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Gestionale obsoleto? Se non puoi cambiarlo, porta innovazione con il CRM!

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Innova il tuo gestionale obsoleto con il CRM Microsoft Dynamics 365

Quante aziende in Italia hanno oggi un sistema gestionale obsoleto che per molte ragioni non possono o non vogliono sostituire? Magari il gestionale attuale è molto personalizzato e l’azienda non può permettersi un progetto di implementazione ERP complesso e costoso, magari il vecchio sistema ha una copertura funzionale molto soddisfacente in ambiti specifici (ad esempio la gestione finanziaria o la produzione) ma ha grandi limiti nell’uso (ad esempio: non è possibile accedere ai dati in mobilità in modo semplice, è difficile da personalizzare).

Integrare un software di CRM con il sistema gestionale

La soluzione a questi problemi passa attraverso l’adozione di un CRM di ultima generazione, integrato con il vecchio gestionale in modo da estenderne le funzionalità e le modalità d’uso.

Nella nostra esperienza di consulenti CRM sempre più spesso ci troviamo ad integrare software gestionali datati con la piattaforma applicativa di Microsoft, sia per rispondere a esigenze in ambito sales/marketing o customer service, sia per modernizzare il sistema informativo aziendale mantenendo però il vecchio ERP come punto di riferimento per i dati più importanti.

In questi scenari oltre a poter gestire in modo strutturato i tipici processi CRM (in sostituzione dei soliti file Excel o di un uso improprio del gestionale) è possibile mettere a disposizione degli utenti i dati dell’ERP in modo più efficace, con interfacce dati orientate ai processi e configurate ad hoc per i diversi ruoli aziendali. Dal punto di vista tecnico l’integrazione è più semplice di quanto si possa pensare: viene in nostro aiuto l’architettura aperta di Dynamics 365, con connettori già disponibili per la maggior parte dei sistemi gestionali e servizi cloud.

Innovazione con il CRM

Perché una piattaforma di CRM come Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement può portare innovazione nei sistemi informativi delle aziende?

  • È un’applicazione cloud, veloce da configurare e mettere in produzione.
  • È semplice da utilizzare, ha un’integrazione nativa con gli strumenti di lavoro Microsoft più familiari per gli utenti (Outlook, Excel, Word, Teams).
  • Si può personalizzare con grande facilità, senza scrivere codice. Può adattarsi alle nuove esigenze che nascono in azienda molto più velocemente rispetto a sistemi gestionali datati e “rigidi”.
  • Ha un’interfaccia utente completamente responsiva, gli operatori possono accedere ai dati su PC tramite applicazione web oppure installare il software come app su tablet e smartphone per utilizzarlo in mobilità.
  • Integra funzionalità avanzate di intelligenza artificiale nei processi di vendita, marketing e customer service. L’utente è guidato dal sistema in modo “intelligente” nel lavoro di ogni giorno, in modo che si possa concentrare sulle attività più importanti. Tutte le informazioni introdotte nella piattaforma (non solo nel CRM ma anche quelle di Office, come le e-mail e gli appuntamenti) vengono analizzate per fornire degli insight agli utenti, utili per prendere delle decisioni e agire di conseguenza.

Nuove opportunità per gestire i processi aziendali

Quando Dynamics CRM viene integrato ad un gestionale “vintage” si possono aprire nuove opportunità grazie alla flessibilità degli strumenti di personalizzazione della piattaforma Microsoft. Il sistema può diventare la base con cui costruire funzionalità dedicate a specifici processi aziendali, anche al di fuori dei tradizionali ambiti di applicazione di un CRM (ad esempio: ciclo passivo, delivery di servizi, processi interni, ecc…). Con strumenti come PowerApps o Power Automate si possono creare molto velocemente, senza scrivere codice, applicazioni web o mobile per interagire in modo nuovo con i dati di CRM e gestionale.

Il passo successivo

Quando tempi sono maturi per sostituire il vecchio gestionale? È il momento in cui diventa ancora più chiaro il valore di una piattaforma di business come Dynamics 365: conservando tutto l’investimento fatto sul sistema CRM si possono implementare le funzionalità ERP di Dynamics 365 Business Central o Dynamics 365 Finance e Supply Chain Management, applicazioni già nativamente integrate con Dynamics 365 Customer Engagement. A questo punto la modernizzazione del sistema informativo è completa!

 

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Jacopo Boglio

Sales Account

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Rendi efficace l’organizzazione con lo schedulatore delle visite periodiche

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Schedulatore delle visite periodiche

Automatic CRM Appointment Scheduler

Una grande azienda, con clienti distribuiti in tutto il mondo, ha la necessità di automatizzare la creazione delle visite periodiche presso i propri clienti per verificare il corretto funzionamento degli impianti, analizzare nel dettaglio eventuali problemi, per effettuare controlli di sicurezza e manutenzione ordinaria oppure per finalità commerciali.

