Come ottimizzare la conoscenza collettiva
Recentemente è stato rilasciato il modulo Microsoft Viva Topics in lingua italiana, lo strumento che organizza le competenze ed i contenuti all’interno della organizzazione, aiutando le persone a trovare e sfruttare al meglio informazioni e conoscenze.
Consideriamo che le persone perdono circa 1 ora al giorno per ricercare informazioni (Spiceworks/Ziff Davis survey commissioned by Microsoft, 2021), grazie a Viva Topics è possibile appiattire la curva di apprendimento dei dipendenti che entrano a far parte della organizzazione e ottimizzare il tempo lavorativo in azienda.
Per ogni tipologia di argomento:
- possono essere identificati esperti sulla tematica
- viene liberata la conoscenza collettiva
- si ottimizza il tempo di ricerca
Grazie alla intelligenza artificiale, gli argomenti vengono identificati, si creano delle pagine per argomento che sono costantemente alimentate e, grazie alle topics card, queste compariranno in tutte le applicazione del mondo 365 fruite dall’utente.
Viva Topics trasforma i contenuti in conoscenza fruibile, usa l’intelligenza artificiale per identificare, elaborare e organizzare contenuti aziendali in conoscenza accessibile.
Viva Topics evidenzia automaticamente gli argomenti nelle pagine del sito moderno di SharePoint
- I proprietari del sito possono inserire manualmente un argomento in evidenza con la funzione tag hash
- Gli utenti possono selezionare l’argomento evidenziato per visualizzare una scheda Argomento e possono cercare argomenti
- Il Topic Center offre una visione personalizzata della conoscenza rilevante
Cura della conoscenza
Come anticipato, l’intelligenza artificiale ci aiuta evidenziando i contenuti più rilevanti e proponendo delle aggregazioni sensate, ma l’ultima parola spetta chiaramente a chi gestisce il sistema:
- Viene creata la prima bozza dall’intelligenza artificiale
- Il gestore può modificare ed ottimizzare la pagina come ritiene più opportuno
- L’intelligenza artificiale aggiorna costantemente le informazioni grazie ai nuovi contributi degli utenti
E’ possibile gestire diversi ruoli all’interno di Viva Topics:
- Visitatori e contributori: vedono i topics e possono contribuire ad implementarne i contenuti
- Knowledge manager: coloro che gestiscono gli argomenti, approvano i contenuti e rimuovono gli argomenti non validi
- Knowledge admin: configurano tecnicamente il sistema
Ottimizzazione ambiente
Per poter ottenere il massimo da Viva Topics, vengono consigliate alcune attività propedeutiche
- Migrare i contenuti verso SharePoint online: generalmente si vedono buoni risultati sopra i 20.000 documenti e almeno 50-100 utenti attivi. Ci vogliono circa 2 settimane per recepire i nuovi argomenti
- Collegare le informazioni a Microsoft Graph: grazie a questo sarà possibile indicizzare contenuti esterni
- Modernizza le pagine di SharePoint online: le schede e gli argomenti vengono visualizzati solo nelle pagine moderne di SharePoint
- Sicurezza dei contenuti: ricordarsi sempre di bilanciare la tipologia di contenuto con la Privacy
- Identificare i gestori degli argomenti: l’amministratore dovrà assegnare le autorizzazioni in maniera adeguata
Modern Workplace Consultant
