno tempo speso a ricopiare informazioni tra mail, fogli di calcolo e Business Central.

📊 Decisioni strategiche e direzione
Analisi e scenari previsionali a supporto del management, costruiti sui dati reali dell’azienda.
Visualizzazioni più chiare di trend e KPI, che aiutano a capire “dove guardare” in mezzo a migliaia di record.
Possibilità di testare nuove strategie con più informazioni e meno intuizioni isolate.

💰 Finanza e controllo di gestione
Meno inserimenti manuali di movimenti grazie alla lettura intelligente di email, documenti e PDF.
Più visibilità su cassa, vendite e budget con analisi e proiezioni aggiornate direttamente dall’ERP.
Report e viste che si aggiornano in tempo reale, senza dover ricostruire ogni volta il file Excel “definitivo”.

📦 Operations, supply chain e magazzino
Suggerimenti più precisi su riordini e scorte, basati su dati storici e domanda reale.
Flussi ordine–consegna più fluidi, con meno passaggi manuali tra documenti diversi.
Possibilità di intervenire prima su colli di bottiglia logistici, grazie a dati più leggibili e sintetizzati.

Come iniziare con Copilot in Business Central: un percorso concreto

1. Verificare versione e disponibilità delle funzionalità
   Chat, Autofill, Summarize, Sales Order Agent e Payables Agent hanno una disponibilità progressiva per lingua e geografia: è il primo punto da chiarire.
2. Mappare 2–3 colli di bottiglia interni
   • Esempi tipici:
   • • ingresso ordini da email
     • contabilità fornitori
     • qualità e completezza delle anagrafiche
     • richieste continue di report ad hoc
3. Scegliere un caso pilota
   Ad esempio: Sales Order Agent su una sola linea di prodotto o Payables Agent su un gruppo selezionato di fornitori strategici, misurando tempi e qualità prima/dopo.
4. Stabilire una governance chiara

• • chi supervisiona gli agenti
  • chi approva i suggerimenti di Copilot
  • come si gestisce il change management con i team coinvolti

Come partner Business Central, il ruolo di Var Prime è proprio quello di tradurre queste funzionalità in un percorso graduale, disegnato sui processi reali della tua azienda: dalla verifica dei prerequisiti tecnici alla messa in produzione di uno o più agenti Copilot, passando per formazione e accompagnamento al cambiamento.

Copilot non è una funzione, è un nuovo modo di usare l’ERP

Copilot non è “una voce di menu in più” dentro Business Central: è un modo diverso di stare dentro l’ERP, in cui parte del lavoro operativo viene svolta da agenti e funzioni intelligenti, mentre le persone si concentrano su decisioni, relazioni e strategia.

Sciogliere i 5 colli di bottiglia descritti in questo articolo significa:

• liberare ore preziose ogni mese
• ridurre errori e rallentamenti strutturali
• dare a chi decide una vista più chiara, tempestiva e leggibile sui dati

È da qui che può partire un vero salto di qualità nell’uso di Business Central: meno sistema di record, più “system of action” al servizio della crescita aziendale.

Perché scegliere Var Prime come partner per Copilot e Business Central

Var Prime è partner Microsoft specializzato in Dynamics 365 Business Central e Copilot per le PMI italiane: affianchiamo le aziende nel tradurre le funzionalità di AI in risultati concreti su finanza, vendite e operations.

Possiamo aiutarti a:

• capire quali colli di bottiglia hanno più impatto nella tua realtà
• verificare prerequisiti tecnici e licenze per Copilot
• disegnare un percorso graduale di adozione allineato ai tuoi processi

📩 Se vuoi capire come Copilot può fare la differenza nel tuo Business Central, contattaci: il nostro team è a disposizione per confrontarsi sui tuoi obiettivi e valutare insieme il prossimo passo.

 

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