Per agevolare l’organizzazione di tali attività, è necessario programmare per tempo e su larga scala questo tipo di visite. Grazie alla soluzione “Automatic CRM Appointment Scheduler”, realizzata sulla piattaforma Dynamics 365, è possibile garantire efficienza e tempestività ai propri clienti, schedulando in maniera automatica le attività previste.

La soluzione in Dynamics 365 sviluppata da Var Engage

La soluzione “Automatic CRM Appointment Scheduler” permette di gestire un meccanismo automatico che, in base alle particolari esigenze e caratteristiche dei clienti e dei relativi referenti, crea delle visite periodiche verso le diverse sedi dei clienti.

La soluzione, oltre ad una schedulazione automatica, offre la possibilità di effettuare schedulazioni on-demand per un singolo cliente.

In seguito ad una configurazione, che definisce la pianificazione degli appuntamenti, è possibile avviare la schedulazione rapidamente.

Configurazione

La prima parte della configurazione consente di definire il ciclo in cui lo schedulatore deve organizzare gli appuntamenti. All’inizio del ciclo, lo schedulatore verrà avviato automaticamente e organizzerà gli appuntamenti per tutto l’intervallo di tempo indicato. Rimarrà poi in pausa fino alla fine del ciclo, quando si attiverà nuovamente per organizzare gli appuntamenti del ciclo successivo.

Nella configurazione è possibile definire anche delle regole di inclusione ed esclusione di sedi e di referenti, per esempio effettuando la schedulazione solo per le sedi italiane i cui referenti siano automuniti.

Definito questo aspetto si passa alle configurazioni delle sedi; per ogni cliente interessato alla schedulazione sarà possibile indicare quanti e quali giorni, all’interno del ciclo, siano i migliori per effettuare le visite (per esempio il primo lunedì e il quarto giovedì del ciclo).

Queste informazioni vengono memorizzate direttamente sull’anagrafica del cliente e possono essere modificate in qualsiasi momento dall’owner/referente di riferimento.

È possibile, inoltre, creare diversi tipi di configurazione da attivare in caso di modifiche sulle logiche di schedulazione. Lo schedulatore prenderà in considerazione solamente la configurazione attiva al momento del lancio.

Gli accessi alle configurazioni dello schedulatore e dei locali sono limitati a determinati ruoli di sicurezza, modificabili a seconda delle specifiche esigenze dell’azienda.

Schedulatore automatico

Una volta conclusa la fase di configurazione il sistema sarà in grado di creare, per ogni referente interno, nell’intervallo di tempo definito, gli appuntamenti in tutte le sedi di sua competenza tenendo conto delle preferenze del cliente rispettando il calendario aziendale (es. chiusure, ferie, festività).

Gli appuntamenti così creati saranno di proprietà del relativo referente che potrà decidere l’orario esatto in cui effettuare la visita o cambiarne, in qualsiasi momento, il giorno (o l’ora).

Al termine del processo, lo schedulatore invierà una e-mail ad ogni referente e ad ogni cliente indicando il proprio calendario di visite per il ciclo appena schedulato.

È possibile anche attivare l’invio automatico di una e-mail ai singoli clienti contenente un comodo calendario riassuntivo degli appuntamenti del ciclo appena schedulato. In questo modo, anche il cliente potrà gestire meglio le sue attività e, eventualmente, contattare il referente di riferimento per richiedere modifiche alle visite programmate.

Schedulazione on-demand

Il lancio della schedulazione può essere anche effettuato manualmente su un singolo cliente, da utenti con determinati privilegi di sicurezza.

Questo permette di effettuare la schedulazione per il ciclo corrente di un cliente appena inserito. Inoltre, permette di schedulare anche gli appuntamenti per locali che non erano stati configurati correttamente prima del lancio dello schedulatore automatico (e quindi scartati dalla schedulazione).

App mobile

La soluzione proposta consente la gestione delle visite e delle attività anche su app.

In questo modo, i referenti possono visualizzare il proprio calendario degli appuntamenti, modificarli, eliminarli, o lanciare nuovamente lo schedulatore, comodamente da ogni dispositivo.

Log

Un sistema di log dettagliato tiene traccia di tutte le sedi coinvolte indicando i dati di configurazione della schedulazione (periodo di schedulazione, clienti e area manager esclusi ecc.), gli eventuali errori, gli slittamenti delle visite rispetto ai giorni indicati dal cliente e il totale degli appuntamenti programmati.

La soluzione descritta migliora l’organizzazione delle attività aziendali, aumentando la soddisfazione dei propri clienti!

 

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Giacinta Titolo - Team Leader Dynamics CRM & Business Consultant

Giacinta Titolo

Microsoft Team Leader | Bologna

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La gestione dell’ospitalità per il mondo vinicolo su Dynamics 365

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La gestione dell’ospitalità per il mondo vinicolo su Dynamics 365

Ospitalità nelle aziende del mondo vinicolo

Le aziende vinicole spesso aprono le loro porte mettendo a disposizione i servizi, gli spazi e facendo conoscere i loro prodotti e le emozioni ad essi collegati: nasce da qui il termine Ospitalità.

Degustare un vino nel luogo di origine, coglierne i profumi e gli aromi rende indimenticabile l’incontro.

Per offrire un servizio di alta qualità è necessario organizzare tutto nel dettaglio e fare tesoro dei riscontri degli ospiti.

La soluzione “Hospitality” in Dynamics 365

“Hospitality” è una soluzione di Dynamics 365 che consente la gestione di tutto il processo dalla richiesta fino al feedback finale da parte del visitatore.

La soluzione gestisce le seguenti tematiche:

  1. Richiesta visita
  2. Gestione della visita e dei relativi servizi offerti
  3. Tracciamento degli acquisti e dei feedback di ciascun visitatore
  4. Gestione dei recap da parte delle guide
  5. Monitoraggio dell’ospitalità

Richiesta visita

Per la richiesta da privati, la soluzione Dynamics 365 è integrata con il sito dell’azienda, attraverso il quale il visitatore può compilare un modulo che farà partire un processo automatico per la verifica dell’esistenza del richiedente, la sua eventuale registrazione anagrafica, secondo quanto previsto dalla GDPR, e infine il tracciamento della eventuale visita.

Le richieste di ospitalità possono pervenire anche dal personale interno o da coloro che collaborano con l’azienda vinicola. Il processo, in questo caso, è direttamente avviato su Dynamics 365, attraverso una app semplificata, disponibile per i collaboratori.

Come per il processo avviato dal sito, anche per questi ospiti viene fatto il controllo in tempo reale della loro esistenza su Dynamics 365 e in caso negativo ne viene fatta la registrazione automatica.

Gestione della visita e dei relativi servizi offerti

I responsabili dell’Ospitalità gestiscono attraverso Dynamics 365 tutti gli step della visita, dalla verifica della disponibilità degli spazi, delle guide, dell’enologo, alla predisposizione dei prodotti da degustare, del tour, del pranzo, della cena e del pernottamento e di tutti gli altri servizi a disposizione.

Il responsabile ha una visione completa della visita che condivide con i diversi attori coinvolti sempre attraverso Dynamics 365.

A supportare i responsabili dell’Ospitalità alcuni step, fondamentali per il processo completo, sono stati automatizzati ma personalizzabili dai gestori.

Tracciamento degli acquisti e dei feedback di ciascun visitatore

Durante la visita, gli ospiti che accompagnano il richiedente privato vengono censiti su Dynamics 365 mediante il tablet a disposizione delle guide. La registrazione avviene nel rispetto della GDPR.

Inoltre, ciascun visitatore fornisce il proprio feedback sulla visita mediante l’app.

Infine, tutti i dati di acquisto del singolo ospite vengono inoltrati dalla cassa su Dynamics 365.

Gestione dei recap da parte delle guide

Le guide, attraverso un app di Dynamics 365, possono analizzare le particolarità della visita, verificarne l’andamento, dare il proprio riscontro.

A seguito del riscontro, i responsabili dell’Ospitalità avviano le fasi finali con i relativi ringraziamenti a tutti i partecipanti.

Monitoraggio dell’ospitalità

Grazie ad un tracciamento completo delle informazioni legate all’ospitalità è possibile, mediante una dashboard di analisi, verificare:

  • Il numero di visite nell’anno, comparandole con gli anni precedenti
  • L’analisi dei costi, degli omaggi e dei ricavi
  • Il monitoraggio dei prodotti venduti e delle preferenze dei visitatori
  • Il numero di visite private rispetto a quelle di ospiti di personale interno

 

La soluzione “Hospitality” in Dynamics 365 è utilizzabile in tutti i settori in un cui l’ospitalità è un servizio a valore.

Se vuoi avere una demo del prodotto o capire come utilizzare gli strumenti di Dynamics 365 nella tua azienda contattaci, organizzeremo un workshop per te aiutandoti a scoprire le potenzialità di Dynamics 365.

 

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Giacinta Titolo - Team Leader Dynamics CRM & Business Consultant

Giacinta Titolo

Microsoft Team Leader | Bologna

 

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